Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter: Tipps für die optimale Integration

Der Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter entwickelt sich stetig weiter und muss mit den wachsenden Ansprüchen neuer Arbeitnehmer mithalten. Noch vor wenigen Jahrzehnten wurde von frisch eingestellten Mitarbeitern erwartet, dass sie lange Zeit und manchmal sogar das ganze Arbeitsleben im neuen Unternehmen bleiben. Aufgrund dieses Paradigmas durchliefen neue Mitarbeiter während ihrer ersten Arbeitstage traditionell einen standardisierten Onboarding-Plan. Dieses Onboarding-Konzept bestand in der Regel aus einer kurzen Einführung in das Unternehmen, der Vorstellung der wichtigsten Aufgaben und neuen Kollegen, Mitarbeiter und vielleicht einer Rede des Geschäftsführers, gefolgt von unzähligen Formularen und Papieren aus der HR-Abteilung. Ein solches Onboarding der Mitarbeiter ist ineffizient und hinterlässt einen schlechten ersten Eindruck.

Heutzutage sind gefragte Talente auf der Suche nach etwas weit mehr als nur einem Job in einem Unternehmen und wechseln ihren Arbeitsplatz viel häufiger, arbeiten freiberuflich und gehen kürzere Arbeitsverträge und sogar Mini-Karrieren ein, bis sie eine für sie optimale Lösung finden. Die Talente haben daher viel mehr Erfahrung mit Onboarding in Unternehmen und speziell dem Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter. Daher sollte es nicht überraschen, dass Gallup herausfand, dass nur 12 % der Mitarbeiter der Meinung sind, dass ihr Unternehmen gute Onboarding-Arbeit geleistet hat. Auch 43 % der Recruiting-Mitarbeiter stimmten zu, dass „aufgrund ineffektiver Onboarding-Prozesse Zeit und Geld verschwendet werden“.

Es ist also nicht nur ein Problem der Organisationskultur: effektives Onboarding in Unternehmen ist essenziell, um kein Geld und keine Kosten zu verlieren. Wie ein guter Onboarding-Plan für neue Mitarbeitende gelingt, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

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Was bedeutet Onboarding neuer Mitarbeiter?

Wir würden Onboarding in Unternehmen und die damit verbunden Onboarding-Prozesse wie folgt definieren:

Was sollte beim Onboarding von Personal also berücksichtigt werden? Gibt es eine Art Onboarding-Checkliste für Unternehmen? Diese Definition ist sehr weit gefasst, zeigt aber auch, dass es nicht einen einzigen, unumstrittenen richtigen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter gibt und Onboarding-Konzepte zwischen verschiedenen Unternehmen und ihren letztendlichen Zielen variieren. Aber Dr. Talya Bauer vom SHRM identifizierte die Vier K’s, die ein erfolgreicher Onboarding-Prozess beinhalten muss. Die vier K’s stehen für:

• Konformität bedeutet, neuen Mitarbeitern im Onboarding-Prozess die grundlegenden Unternehmensrichtlinien beizubringen.
• Klärung bezieht sich darauf, sicherzustellen, dass sich die Arbeitnehmer im Onboarding-Prozess ihrer Verantwortung bewusst sind und ihre Rolle und Aufgaben am Arbeitsplatz richtig erfüllen.
• Kultur beinhaltet die Bereitstellung der formalen und informellen Normen des Arbeitgebers und seiner verschiedenen Abteilungen innerhalb des Onboarding-Prozesses.
• Klima bedeutet Beziehungen zu Kollegen und das Gefühl, ein Teil des Teams zu sein.

Aber wie lange dauert das Onboarding von neuen Mitarbeitenden? Ein Onboarding-Plan für neue Kollegen kann mehrere Arbeitstage, Wochen oder auch länger umspannen. Viele Onboarding-Experten sind sich jedoch einig, dass die durchschnittliche Einarbeitungszeit in einem Onboarding-Prozess für Mitarbeiter mindestens drei Monate dauern sollte.

Neunzig Arbeitstage sind das absolute Minimum für den Onboarding-Prozess neuer Kollegen, damit diese sich an ihre Rolle im Unternehmen gewöhnen können, sich mental auf ihre Verantwortung einstellen, sich wertgeschätzt und unterstützt fühlen und das Wissen und die Konzepte speziell für ihren neuen Arbeitgeber erwerben, die für die erfolgreiche Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Entsprechendes Feedback während des Onboarding-Prozesses ist entscheidend. Ein erweiterter Onboarding-Prozess kann auch die Einarbeitungszeit verkürzen, bis der Arbeitnehmer produktiv wird, und den ROI für ein Unternehmen in Bezug auf den Mitarbeitenden erhöhen.

