Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Automatisiert und nachhaltig

Der erste Eindruck zählt – auch im neuen Job. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter entscheidet darüber, wie schnell neues Personal produktiv arbeitet und ob es dem Unternehmen erhalten bleibt. Laut der Stepstone-Studie „Onboarding im Fokus“ hat jeder dritte Befragte schon einmal innerhalb des ersten Jahres gekündigt. Hier erfahren Sie, was die Einführung neuer Mitarbeiter in der Praxis bedeutet, wie lange sie dauert und wie Sie den Prozess mit iSpring LMS automatisieren.

iSpring LMS

Effektive Einarbeitung mit DSGVO-konformem LMS!

Gratis Testversion Mehr erfahren→

Was ist Einarbeitung?

Die Frage „Was ist Einarbeitung?“ lässt sich kurz beantworten: Gemeint ist die fachliche und soziale Eingliederung neuer Mitarbeitender in ein Unternehmen. Neueinsteiger lernen in dieser ersten Phase im neuen Job ihre Aufgaben, ihr Team, die Unternehmenskultur und die internen Prozesse kennen. Im Alltag begegnen werden für diesen Prozess unterschiedliche Begriffe genutzt: Onboarding, Einführung neuer Mitarbeiter oder, vor allem in Österreich und der Schweiz, Einschulung neuer Mitarbeiter. Das Anlernen neuer Mitarbeiter, also die praktische Vermittlung konkreter Handgriffe und Abläufe, ist ein Teil davon.

Ein Einarbeitungsplan umfasst laut zwei Ebenen:

1. einen organisatorischen Zeitplan sowie
2. eine strukturierte Liste aller Tätigkeiten und Arbeitsaufgaben samt der Inhalte, die bei deren Ausführung im Arbeitsumfeld helfen.

Verantwortlich für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sind mehrere Personen: Die Personalabteilung übernimmt meist den organisatorischen Teil, die direkte Führungskraft das Fachliche, und erfahrene Kolleginnen und Kollegen sowie Teammitglieder unterstützen im Arbeitsalltag.

Die Bedeutung einer guten Einarbeitung kann nicht genug betont werden, einige Zahlen verdeutlichen dies. Eine von SHRM zitierte Studie der Wynhurst Group kommt zu dem Ergebnis, dass die Wahrscheinlichkeit, neue Mitarbeitende nach drei Jahren noch im Unternehmen zu haben, um 58 Prozent steigt, wenn sie einen strukturierten Einarbeitungsprozess durchlaufen. Die Harvard Business Review beziffert die Kosten der Fluktuation auf 100 bis 300 Prozent eines Jahresgehalts und nennt einen Zeitraum von acht Monaten, bis neu eingestellte Beschäftigte ihre volle Produktivität erreichen. Gleichzeitig halten laut Gallup in diesem Kontext nur 12 Prozent der Mitarbeitenden die Onboarding-Arbeit ihres Unternehmens für gelungen.

Deshalb ist unserer Meinung nach die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter keine Pflichtübung, sondern eine Investition in die Zukunft der Organisation: Sie spart Recruiting-Kosten, verkürzt die Einarbeitungszeit bis zur vollen Leistung und legt den Grundstein für eine nachhaltige Mitarbeiterbindung und Zufriedenheit der Mitarbeiter – wodurch auch die Motivation der Arbeitnehmer steigt.

Das Onboarding
Playbook 2025

Wenn Sie „Herunterladen“ klicken, bestätigen Sie, dass Sie unsere Geschäftsbedingungen, die Servicevereinbarung und die Datenschutzrlichtlinie akzeptieren.

Die vier Phasen der Einarbeitung

Die Einarbeitung neuer Kollegen verläuft in der Regel in vier Phasen, die sich zeitlich überschneiden können. Laut iSpring-Expertinnen und -Experten bildet dieses Modell den gesamten Weg ab: von der Vertragsunterschrift bis zur langfristigen Entwicklung.

