Schulungsplan erstellen: Muster

Einen Schulungsplan zu erstellen bedeutet viel mehr, als nur Themen und Termine festzulegen. Ein gut durchdachter Schulungsplan für Mitarbeiter ist die Basis für gezielte Wissensvermittlung, Förderung der Mitarbeitermotivation und das langfristige Erreichen von Unternehmenszielen.

Ob beim Onboarding oder der Weiterentwicklung der Kompetenzen Ihrer Fach- und Führungskräfte – sorgfältig durchdachte Schulungspläne sind entscheidend für den Erfolg (oder Misserfolg) Ihrer Schulung. Mit einem klar definierten Ablauf setzen Sie Ihre Ressourcen effizient ein und können die Lernfortschritte Ihrer Mitarbeiter messen.

Doch was müssen Sie eigentlich beim Erstellen eines Schulungsplans beachten? In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine Schulung vorbereiten, strukturieren und erfolgreich umsetzen.

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Schulungsplan für Mitarbeiter erstellen

Bevor Sie entscheiden, wer was wann macht, sollten Sie sich Gedanken über die Ausgangsvoraussetzungen der Schulung machen und sich um eine sorgfältige Vorbereitung bemühen. Im Folgenden finden Sie 8 Schritte, die Ihnen bei der Vorbereitung der Lerninhalte helfen werden – ideal, wenn Sie einen Schulungsplan für Mitarbeiter erstellen möchten. Die Hälfte der Schritte erscheint rein theoretisch; wir empfehlen Ihnen jedoch, diese Schritt-für-Schritt-Anleitung nicht zu überspringen, da sie die Grundlage für jede erfolgreiche Weiterbildungsmaßnahme bildet.

1. Überprüfen Sie Ihre Unternehmensziele

Bei der Schulungsplanung ist es entscheidend, im Hinterkopf zu behalten, welche Ziele erreicht und welche Probleme gelöst werden sollen. Dabei kann es sich zum Beispiel um folgende Ziele handeln:

• Beschleunigung der Einarbeitung neuer Mitarbeiter für eine höhere Produktivität;
• Reduktion der Mitarbeiterfluktuation für einen besseren Ruf und geringere Kosten;
• Förderung der Kompetenzen von Mitarbeitenden (Soft Skills und Hard Skills) für bessere Leistung und mehr Flexibilität;
• Verbesserung der Mitarbeiter-Compliance für eine höhere operative Stabilität.

Diese Liste ließe sich noch erweitern. Auch hier gilt: Umso mehr Ziele Sie haben, desto sinnvoller ist es, beim Vorbereiten der Schulung bzw. beim Erstellen des Schulungsplans eine Checkliste zu nutzen. So können Sie am Ende noch einmal gegenprüfen, ob der ausgearbeitete Schulungsplan auch wirklich auf die Ziele hinwirkt bzw. welche Ziele nur mit weiteren Weiterbildungsmaßnahmen erreichbar sind. Denn wirklich alle Ziele mit einer einzigen Schulung zu erreichen ist oftmals nicht realisierbar.

Im Grunde geht es zunächst darum, dass der künftige Schulungsplan Ihres Unternehmens zweckorientiert und auf mindestens eines dieser Ziele ausgerichtet ist. Dafür ist es nützlich, präzise, im Anschluss an die Schulung messbare Ziele zu formulieren, wie z.B.:

• Verkürzung der Zeit bis zur Produktivität von Kundendienstmitarbeitern von 10 Wochen auf 6 Wochen;
• Mitarbeiterfluktuation auf 10 % reduzieren;
• Schaffung eines absolut sicheren Arbeitsplatzes zur Vermeidung von OSHA-Strafen bei der nächsten Inspektion.

Sollten Sie der Meinung sein, dass sich für Ihren Bedarf eine noch gründlichere Untersuchung auszahlt, kann Ihnen beim Schulungsplan erstellen eine Checkliste helfen, nicht den Überblick über die gesteckten Ziele zu verlieren.

2. Definieren Sie Ihre Zielgruppe und deren Bedürfnisse

Sie können nicht nur eine einzelne Schulung bzw. einen Schulungsplan vorbereiten, sondern theoretisch so viele, wie es Positionen in Ihrem Unternehmen gibt. Zudem können die Schulungspläne entsprechend der Zugehörigkeitsdauer eines Mitarbeitenden zum Unternehmen variieren. So haben z.B. Hochschulabsolventen, die noch neu in Ihrem Unternehmen sind, einen ganz anderen Lernbedarf als Fachkräfte mit bereits längerer Betriebszugehörigkeit.