Checkliste für das Onboarding neuer Mitarbeiter

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Onboarding-Plan neuer Mitarbeiter – Schritt für Schritt zum optimalen Einstieg

Was ist nun wirklich wichtig beim Onboarding? Schulungen sind ein wichtiger Bestandteil für einen guten Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter und bilden den Rahmen für das Lernen, das während dieser Onboarding-Phase und der gesamten Karriere des Arbeitnehmers geboten wird. Schauen wir uns an, wie Sie mit der Schulung für neue Mitarbeitende beginnen können.

Schritt 1. Ein Schulungsprogramm für neue Mitarbeiter entwerfen

Der Inhalt eines Schulungsprogramms für neue Mitarbeiter ist flexibel, lässt sich jedoch im Allgemeinen in zwei Hauptteile unterteilen:

• Globales Training für alle neuen Mitarbeiter: Hier können Sie Module zu Unternehmenskultur und Mission, Führungsmannschaft, wichtigen Regeln, Vorschriften, usw. abdecken.
• Spezifisches Onboarding für eine bestimmte Stelle: Dies kann eine Grundausbildung in den wichtigsten Prozessen und Abläufen für eine bestimmte Stelle beinhalten.

Der entscheidende Punkt hierbei ist, dass es zeitaufwändig und teuer sein kann, jeden neuen Mitarbeiter innerhalb eines Onboarding-Prozesses persönlich einzuarbeiten und zu schulen. Dies gilt insbesondere, wenn die Unternehmen groß und die Fluktuation recht hoch ist. Aus diesem Grund verlagern viele Unternehmen Onboarding-Schulungen oder zumindest einen Teil dieses Prozesses online.

Ein asynchrones Schulungsprogramm für neue Mitarbeitende, das E-Learning verwendet, hat viele Vorteile, vor allem, dass es on-demand verfügbar ist, sodass jederzeit darauf zugegriffen werden kann. Es ist auch wiederverwendbar, was bedeutet, dass Sie einen Schulungskurs einmal erstellen und allen neuen Mitarbeitern zur Verfügung stellen, und anpassbar, sodass Sie mehrere Versionen oder Pfade für verschiedene Arten von Mitarbeitern erstellen können. Hier ist ein Beispiel für ein wichtiges Element eines Eintrittsprozesses, nämlich den Einführungskurs für alle neuen Teammitglieder, die in ein Unternehmen eintreten:

Schauen wir uns nun ein Beispiel für einen einwöchigen Onboarding-Prozess für Vertriebspositionen an.

Schritt 2. Lernmaterialien erstellen

Wenn Sie neu in der Erstellung von E-Learning-Inhalten sind, kann die Erstellung eines Onboarding-Kurses eine ziemlich herausfordernde Aufgabe sein, die das Engagement eines professionellen Kursentwicklers erfordert. Mit modernen Autorenwerkzeugen können Sie jedoch selbst Online-Kurse für Ihr Unternehmen erstellen.

Mit iSpring Suite können Sie beispielsweise auch ohne E-Learning-Hintergrund schöne und ansprechende Onboarding-Kurse erstellen. Die Onboarding-Software ist ein voll ausgestattetes und dennoch einfach zu verwendendes Autorenwerkzeug, mit dem Sie folienbasierte Kurse, Quiz, Einarbeitungsvideos und Screencasts, Dialogsimulationen und interaktive Mikrolernmodule für Ihre neuen Mitarbeitenden erstellen können. Darüber hinaus steht Ihnen ein 24/7-Support zur Verfügung, falls Sie während der Kurserstellung Unterstützung benötigen.

Wenn Sie auf der Ausschau sind nach einem benutzerfreundlichen Tool zur Erstellung von ansprechenden E-Learning-Kursen können Sie sich für eine Demo von iSpring Suite anmelden oder diese kostenlose 14-Tage-Testversion ausprobieren. Sehen wir uns nun Beispiele für gute Onboarding-Komponenten an, die mit der iSpring Suite erstellt und als E-Learning bereitgestellt werden können.

Video

Wie wäre es mit einem professionellen Onboarding neuer Teammitglieder, bestehend aus Begrüßung und Einführung in das Unternehmen durch den Geschäftsführer oder Vorstandsvorsitzenden? Dies stellt eine persönliche Note dar, die eine Verbindung zum Mitarbeiter herstellt und ihm hilft, die Werte und Ziele Ihres Unternehmens zu verstehen.