1. Vorbereitung (Preboarding): Sie beginnt mit der Unterschrift unter den Arbeitsvertrag, oft Wochen vor dem ersten Arbeitstag. Neue Mitarbeitende erhalten wichtige Informationen vorab, eine feste Ansprechperson und einen startbereiten Arbeitsplatz samt IT-Zugängen. Der Einarbeitungsplan sollte sich an der Stellenbeschreibung orientieren. So vermeiden Sie die Lücke zwischen Stellenanzeige und Arbeitsrealität, die ein Hauptgrund für Kündigungen im ersten Jahr ist.
2. Begrüßung (erster Tag und erste Woche): Ein herzlicher Empfang durch die Führungskräfte, ein Rundgang, die Vorstellung des Teams und ein Gespräch über gegenseitige Erwartungen prägen den ersten Eindruck. Fachliche Inhalte werden in dieser Zeit nur dosiert vermittelt, denn das Kennenlernen steht im Vordergrund. Personalteams sollten nach der ersten Woche nach Feedback fragen.
3. Fachliche Einarbeitung in der Probezeit: Jetzt folgen Maßnahmen wie etwa Schulungen, Trainings und erste eigene Projekte. Für das Anlernen neuer Mitarbeiter eignet sich die bewährte 4-Stufen-Methode: Die Aufgabe wird erklärt, Schritt für Schritt vorgemacht, von der neuen Person unter Anleitung nachgemacht und schließlich selbstständig übernommen. Regelmäßige Feedbackgespräche, zunächst nach wenigen Wochen, danach etwa monatlich, zeigen früh, wo Unterstützung fehlt.
4. Übergang in die Personalentwicklung: Nach der Probezeit schließt ein Gespräch die Einarbeitung ab. Ziele, Karriereperspektiven und Weiterbildungen rücken für Arbeitnehmer und Arbeitgeber in den Mittelpunkt, und die Einarbeitung geht fließend in die Mitarbeiterentwicklung über.

Dauer der Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Wie lange dauert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter? Eine pauschale Antwort oder Definition gibt es nicht. Damit kann eine intensive Phase von einigen Tagen gemeint sein oder auch ein längeres Einarbeiten, das mehrere Monate dauern kann. Laut iSpring-Expertinnen und -Experten sollte ein Onboarding-Programm mindestens drei Monate umfassen, meist dauert die Einarbeitungsphase drei bis sechs Monate. In vielen Unternehmen endet sie mit der Probezeit, die in Deutschland höchstens sechs Monate beträgt. 

Unserer Meinung nach hängt die Dauer des Onboarding vor allem von drei Faktoren ab:

• Komplexität der Stelle: Je spezieller das Fachwissen, desto länger dauert es, bis neue Mitarbeitende selbstständig arbeiten.
• Vorerfahrung und Kenntnisse: Wer Branche und Tools schon kennt, braucht weniger Zeit für das Anlernen und die Zusammenarbeit im Team.
• Arbeitsform: Beim Remote-Onboarding fehlt die Orientierung an Kolleginnen und Kollegen vor Ort. Hier ist es deshalb empfehlenswert, Informationen gut dosiert über einen längeren Zeitraum zu verteilen.

Tipp: Bei der Einarbeitung von Produktionsmitarbeitern kommen besondere Anforderungen und Pflichten hinzu. Maschinen, Arbeitsschutz und Schichtbetrieb verlangen ein praxisnahes Anlernen, und Arbeitgeber müssen Beschäftigte zu Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit unterweisen (§ 12 ArbSchG). Digitale Unterweisungen helfen, diese Pflichtthemen einheitlich und nachweisbar zu vermitteln, damit sich die Zeit am Arbeitsplatz auf das praktische Training konzentrieren kann.

Einführung neuer Mitarbeiter: den Prozess automatisieren

Wer kennt es? Der Laufzettel mit dem Einarbeitungsplan verschwindet nach drei Tagen, eine Schulung fällt aus, weil die zuständige Person im Urlaub ist, und das neue Personal fragt sich, wie wichtig das Onboarding dem Unternehmen wirklich ist. Genau hier kommt das iSpring LMS und seine Onboarding-Tools ins Spiel. Es bildet die Einführung neuer Mitarbeiter als strukturierten Plan mit Phasen, Aufgaben, Fristen und festen Ansprechpersonen ab.