Es ist also wichtig dass Sie eine klare Vorstellung davon haben, wen Sie schulen, welche Vorkenntnisse und welchen Hintergrund die Person mitbringt, wie ausgelastet sie ist, ob sie in der Zentrale oder im Homeoffice arbeitet und natürlich, was genau sie noch lernen muss, um bessere Leistungen zu erbringen. Es kann beim Schulung vorbereiten auch sehr hilfreich sein, Mitarbeiter und Führungskräfte im Unternehmen direkt zu befragen, woran es den bisherigen Schulungen und Schulungsunterlagen mangelte und was Sie sich für weitere Maßnahmen und Inhalte wünschen.

Sie können auch eine sehr individuelle Mitarbeiterschulung erstellen, die einen persönlichen Weg der beruflichen Entwicklung aufbauen. Dieser sollte aber zusätzlich mit dem jeweiligen Mitarbeiter abgestimmt werden. Idealerweise sollte dieser Plan sowohl den Erwartungen der Vorgesetzten als auch denen der Mitarbeiter entsprechen und gleichzeitig dem übergeordneten Ziel dienen, das Sie in Schritt 1 definiert haben.

3. Entscheiden Sie sich für eine Schulungsart

Selbstverständlich variieren die Schulungspläne je nach Art der Mitarbeiterschulung, auf die Sie vorbereiten, erheblich. Es gibt mindestens drei typische Schulungsarten, die Unternehmen durchführen:

• Einführung: Unternehmenskultur und -geschichte, Philosophie und Werte, Produktlinie, Verhaltensregeln etc.
• Sicherheit und Compliance: Brandschutz, Hygienevorschriften, Cybersicherheit, Branchenvorschriften, Geldwäschebekämpfung, etc.
• Positionsspezifische Schulungen: Produktherstellung, Gerätewartung, Direktverkauf, Liefermanagement, IT-Schulung vorbereiten etc.

Jede dieser Schulungsarten hat ihre eigenen Aufgaben, Etappen sowie Schulungsunterlagen und kann zudem Teil eines größeren Einarbeitungsprogamms sein. Wenn Sie die berufliche Entwicklung eines Mitarbeiters innerhalb des Unternehmens mitverfolgen, können Sie auch eine darauf aufbauend spezielle Schulung vorbereiten. Selbiges gilt für Schulungen für Führungskräfte, die zielgenau auf Ihren Talent Pool maßgeschneidert sind.

Die Anzahl der Mitarbeitenden, die routinemäßige Durchführung, die Dauer, die Komplexität des Materials und die Kosten, wie z.B. die Honorare für Ausbilder/Trainer, werden in jedem Fall erheblich variieren. Sie müssen also unbedingt die Lernziele für Ihre Mitarbeiter definieren, wenn Sie eine Schulung in Ihrem Unternehmen vorbereiten – darauf gehen wir im nächsten Schritt ein.

4. Setzen Sie klare Lernziele

Bevor es an die Umsetzung geht, ist es wichtig, Ihre Erwartungen an die Ergebnisse der Schulung zu artikulieren, wenn Sie einen Schulungsplan erstellen. Das wird Ihnen dabei helfen, nah am Zweck der jeweiligen Schulung zu bleiben, Konsistenz zu erreichen und die Bemühungen der Personen auf die erwartete Leistung auszurichten.

Versuchen Sie, Ihre Erwartungen in spezifische, messbare Lernziele aufzuschlüsseln, z.B. zwei für jeden Schulungstermin oder jeden Kurs. Bei deutlich mehr Lernzielen empfiehlt es sich, beim Erstellen eines Schulungsplans eine Checkliste zu nutzen, um die Übersicht zu behalten. Wenn Sie einen Schulungsplan ausarbeiten, der als Einführung ins Unternehmen dienen soll, können die Ziele beispielsweise so aussehen:

Lernziel 1: Kennenlernen der Unternehmenskultur.

Lernziel 2: Kennenlernen der Hauptprodukte des Unternehmens und ihre Wettbewerbsvorteile.

Sollten Sie eine IT-Schulung vorbereiten, so könnten die Lernziele sich auf das Beherrschen bestimmter Prozesse oder die korrekte Nutzung spezieller Software beziehen.