Mit dem anpassbaren Kursplayer von iSpring Suite können Sie das Erscheinungsbild Ihrer E-Learning-Kurse individuell gestalten. Sie haben die Möglichkeit, Farben, Schriftarten, Schaltflächenformen und Layouts anzupassen sowie Ihr Unternehmenslogo zu integrieren. Darüber hinaus ist der Player responsiv und passt sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen an, sodass Ihre Inhalte auf Desktops, Tablets und Smartphones optimal dargestellt werden.​

Folienbasierter Kurs

E-Learning-Kurse können schnell und einfach für den Onboarding-Prozess erstellt und anschließend online bereitgestellt werden. Sie sind ideal, um tiefer in Themen wie Unternehmenskultur, Mission und Grundwerte des Arbeitgebers einzutauchen.

Forever Direct, das regionale Vertriebszentrum von Forever Living Products, einem amerikanischen Marketingunternehmen, das Schönheitsprodukte auf Aloe Vera-Basis herstellt und vermarktet, hat beispielsweise seinen gesamten Einführungskurs für neue Mitarbeiter mit der iSpring Suite erstellt. Dieser Kurs behandelt einige wichtige Themen des ersten Tages wie Werte, Unternehmensregeln, Informationen zu Sicherheit und Gesundheit und Umweltpolitik.

Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter bei Forever Direct

Quiz

Für ein erfolgreiches Onboarding neuer Mitarbeiter ist es wichtig zu überprüfen, ob sie die von Ihnen bereitgestellten Informationen auch verinnerlichen. Dies ist besonders wichtig für Compliance-Informationen, die staatlichen Regeln oder Gesetzen unterliegen können. Der beste Weg, das Wissen Ihrer Mitarbeiter zu überprüfen, sind Quizfragen und Wissenschecks.

Mit iSpring können Sie Quizfragen ganz einfach in einer vertrauten PowerPoint-Oberfläche erstellen, was den Erstellungsprozess intuitiv und zeitsparend macht. Anschließend lassen sich diese Quizze flexibel in Ihre Online-Kurse integrieren und individuell anpassen. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, inwieweit Sie diese Ergebnisse für die Beurteilungen des neuen Kollegen während der Probezeit nutzen wollen. Beispielsweise bietet Forever Direct, das wir oben erwähnt haben, neuen Mitarbeitern auch einen Compliance-Kurs an. Nach Abschluss des Kurses müssen die Teammitglieder an einem Quiz teilnehmen.

Compliance-Quiz erstellt mit iSpring Suite

Interaktives Modul

Ein „Interaktives Modul“ ist eine E-Learning-Komponente, mit der der Benutzer entweder mit der Maus oder durch Wischen auf einem Gerät interagiert. Dies können diskrete, kurze Lektionen oder Teile längerer Module sein, um das Engagement, die Eigeninitiative, Motivation und die Aufnahme von Wissen zu erhöhen. Die manuelle Erstellung von Interaktiven Modulen kann komplex und zeitaufwendig sein, aber die iSpring Suite macht diese mithilfe von Vorlagen und Drag-and-Drop-Buildern sehr schnell und intuitiv. Hier sind einige Beispiele für das Einbinden von Onboarding-Mikromodulen, die in iSpring erstellt wurden.

Das folgende Modul zeigt, wie das Unternehmen über viele Jahre gewachsen ist:

Schritt 3. Die Inhalte Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen

Nachdem Sie einen Kurs erstellt haben, benötigen Sie etwas, um ihn Ihren neuen Mitarbeitern zu vermitteln. Die naheliegende Lösung ist ein Learning Management System (LMS), das diesen Prozess so einfach wie möglich machen soll. Mit einem LMS wie iSpring Learn stehen Ihnen umfangreiche Funktionen zur Verfügung, um neuen Mitarbeitenden ein effektives Onboarding zu bieten. Dazu gehören:

• Automatisierung: Kursanmeldungen, Zertifikate und Berichte laufen automatisch und nehmen Ihnen jede Menge Arbeit ab.
• Programmierbare, detaillierte Berichte: Erstellen Sie genau die Auswertungen, die Ihnen zeigen, wo Ihre Mitarbeiter stehen und was sie brauchen.

