Onboarding neuer Mitarbeiter: Tipps für die optimale Integration

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein Prozess, der sich ständig weiterentwickelt. Noch vor wenigen Jahrzehnten wurde von frisch eingestellten Mitarbeitern erwartet, dass sie lange Zeit und manchmal sogar das ganze Arbeitsleben im neuen Unternehmen bleiben. Aufgrund dieses Paradigmas durchliefen neue Mitarbeiter während ihrer ersten Arbeitstage traditionell ein Onboarding-Programm, das hauptsächlich aus einer kurzen Einführung in das Unternehmen, der Vorstellung der wichtigsten Aufgaben und neuen Kollegen, Mitarbeiter und vielleicht einer Rede des Geschäftsführers besteht, gefolgt von unzähligen Formularen und Papieren aus der HR-Abteilung, die in den nächsten Arbeitstagen für den Arbeitgeber ausgefüllt werden mussten. Ein solches Onboarding der Mitarbeiter ist ineffizient und hinterlässt einen schlechten ersten Eindruck.

Heutzutage sind gefragte Talente auf der Suche nach etwas weit mehr als nur einem Job in einem Unternehmen und wechseln ihren Arbeitsplatz viel häufiger, arbeiten freiberuflich und gehen kürzere Arbeitsverträge und sogar Mini-Karrieren ein, bis sie eine für sie optimale Lösung finden. Die Talente haben daher viel mehr Erfahrung mit Onboarding in Unternehmen und speziell dem Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter. Daher sollte es nicht überraschen, dass Gallup herausfand, dass nur 12 % der Mitarbeiter der Meinung sind, dass ihr Unternehmen gute Onboarding-Arbeit geleistet hat. Auch 43 % der Recruiting-Mitarbeiter stimmten zu, dass „aufgrund ineffektiver Onboarding-Prozesse Zeit und Geld verschwendet werden“.

Es ist also nicht nur ein Problem der Organisationskultur: gutes Onboarding in Unternehmen ist essenziell, um kein Geld und keine Kosten zu verlieren. Wie ein guter Onboarding-Plan für neue Mitarbeiter gelingt, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

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Was ist Onboarding?

Wir würden Onboarding in Unternehmen und die damit verbunden Onboarding-Prozesse wie folgt definieren:

„Onboarding ist der Mechanismus, mit dem neue Mitarbeiter die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Verhaltensweisen erwerben, um effektive Mitglieder der Unternehmen zu werden und ihre Aufgaben zu erledigen.“

Was sollte beim Onboarding von Personal also berücksichtigt werden? Gibt es eine Art Onboarding-Checkliste für Unternehmen? Diese Definition ist sehr weit gefasst, zeigt aber auch, dass es nicht einen einzigen, unumstrittenen richtigen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter gibt und Onboarding-Konzepte zwischen verschiedenen Unternehmen und ihren letztendlichen Zielen variieren. Aber Dr. Talya Bauer vom SHRM identifizierte die Vier K’s, die ein erfolgreicher Onboarding-Prozess beinhalten muss. Die vier K’s stehen für:

• Konformität bedeutet, neuen Mitarbeitern im Onboarding-Prozess die grundlegenden Unternehmensrichtlinien beizubringen.
• Klärung bezieht sich darauf, sicherzustellen, dass sich die Arbeitnehmer im Onboarding-Prozess ihrer Verantwortung bewusst sind und ihre Rolle und Aufgaben am Arbeitsplatz richtig erfüllen.
• Kultur beinhaltet die Bereitstellung der formalen und informellen Normen des Arbeitgebers und seiner verschiedenen Abteilungen innerhalb des Onboarding-Prozesses.
• Klima bedeutet Beziehungen zu Kollegen und das Gefühl, ein Teil des Teams zu sein.

Aber wie lange dauert ein gutes Onboarding neuer Mitarbeiter? Ein Onboarding-Plan für neue Kollegen kann mehrere Arbeitstage, Wochen oder auch länger umspannen. Viele Onboarding-Experten sind sich jedoch einig, dass die durchschnittliche Einarbeitungszeit in einem Onboarding-Prozess für Mitarbeiter mindestens drei Monate dauern sollte.