In jedem Fall ist es sinnvoll, diese Ziele gleich zu Beginn der Schulung zu kommunizieren und anschließend die Mitarbeitenden durch die zugehörigen Inhalte zu führen. Dadurch wird es den Teilnehmern leichter fallen, sich zu konzentrieren und erfolgreich von einer Zwischenetappe der Schulung zur nächsten überzugehen.

5. Formulieren Sie auszuführende Aufgaben

Nachdem Sie diese übergeordneten Ziele der Schulung definiert haben, ist es an der Zeit, sie in praktische Schritte zu übersetzen. Diese Schritte werden die Mitarbeiter unternehmen müssen, um ein bestimmtes Thema zu beherrschen bzw. eine bestimmte Fähigkeit zu erwerben. Es handelt sich hierbei um Schulungsaufgaben mit zunehmender Komplexität, die sich im Laufe der Zeit auf die Produktivität der Mitarbeiter auswirken werden.

Hierfür müssen Sie herausfinden, welche Maßnahmen, Übungen oder Erfahrungen einem Mitarbeiter dabei helfen, die Lernziele zu erreichen. Wir können zum Beispiel die Lernziele aus Schritt 4 nehmen und sie in Aufgaben wie diese übersetzen, wenn wir einen Schulungsplan ausarbeiten:

Wenn Sie einen Schulungsplan ausarbeiten, sollten Sie immer bedenken, dass neues Wissen immer möglichst dann vermittelt werden sollte, wenn die Mitarbeitenden auch bereit dazu sind. Gleichzeitig müssen Sie aber auch Zwischenetappen mit bestimmten Anforderungen festlegen, anhand derer überprüft wird, ob die Mitarbeitenden mithalten können und Fortschritte erkennbar sind.

Und nicht nur Sie sollten beim Ausarbeiten des Schulungsplans eine Checkliste nutzen. Auch die Mitarbeitenden können davon profitieren, sich selbst überprüfen zu können, ob sie alle Aufgaben erledigt haben oder ob etwas übersehen wurde.

6. Wählen Sie das geeignetste Schulungsformat

Nachdem Sie entschieden haben, welches Thema oder welche Fähigkeiten Sie Ihren Mitarbeitenden beibringen wollen, ist es an der Zeit, das dazu passende Schulungsformat auszuwählen. Sie können aus einer Vielzahl unterschiedlicher Formate wählen, wenn Sie einen Mitarbeiterschulungsplan für Ihre Organisation erstellen: lehrergeführte Schulungen, virtuelles Klassenzimmer, E-Learning, Mobile Learning, Coaching, etc.

Je nachdem, welche Schulungsinhalte Sie anbieten werden, welche Hardware/Ausrüstung am Arbeitsplatz vorhanden ist und welche Räumlichkeiten sich für Präsenzschulungen eignen, können Sie auch verschiedene Schulungsaktivitäten in unterschiedlichen Formaten miteinander kombinieren.

Bei der Entscheidung für das geeignetste Schulungsformat sollten Sie die Anzahl der Teilnehmer, die Häufigkeit der Schulungen, die Kapazität der verfügbaren Schulungsorte und Ihr Budget berücksichtigen. Je exklusiver die Schulung ist, desto mehr erfordert sie einen persönlichen Ansatz mit persönlicher Anwesenheit. Das gilt dementsprechend auch und insbesondere für Führungsprogramme, weshalb viele Unternehmen diese primär in Form von Coaching-Sitzungen durchführen.

Wenn Sie hingegen eine groß angelegte Weiterbildung aufbauen, die der Einführung dient, sind Online-Kurse oder Schulungshandbücher besser geeignet. Mit Hilfe von Online-Kursen und Quizfragen können Sie die Grundlagen eines bestimmten Themas abdecken und überprüfen, ob Ihre Lernenden das neue Wissen behalten haben. Außerdem können Sie vorhandene Lehrmaterialien, Memos, Handbücher und Folien jederzeit wiederverwenden, indem Sie sie mit den richtigen Online-Schulungstools in Online-Kurse umwandeln.