• Gemeinsame Nutzung von Inhalten, Nutzern und Statistiken: Ordnen und teilen Sie Lerninhalte ganz einfach nach Teams, Abteilungen oder Gruppen.
• On-the-Job-Training (OJT) und Leistungsbewertung: Binden Sie praktisches Lernen direkt in den Arbeitsalltag ein und begleiten Sie die Entwicklung aktiv.
• Mehrsprachige Benutzeroberfläche: Lassen Sie Ihre internationalen Teammitglieder in der Sprache lernen, die ihnen am angenehmsten ist.
• Intuitive Benutzeroberfläche und herausragende Nutzererfahrung: Machen Sie es Lernenden und Administratoren leicht, sich zurechtzufinden und schnell Erfolge zu sehen.
• Blended-Learning-Möglichkeiten: Kombinieren Sie Online-Trainings und Präsenzveranstaltungen für ein abwechslungsreiches und praxisnahes Lernen.
• „Entwicklungspläne“-Modul: Konzentrieren Sie sich auf ein strukturiertes, aufgabenbasiertes Onboarding und integrieren Sie mehr Lern- und Bewertungselemente in den Onboarding-Prozess.
• Mobile Anwendung: Ihre Mitarbeiter haben immer und überall Zugriff auf die Onboarding-Kurse, selbst offline.

• Chats und Kommentare: Bringen Sie Lernende und Mentor einfach ins Onboarding-Gespräch und fördern Sie den Austausch.
• Anpassung des Designs und der angezeigten Überschriften: Passen Sie die Plattform an Ihre Unternehmensmarke an und schaffen Sie eine vertraute Lernumgebung.
• Einfache Anpassung für Administratoren: Mit Vorlagen, automatischen Reports und Katalogfunktionen sparen Sie wertvolle Zeit bei der Verwaltung.
• Barrierefreier Zugriff: Lernen klappt problemlos über Browser, Mobilgeräte und sogar offline – flexibel und jederzeit.

• Support rund um die Uhr: Verlassen Sie sich darauf, dass jederzeit schnelle Hilfe verfügbar ist, wenn Sie sie brauchen.

Alle Teammitglieder können ohne langes Suchen die richtigen Unterlagen finden. Erleben Sie alle Funktionen von iSpring Learn in einer Live-Demo oder mit der kostenlosen 30-tägigen Testphase.

Ein großer Vorteil ist, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall problemlos online auf Schulungen zugreifen können. Für ein individuelles mobiles Erlebnis enthält es eine native Onboarding-App, die sogar den Offline-Zugriff auf Kurse ermöglicht. Die Möglichkeiten sind endlos und wenn ein LMS mit einem Autorentool kombiniert wird, gibt Ihnen dies wirklich die Flexibilität, erstaunliche Onboarding-Programme zu erstellen.

Schritt 4. Bewerten und verbessern

Nur durch kontinuierliches Messen, Anpassen und Lernen lässt sich das Onboarding professionalisieren und nachhaltig verbessern. Nichts ist beim ersten Mal perfekt, aber durch die Verwendung der Metriken aus Ihrem LMS in Kombination mit Umfragen und Bewertungen können Sie beginnen, die Effektivität Ihres Onboarding-Programms zu messen und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu implementieren.

Wichtige LMS-Kennzahlen, die Sie von Ihrem Onboarding-Prozess verfolgen möchten, sind Quiz-Erfolgsquoten, Kursabschlussquoten und Abschlussprozentsätze. Wenn Sie sie alle verwenden, erhalten Sie eine gute Vorstellung davon, wie ansprechend und effektiv Ihr Programm ist. Etwaige Änderungen und Verbesserungen beim Onboarding sollten dann auch bereits während des Recruitings kommuniziert werden.

Onboarding Konzept – So gelingt der Start ins Unternehmen

Erinnern Sie sich noch an Ihren ersten Arbeitstag? Neue Stelle, neue Aufgaben, viele neue Gesichter – und dazu ein Kopf voller Fragen. Genau darum braucht es ein durchdachtes Onboarding-Konzept: Es nimmt neuen Mitarbeitenden die Unsicherheit und sorgt dafür, dass sie sich vom ersten Tag an willkommen fühlen.

Ein strukturierter Onboarding-Prozess beginnt lange vor dem ersten Tag. Schreibtisch vorbereiten, IT-Zugänge einrichten, vielleicht sogar schon ein erstes Willkommen per E-Mail – kleine Maßnahmen, große Wirkung. Und dann: ein freundlicher Empfang, eine klare Onboarding-Checkliste für die ersten Wochen, ein Ansprechpartner, der nie zu beschäftigt für eine kurze Frage ist.