Neunzig Arbeitstage sind das absolute Minimum für den Onboarding-Prozess neuer Kollegen, damit diese sich an ihre Rolle im Unternehmen gewöhnen können, sich mental auf ihre Verantwortung einstellen, sich wertgeschätzt und unterstützt fühlen und das Wissen und die Konzepte speziell für ihren neuen Arbeitgeber erwerben, die für die erfolgreiche Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Entsprechendes Feedback während dieser Phase im Onboarding-Prozess ist entscheidend. Ein erweiterter Onboarding-Prozess kann auch die Zeit verkürzen, bis der Arbeitnehmer produktiv wird, und den ROI für ein Unternehmen in Bezug auf den Mitarbeiter erhöhen.

Onboarding Programm: Aufbau und Inhalte

Ein strukturiertes Onboarding-Programm ist entscheidend für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Ein Einarbeitungsplan soll nicht nur den administrativen Aufwand für die HR-Abteilung und alle Teammitglieder erleichtern, sondern auch eine solide Basis für die fachliche und soziale Integration schaffen.

In diesem Abschnitt gehen wir die verschiedenen Phasen eines Onboarding-Programms durch. Wir beginnen mit der Begrüßung am ersten Arbeitstag und der Integration des neuen Mitarbeiters. Anschließend gehen wir über das administrative Onboarding, die fachliche Einarbeitung bis hin zur kontinuierlichen Begleitung und dem Feedbackprozess. 

Vor dem ersten Arbeitstag. Die Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag beginnt bereits im Vorfeld. Wichtige Schritte sind die Bereitstellung der Vertragsunterlagen, die Einrichtung des IT-Zugangs und die Kommunikation wichtiger Informationen an den neuen Kollegen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle administrativen Anforderungen erfüllt sind und der Mitarbeiter einen reibungslosen Start hat.

Dies kann beispielsweise ein informelles Treffen oder ein virtuelles Meet and Greet sein, bei dem der Mitarbeiter erste Kontakte knüpfen und einen ersten Eindruck vom Arbeitsumfeld gewinnen kann.

1. Begrüßung und Integration

Ein herzlicher Empfang am ersten Arbeitstag hinterlässt einen positiven ersten Eindruck und ist ein wesentlicher Bestandteil eines Onboarding-Prozesses. Die HR-Abteilung oder der direkte Vorgesetzte sollte den neuen Mitarbeiter begrüßen und eine kurze Einführung in das Unternehmen und die einzelnen Teammitglieder geben. Hier können bereits offene Fragen geklärt werden.

Danach beginnt die Integration des neuen Teammitglieds, indem der neue Mitarbeiter den Kollegen vorgestellt wird. Dies kann in lockerer Atmosphäre geschehen, z.B. bei einem gemeinsamen Kaffeetrinken oder einer kleinen Willkommensveranstaltung.

Um das Kennenlernen und die soziale Integration am ersten Arbeitstag weiter zu fördern, sind gemeinsame Aktivitäten oder ein Teambuilding-Event von großer Bedeutung. Solche Teamevents bieten eine gute Gelegenheit, in entspannter Atmosphäre miteinander ins Gespräch zu kommen und erste Kontakte zu knüpfen.

Um die verschiedenen Phasen eines Onboarding-Programms zu veranschaulichen, betrachten wir das Beispiel eines neuen Mitarbeiters in einem Marketingunternehmen:

• Tag 1: Das neue Teammitglied wird am ersten Tag vom Geschäftsführer persönlich begrüßt und durch das Büro geführt. Anschließend erhält er ein Willkommenspaket und wird den Teammitgliedern vorgestellt.
• Tag 2: Eine Einführung in die Geschichte, Vision, Mission und Werte des Unternehmens wird gegeben, gefolgt von einem Überblick über die Marketingstrategie des Unternehmens.
• Tag 3: Der neue Mitarbeiter lernt die verschiedenen Marketingabteilungen, deren Teammitglieder und Aufgaben kennen und erhält erste Einblicke in aktuelle Projekte.
• Tag 4: Vollständige Einrichtung des Arbeitsplatzes mit Zugang zu allen notwendigen Tools und Systemen sowie Einrichtung der E-Mail-Adresse.
• Tag 5: Teilnahme am Teammeeting zur Besprechung der ersten Aufgaben und gemeinsames Mittagessen mit Kollegen zur Förderung des Teamgefühls.

2. Administrative Einarbeitung

Bereits vor dem ersten Tag ist es wichtig, dass alle notwendigen Unterlagen für die Vertragsunterzeichnung und Dokumente für die Personalakte vorbereitet und unterschriftsreif sind. 