Schritt 1. Mit iSpring LMS Onboarding-Prozess starten

iSpring LMS läuft als Cloud-Lösung im Browser, eine aufwendige Installation entfällt. Einmal eingerichtet, kann das automatisierte Onboarding im Bereich „Entwicklungspläne“ angelegt werden.

Wer die Plattform zuerst kennenlernen möchte, kann eine Live-Demo von iSpring LMS anfragen oder die 30-tägige kostenlose Testversion nutzen.

Schritt 2. Rollen und Berechtigungen festlegen

Kontoinhaber und Administratoren können Pläne und Vorlagen erstellen und zuweisen. Vorgesetzte und benutzerdefinierte Rollen erhalten diese Rechte unter „Benutzer > Rollen“, etwa um Pläne für das eigene Team zu entwerfen. Pro Plan sind vier Rollen vorgesehen:

• Mentor: eine erfahrene Kollegin oder ein erfahrener Kollege, der beim Einleben im Team hilft. Es gibt genau einen Mentor pro Mitarbeiter und Plan.
• Aufgabenmonitor: stellt Ressourcen bereit und bestätigt, dass eine Aufgabe erledigt ist. Ohne Monitor markiert die neue Person die Aufgabe selbst als abgeschlossen.
• Fachexperte: kann als Aufgabenmonitor fungieren, etwa ein Arbeitsschutzspezialist oder Systemadministrator aus einer anderen Abteilung.
• Vorgesetzter: überwacht den Fortschritt und verwaltet den Onboarding-Plan.

Schritt 3. Onboarding-Plan erstellen

Einen Plan legt das HR-Team neu an, speichert ihn als Entwurf oder baut auf einem bereits zugewiesenen Plan auf. In der Checkliste gliedert sie das Onboarding in Phasen, etwa die erste Woche und die restliche Probezeit. Jede Phase enthält Aufgaben mit Fälligkeitsdaten und, wenn nötig, einem Aufgabenmonitor. Die Aufgaben können in beliebiger Reihenfolge innerhalb der Phase oder streng nacheinander erledigt werden. Kurse für einzelne Themen erstellen Sie weiterhin zum Beispiel mit iSpring Suite. Der Entwicklungsplan legt fest, wer was bis wann erledigt.

Schritt 4. Vorlage speichern und automatisch zuweisen

Ein erstellter Onboarding-Plan kann als Planvorlage abgespeichert werden. Die Vorlagen liegen in einer gemeinsamen Bibliothek und sparen bei jeder Neueinstellung Zeit, weil Pläne für verschiedene Positionen schnell zugewiesen werden können. 

Noch einen Automatisierungsschritt weiter geht die Auto-Zuweisung: Sie legt eine Bedingung fest, zum Beispiel die Berufsbezeichnung „Sales Manager“. Der Plan geht dann automatisch an neue Mitarbeitende mit dieser Berufsbezeichnung und an alle, deren Berufsbezeichnung sich in „Sales Manager“ ändert.

Schritt 5. Der Start aus Sicht der neuen Kolleginnen und Kollegen

Neue Mitarbeitende erhalten eine E-Mail von iSpring LMS und starten über den Link. Dort sehen sie die Ziele des Plans und ihren Mentor, dazu die Aufgaben für die Probezeit mit Fristen. Einige davon stehen schon am ersten Arbeitstag an. Ihren Mentor und Vorgesetzte erreichen sie per Nachricht direkt auf der Plattform. Zu jeder Aufgabe lassen sich Kommentare und Dateien hinzufügen. Das Onboarding funktioniert auch in der App, sodass neue Mitarbeitenden im Schichtwechsel oder Außendienst keine Barrieren in der Einarbeitung haben. Auch hier wird am ersten Tag die Willkommensmail und Hinweise zu überfälligen Aufgaben automatisch verschickt.

Schritt 6. Fortschritt verfolgen und Ergebnis festhalten

Auf der Seite „Zugewiesene Pläne“ zeigt ein Dashboard, wie viele Onboarding-Pläne aktuell laufen, welche noch nicht gestartet sind, auf ein Ergebnis warten oder beendet sind. Eine Spalte nennt den Planfortschritt in Prozent, die Detailansicht zeigt jede Aufgabe mit Fälligkeit und tatsächlichem Abschluss. Vorgesetzte und Mentoren nutzen dazu den Reiter „Teamentwicklung“. 