Ob klassisch im Büro oder beim Remote-Onboarding im Homeoffice – die Basics bleiben gleich: Orientierung geben, To-Dos erklären, Unternehmenskultur erlebbar machen. Am besten mit einer kleinen Onboarding-Checkliste, die alle Phasen gut im Blick behält. Ein gelungener Einstieg fördert nicht nur die Produktivität der Beschäftigten, sondern legt auch den Grundstein für Mitarbeiterbindung und langfristige Zufriedenheit. Und mal ehrlich: Wer freut sich nicht über einen Start, bei dem man sich sofort als Teil des Teams fühlt?

Onboarding Programm: Aufbau und Inhalte

Ein strukturiertes Onboarding-Programm ist entscheidend für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen. Ein Einarbeitungsplan soll nicht nur den administrativen Aufwand für die HR-Abteilung und alle Teammitglieder erleichtern, sondern auch eine solide Basis für die fachliche und soziale Integration ab dem ersten Tag schaffen.

In diesem Abschnitt gehen wir die verschiedenen Phasen eines Onboarding-Programms durch. Wir beginnen mit der Begrüßung am ersten Arbeitstag und der Integration des neuen Mitarbeiters. Anschließend gehen wir über das administrative Onboarding, die fachliche Einarbeitung bis hin zur kontinuierlichen Begleitung und dem Feedbackprozess.

Vor dem ersten Arbeitstag. Die Vorbereitung auf den ersten Arbeitstag beginnt bereits im Vorfeld. Wichtige Onboarding-Schritte sind die Bereitstellung der Vertragsunterlagen, die Einrichtung des IT-Zugangs und die Kommunikation wichtiger Informationen an den neuen Kollegen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle administrativen Anforderungen vor dem ersten Tag erfüllt sind und der Mitarbeiter einen reibungslosen Start hat. Dies kann beispielsweise ein informelles Treffen oder ein virtuelles Meet and Greet sein, bei dem der Mitarbeiter erste Kontakte knüpfen und einen ersten Eindruck vom Arbeitsumfeld gewinnen kann.

1. Begrüßung und Integration

Ein herzlicher Empfang am ersten Arbeitstag hinterlässt einen positiven ersten Eindruck und ist ein wesentlicher Bestandteil eines Onboarding-Prozesses. Die HR-Abteilung, der direkte Vorgesetzte oder ein speziell zusammengestelltes Onboarding-Team sollte den neuen Mitarbeiter begrüßen und eine kurze Einführung in das Unternehmen und die einzelnen Teammitglieder geben. In dieser ersten Onboarding-Phase können bereits offene Fragen geklärt werden. Danach beginnt die Integration des neuen Teammitglieds, indem der neue Mitarbeiter den Kollegen vorgestellt wird. Dies kann in lockerer Atmosphäre geschehen, z.B. bei einem gemeinsamen Kaffeetrinken oder einer kleinen Willkommensveranstaltung.

Um das Kennenlernen und die soziale Integration am ersten Arbeitstag weiter zu fördern, sind gemeinsame Aktivitäten oder ein Teambuilding-Event von großer Bedeutung. Solche Teamevents bieten eine gute Gelegenheit, in entspannter Atmosphäre miteinander ins Gespräch zu kommen und erste Kontakte zu knüpfen. Um die verschiedenen Phasen eines Onboarding-Programms zu veranschaulichen, betrachten wir das Beispiel eines neuen Mitarbeiters in einem Marketingunternehmen:

• Tag 1: Das neue Teammitglied wird am ersten Tag vom Geschäftsführer persönlich begrüßt und durch das Büro geführt. Anschließend erhält er ein Willkommenspaket und wird den Teammitgliedern vorgestellt.
• Tag 2: Vollständige Einrichtung aller Zugänge zu allen notwendigen Tools sowie Einrichtung der E-Mail-Adresse.
• Tag 3: Eine Einführung in die Geschichte, Vision, Mission und Werte des Unternehmens wird gegeben, gefolgt von einem Überblick über die Marketingstrategie des Unternehmens.
• Tag 4: Der neue Mitarbeiter lernt die verschiedenen Marketingabteilungen, deren Teammitglieder und Aufgaben kennen und erhält erste Einblicke in aktuelle Projekte.
• Tag 5: Teilnahme am Teammeeting zur Besprechung der ersten Aufgaben und gemeinsames Mittagessen mit Kollegen zur Förderung des Teamgefühls.