Dieser wesentliche Bestandteil des administrativen Onboarding-Prozesses umfasst also Vertragsunterzeichnung und das Dokumentenmanagement. Ein reibungsloser Start in das neue Arbeitsumfeld wird auch durch eine gut durchdachte Arbeitsplatzgestaltung gestärkt. Ein gut vorbereiteter Arbeitsplatz sollte mit den notwendigen Tools und Ressourcen ausgestattet sein, einschließlich eines IT-Zugangs und einer E-Mail-Adresse. 

Um den neuen Mitarbeiter optimal in das Unternehmen zu integrieren, ist es außerdem wichtig, ihn mit den im Unternehmen verwendeten Werkzeugen und Systemen vertraut zu machen. 

Dies kann durch gezielte Schulungen erfolgen, um einen schnellen und effektiven Einstieg in die Prozesse am Arbeitsplatz zu ermöglichen. Diese Maßnahmen tragen zu einer gesteigerten Produktivität schon während der Probezeit bei. 

In unserem Marketingunternehmen könnte diese Phase wie folgt ablaufen:

• Tag 6: Der neue Mitarbeiter überprüft und unterzeichnet den Arbeitsvertrag und klärt administrative Fragen mit seinem HR-Manager. 
• Tag 7: Der Arbeitsplatz wird mit einem Laptop eingerichtet, und der Mitarbeiter erhält Zugangsberechtigungen zu relevanter Software und Tools.
• Tag 8: Eine Schulung zu internen Kommunikationstools und dem CRM-System findet statt.
• Tag 9: Der Mitarbeiter wird in Projektmanagement-Tools und Kollaborationsplattformen eingeführt und erhält erste Testaufgaben.
• Tag 10: Ein Feedback-Gespräch zur administrativen Einarbeitung wird geführt, offene Fragen geklärt und die nächsten Schritte geplant.

3. Fachliche Einarbeitung

Die fachliche Einarbeitung ist ebenfalls ein wesentlicher Teil des Onboarding-Prozesses und beginnt mit einer klaren Einführung in die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des neuen Mitarbeiters. 

Diese transparente Darstellung hilft dem neuen Teammitglied, seine Rolle im Unternehmen zu verstehen und die Erwartungen an seine Position zu erfassen. Um die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten für die neue Rolle zu vermitteln, sind fachspezifische Schulungen und Workshops unerlässlich. 

Sie bieten die Möglichkeit, tiefer in die Thematik einzutauchen und praktische Erfahrungen zu sammeln. Ein strukturierter Einarbeitungsplan mit definierten Lernzielen und Meilensteinen ist dabei ein wichtiges Instrument.

Durch diese gezielte und strukturierte Vorgehensweise wird sichergestellt, dass der neue Mitarbeiter alle Konzepte sowie seine Rolle versteht und erfolgreich zum Unternehmenserfolg beitragen kann.

In unserer Marketingfirma könnte diese Phase des Einarbeitungsplans wie folgt aussehen:

• Woche 3: Der neue Mitarbeiter nimmt an Intensivschulungen teil, die sich auf verschiedene Aspekte des Marketings konzentrieren, wie Marketingstrategien, Suchmaschinenoptimierung (SEO), Social-Media-Marketing und Content-Erstellung. 

Diese Schulungen bieten nicht nur theoretisches Wissen, sondern auch praktische Übungen, die unter Anleitung eines erfahrenen Kollegen durchgeführt werden. Auf diese Weise hat der neue Mitarbeiter die Möglichkeit, das Gelernte direkt anzuwenden.

• Woche 4: In der vierten Woche wird der neue Mitarbeiter aktiv in laufende Marketingprojekte des Unternehmens eingebunden. Er übernimmt kleinere Aufgabenbereiche und beginnt, eigenständig an Projekten zu arbeiten. 

Diese Phase ist entscheidend für die praktische Anwendung der erworbenen Kenntnisse und die Integration des neuen Mitarbeiters in das Team.

4. Betreuung und Feedback

Ein neuer Mitarbeiter beim Onboarding benötigt klare Anweisungen und Unterstützung, um sich schnell in seinem neuen Arbeitsumfeld zurechtzufinden. Begleitung und Feedback über den ersten Arbeitstag hinaus sind daher wesentliche Bestandteile eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses.

Dem neuen Mitarbeiter wird einer erfahrener Kollegen als Mentor zur Seite gestellt, der ihn in den einzelnen Phasen unterstützt und als Ansprechpartner für jegliche Infos, Fragen und Anliegen zur Verfügung steht. Diese individuelle Betreuung hilft dem neuen Teammitglied, sich schneller im Arbeitsumfeld zurechtzufinden und die anstehenden Aufgaben zu meistern. 