Eines dieser Tools ist die iSpring Suite, mit der Sie im Handumdrehen normale Schulungsunterlagen in vollwertige Online-Kurse verwandeln und so einen effektiven Schulungsplan ausarbeiten können. Wenn Sie Online-Schulungen bislang in PowerPoint entwickelt haben, müssen Sie nicht mal eine neue Software bedienen lernen. iSpring Suite basiert auf PowerPoint, Sie können also weiterhin mit Ihnen vertrauten Benutzeroberflächen arbeiten.

iSpring Suite bietet weitere Funktionen, mit denen Sie Ihren Schulungsplan noch effizienter gestalten können: einfach erstellbare Quiz direkt in PowerPoint, ein anpassbarer Player, automatische SCORM-Konvertierung, die Möglichkeit, Videokurse mit Folien zu synchronisieren, Einstellungen zur Einschränkung der Videoanzeige sowie einen technischen Support, der Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung steht.

Wenn Sie einen Schulungsplan ausarbeiten und dafür iSpring Suite nutzen, könnte das Ergebnis so aussehen:

Demokurs erstellt mit iSpring Suite

Das Tool erweitert die Funktionen von PowerPoint erheblich und ist besonders für all diejenigen praktisch, die weniger Zeit und Mühe in die Erstellung von Schulungsmaterialien investieren, aber dennoch ihre Lernenden einbeziehen möchten. Für mehr Details buchen Sie eine Demo und testen Sie es am besten im Rahmen des kostenlosen, 14-tägigen Testzeitraums.

7. Setzen Sie Ihren Plan in die Praxis um

Nun folgt der lang ersehnte Schritt, in dem der Schulungsplan tatsächlich in der Praxis umgesetzt wird und daraufhin die ersten Ergebnisse in Ihrem Unternehmen erzielt werden. Nach der endgültigen Genehmigung durch die Geschäftsleitung sollten Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter, ihre Mentoren/Trainer/Ausbilder, Teamleiter und Abteilungsleiter problemlos auf den Mitarbeiterschulungsplan zugreifen können.

Mithilfe eines Lernmanagement-Systems können Sie Ihre Mitarbeiter sofort in den Ablauf einbinden. Dabei handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der Lernende von jedem beliebigen Gerät aus an Kursen und Quiz teilnehmen, auf die Wissensdatenbank des Unternehmens zugreifen oder sich für bestimmte Schulungen eintragen können. Außerdem ermöglicht eine Plattform wie iSpring LMS den Mitarbeitern, über alle geplanten Aktivitäten auf dem Laufenden zu bleiben und sich über anstehende Termine zu informieren, sodass Sie keine wichtigen Termine verpassen.

iSpring LMS

Darüber hinaus bietet iSpring LMS eine Vielzahl moderner Funktionen, die die Umsetzung Ihres Schulungsplans deutlich vereinfachen und automatisieren: automatisierte Prozesse wie die Kurszuweisung, Zertifikatsvergabe und das Versenden von Berichten, programmierbare Detailreports, eine integrierte Wissensdatenbank, sowie die Möglichkeit, Inhalte, Nutzer und Statistiken nach Lernkategorien zu teilen.

Weitere Vorteile sind On-the-Job-Training (OJT) und Leistungsbewertung, eine intuitive, mehrsprachige Benutzeroberfläche mit hervorragendem Nutzererlebnis, Blended-Learning-Optionen, mobile App-Unterstützung, Chats und Kommentare für den Austausch unter Lernenden sowie umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten des Designs und der sichtbaren Kategorien.

Auch Administratoren profitieren von einer einfachen Einrichtung, automatischen Reportvorlagen und Supervisor-Funktionen, die wertvolle Zeit sparen. iSpring LMS gewährleistet außerdem höchste Datensicherheit, volle Compliance mit geltenden Standards und eine reibungslose Integration mit MS Teams, Zoom und Google Meet.

Die Plattform ist über Browser, Mobilgeräte und sogar offline zugänglich, unterstützt 24/7 technischen Support und bietet flexible Preismodelle, die sich an Ihren Bedarf anpassen. Testen Sie iSpring LMS kostenlos im Rahmen einer 30-tägigen Testversion oder fordern Sie eine persönliche Demo an, um die Funktionen live zu erleben.

Mitarbeiter können auf Schulungskurse zugreifen, sich die nächsten anstehenden Termine mit einem Mentor ansehen oder auch an einem geplanten Zoom-Schulung teilnehmen – alles gebündelt an einem Ort. Dadurch wird nicht nur das Schulung vorbereiten, sondern auch die Umsetzung nochmals deutlich erleichtert.

iSpring LMS Kalenderfunktion

Wie bereits erwähnt, vermittelt eine effektive Schulung den Teilnehmern genau dann das jeweilige Wissen, wenn sie es benötigen. iSpring LMS kann neuen Mitarbeitern oder anderen Mitarbeitergruppen automatisch die erforderlichen Kurse zuweisen und Schulungskurse, Videos, Handbücher und andere Inhalte in einer bestimmten Reihenfolge bereitstellen. Sie müssen also nicht immer wieder von Grund auf eine Schulung vorbereiten und diese manuell zuweisen.