2. Administrative Einarbeitung

Bereits vor dem ersten Tag ist es wichtig, dass alle notwendigen Unterlagen für die Vertragsunterzeichnung und Dokumente für die Personalakte vorbereitet und unterschriftsreif sind. Dieser wesentliche Bestandteil des administrativen Onboarding-Prozesses umfasst also Vertragsunterzeichnung und das Dokumentenmanagement. Ein reibungsloser Start in das neue Arbeitsumfeld wird auch durch eine gut durchdachte Arbeitsplatzgestaltung gestärkt. Ein gut vorbereiteter Workspace sollte mit den notwendigen Tools und Ressourcen ausgestattet sein, einschließlich eines IT-Zugangs und einer E-Mail-Adresse.

Um den neuen Mitarbeiter optimal in das Unternehmen zu integrieren, ist es außerdem wichtig, ihn mit den im Unternehmen verwendeten Werkzeugen und Prozessen vertraut zu machen. Dies kann durch gezielte Schulungen erfolgen, um einen schnellen und effektiven Einstieg in die Prozesse am Arbeitsplatz zu ermöglichen. Diese Onboarding-Maßnahmen tragen zu einer gesteigerten Produktivität schon während der Probezeit bei. In unserem Marketingunternehmen könnte diese Phase wie folgt ablaufen:

• Tag 6: Der neue Mitarbeiter überprüft und unterzeichnet den Arbeitsvertrag und klärt administrative Fragen mit seinem HR-Manager.
• Tag 7: Der Arbeitsplatz wird mit einem Laptop eingerichtet, und der Mitarbeiter erhält Zugangsberechtigungen zu relevanter Software und Tools.
• Tag 8: Eine Schulung zu internen Kommunikationstools und dem CRM-System findet statt.
• Tag 9: Der Mitarbeiter wird in Projektmanagement-Tools und Kollaborationsplattformen eingeführt und erhält erste Testaufgaben.
• Tag 10: Ein Feedback-Gespräch zur administrativen Einarbeitung wird geführt, offene Fragen geklärt und die nächsten Schritte geplant.

3. Fachliche Einarbeitung

Die fachliche Einarbeitung ist ebenfalls ein wesentlicher Teil des Onboarding-Prozesses und beginnt mit einer klaren Einführung in die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des neuen Mitarbeiters. Diese transparente Darstellung hilft dem neuen Teammitglied, seine Rolle im Unternehmen zu verstehen und die Erwartungen an seine Position zu erfassen. Um die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten für die neue Rolle zu vermitteln, sind fachspezifische Schulungen und Workshops unerlässlich.

Sie bieten die Möglichkeit, tiefer in die Thematik einzutauchen und praktische Erfahrungen zu sammeln. Ein strukturierter Onboarding-Plan mit definierten Lernzielen und Meilensteinen ist dabei ein wichtiges Instrument. Durch diese gezielte und strukturierte Vorgehensweise wird sichergestellt, dass die neuen Mitarbeitenden alle Konzepte sowie ihre Rolle verstehen und erfolgreich zum Unternehmenserfolg beitragen können. In unserer Marketingfirma könnte diese Phase des Einarbeitungsplans wie folgt aussehen:

• Woche 3: Der neue Mitarbeiter nimmt an Intensivschulungen teil, die sich auf verschiedene Aspekte des Marketings konzentrieren, wie Marketingstrategien, Suchmaschinenoptimierung (SEO), Social-Media-Marketing und Content-Erstellung.

Diese Schulungen bieten nicht nur theoretisches Wissen, sondern auch praktische Übungen, die unter Anleitung eines erfahrenen Kollegen durchgeführt werden. Auf diese Weise haben neue Mitarbeitende die Möglichkeit, das Gelernte direkt anzuwenden.

• Woche 4: In der vierten Woche wird der neue Mitarbeiter aktiv in laufende Marketingprojekte des Unternehmens eingebunden. Er übernimmt kleinere Aufgabenbereiche und beginnt, eigenständig an Projekten zu arbeiten.

Diese Phase ist entscheidend für die praktische Anwendung der erworbenen Kenntnisse und die Integration des neuen Mitarbeiters in das Team.