Wichtig sind auch regelmäßige Feedback-Gespräche mit dem Vorgesetzten oder dem Personalverantwortlichen. Sie bieten die Möglichkeit, Erfahrungen, Fortschritte und mögliche Herausforderungen zu besprechen und den Einarbeitungsprozess kontinuierlich zu verbessern. Durch diesen offenen Dialog können mögliche Schwierigkeiten frühzeitig erkannt und behoben werden.

Basierend auf dem Feedback und den individuellen Bedürfnissen des neuen Teammitglieds sollte der Einarbeitungsplan flexibel angepasst werden. Diese Anpassungsfähigkeit stellt sicher, dass der Einarbeitungsplan effektiv auf die persönliche Entwicklung und den Lernerfolg des Mitarbeiters abgestimmt ist. 

In unserer Marketingfirma sieht diese Phase des Onboarding wie folgt aus: 

• Woche 5: Der neue Mitarbeiter führt regelmäßige Feedback-Gespräche mit seinem Mentor, um seine Fortschritte in den Bereichen SEO, Social Media und Content-Creation zu bewerten. 

Diese Gespräche helfen, den Einarbeitungsplan an die Bedürfnisse und Stärken des Mitarbeiters anzupassen. Zusätzlich kann der Mitarbeiter in dieser Woche an spezialisierten Workshops teilnehmen, um seine Kenntnisse in bestimmten Marketing-Tools oder -Techniken zu vertiefen.

• Woche 6: Zum Abschluss der Einarbeitungsphase nimmt der Mitarbeiter an einer internen Marketingpräsentation teil, bei der er die Ergebnisse seiner bisherigen Projekte vorstellt. Diese Präsentation bietet eine Plattform, um seine Fähigkeiten und seinen Beitrag zum Team unter Beweis zu stellen.

Im Anschluss daran findet ein Gespräch über die weiteren Entwicklungsmöglichkeiten im Marketing statt, in dem Karrierepfade, zukünftige Projekte und mögliche Weiterbildungsmaßnahmen besprochen werden, um den Mitarbeiter langfristig im Unternehmen zu fördern und zu motivieren.

Das Onboarding-Programm eines Unternehmens sollte flexibel genug sein, um auf die individuellen Bedürfnisse jedes neuen Kollegen eingehen zu können.

Durch eine Kombination aus strukturierter Einarbeitung, regelmäßigem Feedback und kontinuierlicher Unterstützung kann ein positiver Start im Unternehmen gewährleistet werden. Letztendlich trägt ein erfolgreiches Onboarding zur langfristigen Bindung und Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.

Onboarding des Personals: Deshalb ist es so wichtig

Dass neue Mitarbeiter Wissen und Technik an die Hand bekommen müssen, um ihre neue Tätigkeit im Unternehmen ausüben zu können, ist klar. Dafür wurden früher Excel-Tabellen und Checklisten erstellt, um nach und nach die To Dos innerhalb der ersten Tage und ersten Woche abzuhaken. Es gibt jedoch gute Gründe dafür, aus den vielen einzelnen Aufgaben heraus einen strukturierten Onboarding-Prozess zu gestalten. Das Ergebnis ist ein Einarbeitungsplan, der neue Mitarbeiter durch mehrere Onboarding-Phasen führt.

Diese Gründe sprechen für einen strategischen Onboarding-Prozess im Unternehmen:

• Effektive Integration: Ein strukturierter Onboarding-Prozess mit all seinen Aufgaben ermöglicht es neuen Mitarbeitern, sich schneller und effektiver in das Unternehmen zu integrieren. Durch klare Anweisungen und Orientierungshilfen können sie sich mit den Unternehmenswerten vom ersten Arbeitstag an vertraut machen.
• Schnellere Produktivität: Ein gut gestalteter Onboarding-Prozess ermöglicht es neuen Kollegen, schneller produktiv zu sein. Indem sie frühzeitig Zugang zu den notwendigen Ressourcen am Arbeitsplatz, Schulungen und Informationen erhalten, können sie ihre Arbeit schneller aufnehmen und effizienter arbeiten.
• Mitarbeiterbindung: Ein strukturierter, guter Onboarding-Prozess trägt zur Mitarbeiterbindung bei. Wenn neue Teammitglieder von Anfang an das Gefühl haben, willkommen und unterstützt zu werden, steigt ihre Zufriedenheit, Eigeninitiative, Motivation und ihr Engagement. Dadurch verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Unternehmen vorzeitig verlassen.
• Kulturelle Integration: Der Onboarding-Prozess bietet die Möglichkeit, neue Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen und erste Networking-Möglichkeiten zu geben. Dieser Onboarding-Prozess beinhaltet das Verständnis der Werte, Normen, Verhaltensweisen und der Arbeitsweise des Unternehmens, die beispielsweise durch einen Guide lebhaft vermittelt werden. Dadurch können sich neue Mitarbeiter besser anpassen und ihre Arbeit in Übereinstimmung mit der Unternehmenskultur ausführen.