Jedes nachfolgende Material ist erst dann verfügbar, wenn das vorhergehende Kapitel abgeschlossen ist. Dadurch können Sie Ihren Schulungsplan genau so umsetzen, wie Sie es sich beim Schulung vorbereiten vorgestellt haben.

Diese und andere hilfreiche Funktionalitäten von iSpring LMS können Ihre Personalentwicklung drastisch verbessern und gleichzeitig den Zeit- und Kostenaufwand für Weiterbildungsmaßnahmen reduzieren.

8. Messen Sie die Effektivität Ihres Schulungsplans

Auf Grundlage der in Schritt 3 festgelegten Lernziele können Sie nun die Fortschritte Ihrer Lernenden bewerten. Haben sie alle Aufgaben erledigt, die ihnen gestellt wurden? Wie haben sie in Tests abgeschnitten, sofern es welche gab? Hatten sie genügend Zeit, oder haben sie länger als einen Tag, eine Woche oder die gesamte verfügbare Zeit gebraucht, um die Schulung zu durchlaufen?

In dieser Phase ist es außerdem wichtig, auch die Lernenden, Ausbilder und Mentoren um ihr Feedback zu bitten und den Schulungsplan ggf. anzupassen. Je nach Schulungsart können Sie die Lernenden beispielsweise fragen, was sie gelernt haben, ob sie den Unterschied zwischen Produkt A und Produkt B erklären können, wie sie die Unternehmensmission verstehen etc.

Um aussagekräftiges Feedback zu erhalten und keinen unnötigen Aufwand mit der Bearbeitung der Antworten zu haben, können Sie eine Online-Umfrage mit den folgenden Fragen erstellen:

Umfrage zum Schulungsplan

Beispiel für einen Schulungsplan: Vorlage

Um Ihre Weiterbildungsmaßnahmen effizienter planen können, finden Sie nachfolgend einen Muster-Schulungsplan für Mitarbeiter bzw. eine Vorlage – ein praktisches Schulungsplan-Beispiel, das Ihnen zeigt, wie Sie die Soft und Hard Skills Ihres Teams strukturiert und nachhaltig fördern können.

Ganz gleich, ob Sie dieses Schulungsplan-Muster verwenden oder Ihren eigenen Muster-Schulungsplan erstellen und als Vorlage für weitere Schulungen nutzen: So schaffen Sie einheitliche Standards, erleichtern die Planung und fördern die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter.

Fazit

Ein durchdachter Schulungsplan ist der Grundstein für eine erfolgreiche Weiterbildung und langfristigen Lernerfolg. Wer seinen Schulungsplan gut durchdenkt und digitale Lernformate nutzt, schafft klare Abläufe, spart Zeit und steigert die Motivation der Teilnehmenden. So wird Weiterbildung messbar und wirksam – im Onboarding, im Kompetenzaufbau oder in der kontinuierlichen Entwicklung im Unternehmen. Tools wie iSpring Suite und iSpring LMS bieten Ihnen praxisnahe Unterstützung bei der Planung, Umsetzung und Erfolgskontrolle Ihrer E-Learning-Initiativen.

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Mit der richtigen Planung und den passenden Tools machen Sie aus jeder Schulung ein nachhaltiges Lernerlebnis – für Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen.

FAQ

Was ist ein Schulungsplan?

Ein Schulungsplan ist ein strukturierter Leitfaden, der alle Schritte einer Weiterbildung festlegt – von den Lernzielen über Inhalte und Methoden bis hin zur Erfolgskontrolle. Er stellt sicher, dass Schulungen gezielt und effizient durchgeführt werden und messbar sind.

Wie erstellt man einen Schulungsplan?

Um einen prospektiven Schulungsplan für Mitarbeiter zu erstellen, sollten Sie zunächst die Ziele der Weiterbildung definieren, die Zielgruppe bestimmen und passende Lernmethoden wählen. Um den Lernerfolg messbar zu machen, sollten Sie anschließend Inhalte, Zeitplan, Verantwortlichkeiten und Evaluationskriterien definieren.