4. Betreuung und Feedback

Ein neuer Mitarbeiter beim Onboarding benötigt klare Anweisungen und Unterstützung, um sich schnell in seinem neuen Arbeitsumfeld zurechtzufinden. Begleitung und Feedback über den ersten Arbeitstag hinaus sind daher wesentliche Bestandteile eines erfolgreichen Onboarding-Prozesses. Dem neuen Mitarbeiter wird ein erfahrener Kollege als Mentor zur Seite gestellt, der ihn als Onboarding-Support in den einzelnen Phasen unterstützt und als Ansprechpartner für jegliche Infos, Fragen und Anliegen zur Verfügung steht. Diese individuelle Betreuung hilft dem neuen Teammitglied, sich schneller im Arbeitsumfeld zurechtzufinden und die anstehenden Aufgaben zu meistern.

Wichtig sind auch regelmäßige Feedback-Gespräche mit dem Vorgesetzten oder dem Personalverantwortlichen. Sie bieten die Möglichkeit, Erfahrungen, Fortschritte und mögliche Herausforderungen des Onboarding zu besprechen und den Einarbeitungsprozess kontinuierlich zu verbessern. Durch diesen offenen Dialog können mögliche Schwierigkeiten frühzeitig erkannt und behoben werden.

Basierend auf dem Feedback und den individuellen Bedürfnissen des neuen Teammitglieds sollte der Onboarding-Plan flexibel angepasst werden. Diese Anpassungsfähigkeit stellt sicher, dass der Einarbeitungsplan effektiv auf die persönliche Entwicklung und den Lernerfolg des Mitarbeiters abgestimmt ist. In unserer Marketingfirma sieht diese Phase des Onboarding wie folgt aus:

• Woche 5: Der neue Mitarbeiter führt regelmäßige Feedback-Gespräche mit seinem Mentor, um seine Fortschritte in den Bereichen SEO, Social Media und Content-Creation zu bewerten.

Diese Gespräche helfen, den Onboarding-Plan an die Bedürfnisse und Stärken des Mitarbeiters anzupassen. Zusätzlich kann der Mitarbeiter in dieser Woche an spezialisierten Workshops teilnehmen, um seine Kenntnisse in bestimmten Marketing-Tools oder -Techniken zu vertiefen.

• Woche 6: Zum Abschluss der Einarbeitungsphase nimmt der Mitarbeiter an einer internen Marketingpräsentation teil, bei der er die Ergebnisse seiner bisherigen Projekte vorstellt. Diese Präsentation bietet eine Plattform, um seine Fähigkeiten und seinen Beitrag zum Team unter Beweis zu stellen.

Im Anschluss daran findet ein Gespräch über die weiteren Entwicklungsmöglichkeiten im Marketing statt, in dem Karrierepfade, zukünftige Projekte und mögliche Weiterbildungsmaßnahmen besprochen werden, um den Mitarbeiter langfristig im Unternehmen zu fördern und zu motivieren. Das Onboarding-Programm eines Unternehmens sollte flexibel genug sein, um auf die individuellen Bedürfnisse jedes neuen Kollegen eingehen zu können.

Durch eine Kombination aus strukturierter Einarbeitung, regelmäßigem Feedback und kontinuierlicher Unterstützung kann ein positiver Start im Unternehmen gewährleistet werden. Letztendlich trägt ein erfolgreiches Onboarding zur langfristigen Bindung und Zufriedenheit der Mitarbeiter bei.

Onboarding Maßnahmen: Tipps für einen erfolgreichen Einstieg

Ein guter Onboarding-Prozess braucht mehr als nur einen Schreibtisch und ein Namensschild. Es sind die kleinen und großen Maßnahmen, die darüber entscheiden, ob sich neue Mitarbeitende willkommen fühlen und produktiv starten können. Hier einige Onboarding-Tipps, wie Sie den gesamten Prozess und damit die Mitarbeiterbindung nachhaltig verbessern können:

1. Vorbereitung ist die halbe Miete

Noch bevor die neuen Mitarbeitenden offiziell starten, sollte alles bereit sein: Schreibtisch, Zugänge, Hardware, E-Mail-Adresse – eben die Klassiker auf jeder Onboarding-Checkliste. Aber denken Sie auch an persönliche Details: Eine kleine Willkommenskarte oder ein erstes Kennenlernen im Team per Videocall beim Remote-Onboarding machen oft den entscheidenden Unterschied am ersten Tag.

2. Der erste Tag – mehr als nur ein Rundgang

Der erste Eindruck zählt – und das gilt besonders für den ersten Tag im Unternehmen. Planen Sie eine kleine Einführung des Unternehmens, stellen Sie das Team vor und gehen Sie die wichtigsten Aufgaben für die erste Woche durch. Eine kurze Onboarding-Checkliste hilft dabei, den Überblick zu behalten und wichtige To-Dos während dieser Onboarding-Phase nicht zu vergessen.