• Reduzierung von Fehlern: Ein strukturierter Onboarding-Prozess hilft dabei, Missverständnisse und Fehler zu minimieren. Durch klare Kommunikation von Erwartungen, Richtlinien und Verfahren können neue Mitarbeiter ihre Aufgaben besser verstehen und ausführen.

Ein guter Onboarding-Prozess, der die verschiedenen Phasen einer Einarbeitung berücksichtigt, erleichtert die Einarbeitungszeit für alle Beteiligten.

Onboarding in Unternehmen: Diese Maßnahmen gibt es

Nun wissen wir, welche Phasen ein ganzheitlicher, guter Onboarding-Prozess durchlaufen sollte und mit welchen To Dos der Onboarding-Prozess beginnt. Aber welche Maßnahmen gehören eigentlich dazu und eignen sich für die verschiedenen Onboarding-Phasen?

Hier gibt es einen kurzen Überblick über die bewährtesten Onboarding-Maßnahmen:

• Onboarding-Checkliste für den ersten Arbeitstag: Es sollte sichergestellt werden, dass alle notwendigen Vorbereitungen für den ersten Tag des neuen Mitarbeiters getroffen werden. Diese Phase beginnt vor dem eigentlichen Onboarding-Prozess. Dazu gehören das Einrichten eines Arbeitsplatzes, das Bereitstellen von technischer Ausrüstung, das Erstellen von Zugriffsberechtigungen für Systeme und das Bereitstellen von relevanten Unterlagen.

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• Begrüßung: Es sollte eine Person damit beauftragt werden, das neue Teammitglied am ersten Arbeitstag herzlich zu begrüßen und ihm in den kommenden Arbeitstagen als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
• Schulung und Weiterbildung: Dem neuen Mitarbeiter sollten Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten angeboten werden, die für seine Rolle und seine berufliche Entwicklung relevant sind. Das können formale Schulungen, Mentorings, E-Learning oder informelle Lernmöglichkeiten sein.
• Einarbeitungsplan: Ein detaillierter Einarbeitungsplan strukturiert den ersten Arbeitstag, die Wochen und Monate des neuen Mitarbeiters. Der Plan sollte die zu erlernenden Fähigkeiten, geplante Schulungen, Onboarding-Gespräche mit verschiedenen Abteilungen und Meilensteine für die Eingliederung enthalten.
• Mentoring: Auch über die erste Arbeitswoche hinaus sollte dem neuen Mitarbeiter ein Buddy zugewiesen werden, der ihm als Guide bei Fragen, Problemen oder Unsicherheiten im Onboarding zur Seite steht. Ein Mentor kann dabei helfen, die Integration in das Team zu erleichtern und dem neuen Mitarbeiter bei der Navigation im Unternehmen behilflich zu sein.
• Feedback und Bewertung: Im Einarbeitungsplan sollten regelmäßig kurze Feedback-Gespräche eingeplant sein. In diesen Meetings kann die Entwicklung des Mitarbeiters besprochen werden. Es ist aber auch der Raum, in dem der Arbeitnehmer Fragen stellen und Kritik äußern kann.
• Netzwerk-Events: Die soziale Integration des neuen Mitarbeiters während des Onboarding-Prozesses sollte durch Teamaktivitäten, Teambuilding-Events oder informelle Treffen unterstützt werden. So kann die Person schneller Beziehungen zu neuen Kollegen aufbauen und das Gefühl der Zugehörigkeit stärken.
• Evaluierung des Onboarding-Prozesses: Der Onboarding-Prozess kann regelmäßig evaluiert und überprüft werden. So kann schnell und zeitnah festgestellt werden, ob er effektiv ist und ob Anpassungen erforderlich sind.

Onboarding-Plan neuer Mitarbeiter

Was ist nun wirklich wichtig beim Onboarding? Schulungen sind ein wichtiger Bestandteil für einen guten Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter und bilden den Rahmen für das Lernen, das während dieser Onboarding-Phase und der gesamten Karriere des Arbeitnehmers geboten wird. Schauen wir uns an, wie Sie mit der Schulung für neue Mitarbeiter beginnen können.