Ist der Plan fällig, wählt das HR-Team das Onboarding-Ergebnis der jeweiligen Person aus und sieht dabei die Kommentare von Mentor und Vorgesetzten. Berichte lassen sich als CSV oder XLSX exportieren, per E-Mail teilen oder regelmäßig an die Geschäftsleitung verschicken. So kann die erste Arbeitsphase von allen Beteiligten sehr genau betrachtet und bewertet werden.

Ein Onboarding-Prozess steht und fällt mit der Zeit, die das Personalteam dafür hat. Deshalb ist iSpring LMS für kleine HR- und L&D-Teams mit ein bis drei Personen konzipiert. Diese Teams jonglieren meist viele Aufgaben gleichzeitig: Recruiting, Verwaltung, Schulungen und Mitarbeitergespräche. Unserer Meinung nach entscheidet sich der Nutzen einer Lernplattform daran, wie viel Routine sie dem Team abnimmt. 

Diese Funktionen helfen dabei:

• Automatisierte Prozesse: Kursanmeldungen, die Ausstellung von Zertifikaten und der Versand von Berichten laufen automatisch.
• Frei konfigurierbare, detaillierte Berichte: Sie zeigen, wer welche Schulung abgeschlossen hat und wo Unterstützung nötig ist.
• Wissensdatenbank: Wichtige Informationen, Anleitungen und Richtlinien stehen zentral bereit, sodass neue Kolleginnen und Kollegen nicht jedes Mal nachfragen müssen.
• Gemeinsame Inhalte, Nutzer und Statistiken: Für verschiedene Lernergruppen, etwa Standorte oder Abteilungen, lassen sich Inhalte, Nutzer und Statistiken in Kategorien gemeinsam verwalten oder getrennt halten.
• On-the-Job-Training und Leistungsbewertung: Praktische Aufgaben und Bewertungen aus dem Arbeitsalltag lassen sich direkt im System festhalten und auswerten.
• Mehrsprachige Oberfläche: Auch internationale Teams und Mitarbeitende mit unterschiedlichen Muttersprachen finden sich zurecht.
• Intuitive Oberfläche: Die Plattform ist leicht verständlich und sorgt für eine angenehme Nutzererfahrung, sodass die Einarbeitung in das System selbst kaum Zeit kostet.
• Blended-Learning-Möglichkeiten: Selbstlernkurse lassen sich mit Präsenz- oder Online-Terminen kombinieren.
• Integration mit Microsoft Teams, Zoom und Google Meet: Live-Sessions und Webinare gehen ohne Medienbruch in den Lernprozess ein.
• Mobile App: Lernende greifen von unterwegs auf Kurse zu, auch auf Inhalte im Offline-Modus.
• Chats und Kommentare: Lernende, Mentoren und Fachexperten tauschen sich direkt auf der Plattform aus.
• Individuelles Design und Kategorien: Die Plattform lässt sich an die Unternehmensmarke anpassen, und Admins legen fest, welche Kategorien angezeigt werden.
• Einfache Einrichtung für Admins: Berichtsvorlagen, automatische Berichte, die Vorgesetzten-Funktion und ein Katalog sparen Zeit im Alltag.
• Zugriff für alle Lernenden: im Browser, in der App und mit Offline-Inhalten, auch für Behörden- oder Außendienst ohne festen Arbeitsplatz.
• Technischer Support rund um die Uhr: Bei Fragen erreichen Sie das iSpring-Team 24/7.
• Datensicherheit: Die Plattform erfüllt die gängigen Sicherheitsanforderungen, was bei Mitarbeiterdaten und Bewertungen besonders wichtig ist.
• Auswahl an Preismodellen: Unternehmen wählen das Modell, das zu Teamgröße und Budget passt.