3. Struktur gibt Sicherheit

In den ersten Tagen kann leicht das Gefühl aufkommen, im Chaos zu versinken. Ein klarer Fahrplan, der die wichtigsten Phasen des Onboarding-Prozesses abbildet, sorgt für Sicherheit. Nutzen Sie eine Onboarding-Software oder erstellen Sie einen einfachen Onboarding-Guide, damit alle Informationen für die neuen Mitarbeitenden leicht zugänglich sind.

4. Persönliche Betreuung nicht vergessen

Niemand möchte sich in den ersten Wochen allein gelassen fühlen. Bestimmen Sie einen Mentor oder Buddy aus dem Team, der für Fragen immer zur Verfügung steht. Regelmäßige kleine Check-ins – auch spontan – zeigen den neuen Beschäftigten „Wir kümmern uns“ und kann so das Arbeitsverhältnis nachhaltig stärken.

5. Unternehmenskultur erlebbar machen

Prozesse und Aufgaben sind wichtig – aber mindestens genauso wichtig ist es, die Unternehmenskultur in der Onboarding-Phase zu vermitteln. Erzählen Sie Geschichten, teilen Sie Traditionen, lassen Sie neue Kolleginnen und Kollegen echte Eindrücke sammeln. Unternehmenswerte bleiben nicht in PowerPoint-Folien hängen, sondern entstehen im gelebten Miteinander.

6. Onboarding als kontinuierlichen Prozess verstehen

Onboarding endet nicht nach der ersten Arbeitswoche. Planen Sie regelmäßige Feedbackgespräche ein, holen Sie Rückmeldungen ein und passen Sie die Maßnahmen an. Ein flexibler, lebendiger Onboarding-Prozess trägt dazu bei, die Mitarbeiterbindung langfristig zu stärken und sorgt für echtes Unternehmenswachstum.

Abschließende Gedanken

Dies war ein tiefer Einblick in vielseitige Onboarding Maßnahmen und wir hoffen, dass Sie einige umsetzbare Ideen und Tipps für Ihre eigenen Programme gesammelt haben. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie andere Unternehmen ihre neuen Teammitglieder einführen, sehen Sie sich diese Fallstudien an, um zu sehen, wie Moxa Inc., Acer und L’Oréal Adria-Balkan dies tun. Durch das Buchen einer Demo oder das Herunterladen von iSpring Learn’s 30-tägiger kostenloser Testversion können Sie den Komfort eines LMS erfahren und die Auswirkungen auf den Prozess für ein gutes Onboarding neuer Mitarbeiter direkt sehen.

FAQ 

Was ist ein Onboarding-Tool?

Ein Onboarding-Tool oder eine Onboarding-Software unterstützt Unternehmen dabei, neue Mitarbeitende vom ersten Tag an strukturiert ins Team einzubinden. Es organisiert Aufgaben, wichtige Informationen und die Einarbeitung am Arbeitsplatz. Mit einer guten Onboarding-Checkliste und klaren Prozessen sorgt das Tool dafür, dass HR und Personalabteilung alle To-Dos im Blick behalten – und neue Beschäftigte schneller an Bord sind.

Wie lange dauert die Onboarding-Phase?

Die Onboarding-Phase dauert meistens drei bis sechs Monate. In dieser Zeit lernen neue Mitarbeitende Aufgaben, Prozesse und die Unternehmenskultur kennen. Schon in der ersten Woche sollten Arbeitgeber mithilfe einer Onboarding-Checkliste wichtige Informationen bereitstellen. Ein gutes Onboarding unterstützt die Mitarbeiterbindung und sichert einen erfolgreichen Start in die neue Stelle.

Wie schreibt man einen Onboarding-Prozess?

Ein effektives Onboarding-System umfasst vor allem klare Strukturen: Aufgaben definieren, erste Informationen bereitstellen, Checklisten erstellen. Unternehmen sollten schon vor dem ersten Arbeitstag die wichtigsten To-Dos vorbereiten. HR und Führungskräfte sorgen dafür, dass neue Mitarbeitende in der ersten Arbeitswoche gut ins Team eingebunden werden. Eine durchdachte Onboarding-Checkliste hilft, alle Phasen abzudecken und legt den Grundstein für nachhaltige Mitarbeiterbindung.