Schritt 1. Ein Schulungsprogramm für neue Mitarbeiter entwerfen

Der Inhalt eines Schulungsprogramms für neue Mitarbeiter ist flexibel, lässt sich jedoch im Allgemeinen in zwei Hauptteile unterteilen:

• Globales Training für alle neuen Mitarbeiter: Hier können Sie Module zu Unternehmenskultur und Mission, Führungsmannschaft, wichtigen Regeln, Vorschriften, usw. abdecken.
• Spezifische Einarbeitung für eine Mitarbeiterrolle: Dies kann eine grundlegende Schulung zu Kernprozessen und- systemen für eine bestimmte Position umfassen.

Der entscheidende Punkt hierbei ist, dass es zeitaufwändig und teuer sein kann, jeden neuen Mitarbeiter innerhalb eines Onboarding-Prozesses persönlich einzuarbeiten und zu schulen. Dies gilt insbesondere, wenn die Unternehmen groß und die Fluktuation recht hoch ist. Aus diesem Grund verlagern viele Unternehmen Onboarding-Schulungen oder zumindest einen Teil dieses Prozesses online.

Ein asynchrones Schulungsprogramm für neue Mitarbeiter, das E-Learning verwendet, hat viele Vorteile, vor allem, dass es on-demand verfügbar ist, sodass jederzeit darauf zugegriffen werden kann. Es ist auch wiederverwendbar, was bedeutet, dass Sie einen Schulungskurs einmal erstellen und allen neuen Mitarbeitern zur Verfügung stellen, und anpassbar, sodass Sie mehrere Versionen oder Pfade für verschiedene Arten von Mitarbeitern erstellen können.

Hier ist ein Beispiel für ein wichtiges Element eines Eintrittsprozesses, nämlich den Einführungskurs für alle neuen Teammitglieder, die in ein Unternehmen eintreten:

Schauen wir uns nun ein Beispiel für einen einwöchigen Onboarding-Prozess für Vertriebspositionen an.

Schritt 2. Lernmaterialien erstellen

Wenn Sie neu in der Erstellung von E-Learning-Inhalten sind, kann die Erstellung eines Onboarding-Kurses eine ziemlich herausfordernde Aufgabe sein, die das Engagement eines professionellen Kursentwicklers erfordert. Mit modernen Autorenwerkzeugen können Sie jedoch selbst Online-Kurse erstellen.

Mit iSpring Suite können Sie beispielsweise auch ohne E-Learning-Hintergrund schöne und ansprechende Kurse erstellen. Die Software-Lösung ist ein voll ausgestattetes und dennoch einfach zu verwendendes Autorenwerkzeugpaket, mit dem Sie folienbasierte Kurse, Quiz, Einarbeitungsvideos und Screencasts, Dialogsimulationen und interaktive Mikrolernmodule erstellen können.

Wenn Sie auf der Suche sind nach einem benutzerfreundlichen Tool zur Erstellung von ansprechenden E-Learning-Kursen können Sie diese kostenlose 14-Tage-Testversion ausprobieren.

Sehen wir uns nun Beispiele für gute Onboarding-Komponenten an, die mit der iSpring Suite erstellt und als E-Learning bereitgestellt werden können.

Video

Wie wäre es mit einem professionellen Onboarding neuer Teammitglieder, bestehend aus Begrüßung und Einführung in das Unternehmen durch den Geschäftsführer oder Vorstandsvorsitzenden? Dies stellt eine persönliche Note dar, die eine Verbindung zum Mitarbeiter herstellt und ihm hilft, die Werte und Ziele Ihres Unternehmens zu verstehen.

Folienbasierter Kurs

E-Learning-Kurse können schnell und einfach erstellt und anschließend online bereitgestellt werden. Sie sind ideal, um tiefer in Themen wie Unternehmenskultur, Mission und Grundwerte des Arbeitgebers einzutauchen.

Forever Direct, das regionale Vertriebszentrum von Forever Living Products, einem amerikanischen Marketingunternehmen, das Schönheitsprodukte auf Aloe Vera-Basis herstellt und vermarktet, hat beispielsweise seinen gesamten Einführungskurs für neue Mitarbeiter mit der iSpring Suite erstellt. Dieser Kurs behandelt einige wichtige Themen des ersten Tages wie Werte, Unternehmensregeln, Informationen zu Sicherheit und Gesundheit und Umweltpolitik.

Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter bei Forever Direct

Quiz

Beim Onboarding neuer Teammitglieder ist es wichtig zu überprüfen, ob sie die von Ihnen bereitgestellten Informationen auch verinnerlichen. Dies ist besonders wichtig für Compliance-Informationen, die staatlichen Regeln oder Gesetzen unterliegen können. Der beste Weg, das Wissen Ihrer Mitarbeiter zu überprüfen, sind Quizfragen und Wissenschecks. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, inwieweit Sie diese Ergebnisse für die Beurteilungen des neuen Kollegen während der Probezeit nutzen wollen.

Beispielsweise bietet Forever Direct, das wir oben erwähnt haben, neuen Mitarbeitern auch einen Compliance-Kurs an. Nach Abschluss des Kurses müssen die Teammitglieder an einem Quiz teilnehmen.

Compliance-Quiz erstellt mit iSpring Suite

Interaktives Modul

Ein „Interaktives Modul“ ist eine E-Learning-Komponente, mit der der Benutzer entweder mit der Maus oder durch Wischen auf einem Gerät interagiert. Dies können diskrete, kurze Lektionen oder Teile längerer Module sein, um das Engagement, die Eigeninitiative, Motivation und die Aufnahme von Wissen zu erhöhen. Die manuelle Erstellung von Interaktiven Modulen kann komplex und zeitaufwendig sein, aber die iSpring Suite macht diese mithilfe von Vorlagen und Drag-and-Drop-Buildern sehr schnell und intuitiv.

Hier sind einige Beispiele für das Einbinden von Onboarding-Mikromodulen, die in iSpring erstellt wurden.

Das folgende Modul zeigt, wie das Unternehmen über viele Jahre gewachsen ist:

Schritt 3. Die Inhalte Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen

Nachdem Sie einen Kurs erstellt haben, benötigen Sie etwas, um ihn Ihren neuen Mitarbeitern zu vermitteln. Die naheliegende Lösung ist ein Learning Management System (LMS), das diesen Prozess so einfach wie möglich machen soll. Mit einem LMS wie iSpring Learn können Sie schnell einen Onboarding-Pfad erstellen und zuweisen und die Kurse für Ihre neuen Mitarbeiter einrichten. Alle Teammitglieder können ohne langes Suchen die richtigen Unterlagen finden. Testen Sie alle Funktionen von iSpring Learn mit einer kostenlosen 30-tägigen Testphase.

Ein großer Vorteil ist, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall problemlos online auf Schulungen zugreifen können. Für ein individuelles mobiles Erlebnis enthält es eine native Onboarding-App, die sogar den Offline-Zugriff auf Kurse ermöglicht.

Die Möglichkeiten sind endlos und wenn ein LMS mit einem Autorentool kombiniert wird, gibt Ihnen dies wirklich die Flexibilität, erstaunliche gemischte Programme zu erstellen.

Schritt 4. Bewerten und verbessern

Es macht keinen Sinn, einen großartigen Onboarding-Prozess zu erstellen und durchzuführen, wenn Sie nicht verfolgen, wie effektiv es ist. Nichts ist beim ersten Mal perfekt, aber durch die Verwendung der Metriken aus Ihrem LMS in Kombination mit Umfragen und Bewertungen können Sie beginnen, die Effektivität Ihres Programms zu messen und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu implementieren.

Wichtige LMS-Kennzahlen, die Sie von Ihrem Onboarding-Prozess verfolgen möchten, sind Quiz-Erfolgsquoten, Kursabschlussquoten und Abschlussprozentsätze. Wenn Sie sie alle verwenden, erhalten Sie eine gute Vorstellung davon, wie ansprechend und effektiv Ihr Programm ist. Etwaige Änderungen und Verbesserungen beim Onboarding sollten dann auch bereits während des Recruitings kommuniziert werden.

Abschließende Gedanken

Dies war ein tiefer Einblick in das Onboarding neuer Mitarbeiter und wir hoffen, dass Sie einige umsetzbare Ideen und Tipps für Ihre eigenen Programme gesammelt haben. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie andere Unternehmen ihre neuen Teammitglieder einführen, sehen Sie sich diese Fallstudien an, um zu sehen, wie Moxa Inc., Acer und L’Oréal Adria-Balkan dies tun. Durch das Herunterladen von iSpring Learn’s 30-tägiger kostenloser Testversion können Sie den Komfort eines LMS erfahren und die Auswirkungen auf den Prozess für ein gutes Onboarding neuer Mitarbeiter direkt sehen.

FAQ

Was gehört alles zum Onboarding?