Praxisbeispiel: Synerglass-Soft

Wie strukturiertes Onboarding in der Praxis aussieht, zeigt der Good Practice-Fall Synerglass-Soft. Das belgische Softwareunternehmen mit etwa 60 bis 80 Mitarbeitenden schulte zuvor mit Präsentationen, Dokumenten und E-Mails. Heute bündelt das Team die Inhalte in einem Lernportal und führt neue Kolleginnen und Kollegen über Lernpfade durchs Onboarding. Berichte zeigen, wer welche Schulung abgeschlossen hat. Laut dem Unternehmen fühlen sich Mitarbeitende mit einem klaren Lernpfad sicherer, weil sie genau wissen, was von ihnen erwartet wird.

Möchten Sie selbst testen, wie sich die Einarbeitung mit Entwicklungsplänen automatisieren lässt? Testen Sie iSpring LMS 30 Tage kostenlos oder vereinbaren Sie eine Demo.

Schritt 7. Und wie geht’s weiter? Personalentwicklung im System

Mit dem Abschluss des Onboarding-Plans endet die Arbeit im LMS nicht. Die neue Kollegin oder der neue Kollege ist in iSpring LMS angelegt, und die Entwicklung lässt sich vom Onboarding aus weiterverfolgen. Unserer Meinung nach ist das ein großer Vorteil: Einarbeitung und Personalentwicklung liegen an einem Ort, und die Daten aus dem Onboarding bleiben erhalten.

Nun stehen weitere Tools der Personalentwicklung zur Verfügung:

• Das Mitarbeiterprofil: Personalverantwortliche sehen im Profil den aktuellen Kompetenzstand der Person, etwa Kursabschlüsse, Bewertungsergebnisse und Fortschritt. So lassen sich Lernergebnisse mit bestimmten Kompetenzen und Jobprofilen verknüpfen.
• Die 360-Grad-Bewertungsmatrix: Sie bündelt Feedback von Vorgesetzten, Kolleginnen und Kollegen sowie direkten Mitarbeitenden. Die Fragebögen lassen sich mit den wichtigsten Kompetenzen des Unternehmens anpassen, je nach Rolle oder Team. Berichte zeigen Stärken und Entwicklungsfelder, sodass Lernentscheidungen auf einer breiten Datenbasis beruhen.
• Weiterbildung nach Rollenanforderungen: Zeigt die Matrix Lücken, weist das Personalteam passende Kurse gemäß den Anforderungen der Rolle zu. Individuell zugeschnittene Lernpfade fördern Mitarbeitende dabei entsprechend ihrer Rolle und ihren Karrierezielen.

Aus dem Onboarding-Plan wird so ein persönlicher Entwicklungsplan, wie ihn das Modul ebenfalls vorsieht. Und wie wir wissen: Wer seine Entwicklung sieht, bleibt eher im Unternehmen. 

Fazit

Eine gute Einarbeitung neuer Mitarbeiter beginnt vor dem ersten Arbeitstag und endet nicht mit der ersten Woche. Wer die vier Phasen der Einarbeitung kennt, die Dauer realistisch plant und die Einführung neuer Mitarbeiter standardisiert, verkürzt die Zeit bis zur vollen Leistung und beugt frühen Kündigungen vor. Unserer Meinung nach gelingt das am besten, wenn Personalteams Routineaufgaben automatisieren und sich auf die persönliche Betreuung konzentrieren. Mit iSpring LMS steuern Sie Lernpfade, Entwicklungspläne und Berichte an einem Ort. Starten Sie jetzt die kostenlose 30-tägige Testversion oder fordern Sie eine Live-Demo an, und gestalten Sie den Start für Ihr nächstes neues Teammitglied noch in diesem Quartal strukturierter.

FAQ

Was macht gute Einarbeitung aus?

Eine gute Einarbeitung beginnt mit der Vorbereitung vor dem ersten Arbeitstag und gibt neuen Mitarbeitenden alle Informationen an die Hand, die sie für ihre Aufgaben brauchen. Dazu gehören ein klarer Einarbeitungsplan, eine feste Ansprechperson oder ein Mentor, regelmäßige Feedbackgespräche und genügend Zeit. Wichtig ist außerdem, dass der Plan bei jeder Neueinstellung von Anfang bis Ende eingehalten wird. Digitale Lösungen wie ein LMS unterstützen dabei, weil sie alle Aufgaben und Inhalte zentral bereitstellen.