Onboarding umfasst eine Reihe von Maßnahmen, die darauf abzielen, neue Mitarbeiter erfolgreich in ein Unternehmen zu integrieren. Dazu gehört zunächst die Vorbereitung des Arbeitsplatzes und die Bereitstellung aller notwendigen Hilfsmittel und Informationen, um einen reibungslosen Start am ersten Arbeitstag zu gewährleisten. 

Ein gut durchdachter Einarbeitungsplan hilft, den ersten Arbeitstag und die darauf folgenden Wochen zu strukturieren. Wichtige Elemente des Onboardings sind auch die Einführung in die Unternehmenskultur, die Vorstellung der neuen Kollegen und die Integration in das Team. 

HR-Manager spielen eine zentrale Rolle bei der Koordination des Onboarding-Prozesses, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter alle Ressourcen und Unterstützung erhalten, die sie benötigen, um sich erfolgreich einzuarbeiten und ihre Talente voll zu entfalten.

Was ist eine Onboarding-Checkliste?

Eine Onboarding-Checkliste ist ein wichtiges Instrument, um den gesamten Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter zu strukturieren und zu organisieren. Sie enthält eine Liste von Aufgaben und Schritten, die vor und während der Probezeit im Unternehmen erledigt werden müssen. Die Checkliste soll sicherstellen, dass alle notwendigen Vorbereitungen für einen reibungslosen Start getroffen werden.

Typische Punkte auf einer Onboarding-Checkliste sind die Vorbereitung des Arbeitsplatzes, die Bereitstellung von Tools und Zugängen, die Planung von Einführungsveranstaltungen mit Kollegen, die Koordination von Schulungen und die Festlegung von Zielen für die Probezeit. HR-Manager verwenden diese Checkliste, um den Fortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass keine wichtigen Schritte übersehen werden.

Die Onboarding-Checkliste dient nicht nur der Personalabteilung, sondern auch den neuen Mitarbeitern als Orientierungshilfe. Sie bietet einen klaren Fahrplan für die ersten Arbeitstage und trägt dazu bei, Unsicherheiten abzubauen.

Wie gestalte ich ein gutes Onboarding?

Ein gutes Onboarding erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung verschiedener Maßnahmen, um dem neuen Mitarbeiter einen erfolgreichen und angenehmen Einstieg in das Unternehmen zu ermöglichen:

1. Vorbereitung: Bereiten Sie den Arbeitsplatz vor und stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Tools und Informationen für den neuen Mitarbeiter verfügbar sind. Organisieren Sie alle administrativen Prozesse wie Vertragsunterzeichnung und IT-Zugang im Voraus.
2. Begrüßung: Gestalten Sie den ersten Arbeitstag so einladend wie möglich. Eine persönliche Begrüßung durch den Vorgesetzten oder HR-Manager und eine Vorstellungsrunde der Teammitglieder können viel dazu beitragen, dass sich der neue Mitarbeiter willkommen fühlt.
3. Orientierung: Bieten Sie eine umfassende Einführung in die Unternehmenskultur, die Werte und die Ziele des Unternehmens. Eine Führung durch das Büro kann helfen, wichtige Bereiche und Kollegen kennenzulernen.
4. Einarbeitungsplan: Erstellen Sie einen strukturierten Einarbeitungsplan für die ersten Wochen und Monate im Unternehmen. Setzen Sie klare Ziele und Meilensteine, um den Fortschritt zu überwachen.
5. Schulungen: Organisieren Sie spezifische Schulungen und Workshops, um den neuen Mitarbeiter in seine Aufgaben einzuführen und ihm die erforderlichen Fähigkeiten zu vermitteln.
6. Mentoring: Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter einen Mentor zu, der als Ansprechpartner für Fragen und Unterstützung zur Verfügung steht und die soziale Integration fördert.
7. Feedback: Führen Sie regelmäßige Feedbackgespräche durch, um den Einarbeitungsplan zu evaluieren und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Dies zeigt dem neuen Teammitglied, dass seine Meinung geschätzt wird und trägt zu seiner kontinuierlichen Entwicklung bei.
8. Soziale Integration: Fördern Sie den Kontakt zu Kollegen durch gemeinsame Aktivitäten oder informelle Treffen, um ein Zugehörigkeitsgefühl zu schaffen.

Ein gutes Onboarding sollte immer an die individuellen Bedürfnisse des neuen Mitarbeiters und die Anforderungen der jeweiligen Position angepasst werden. Es ist ein kontinuierlicher Prozess, der über die ersten Tage hinausgeht und den Mitarbeiter während seiner gesamten Einarbeitungszeit begleitet.