Onboarding neuer Mitarbeiter: Tipps für die optimale Integration

Das Onboarding neuer Mitarbeiter ist ein Prozess, der sich ständig weiterentwickelt. Noch vor wenigen Jahrzehnten wurde von frisch eingestellten Mitarbeitern erwartet, dass sie lange Zeit und manchmal sogar das ganze Arbeitsleben im neuen Unternehmen bleiben. Aufgrund dieses Paradigmas durchliefen neue Mitarbeiter während ihrer ersten Arbeitstage traditionelle Onboarding-Programme, die hauptsächlich aus einer kurzen Einführung in das Unternehmen, der Vorstellung der wichtigsten Aufgaben und neuen Kollegen, Mitarbeiter und vielleicht einer Rede des Geschäftsführers bestanden, gefolgt von unzähligen Formularen und Papieren aus der HR-Abteilung, die in den nächsten Arbeitstagen für den Arbeitgeber ausgefüllt werden mussten. Klingt nicht so inspirierend, oder?

Heutzutage suchen Arbeitnehmer oft nach etwas weit mehr als nur einem Job in einem Unternehmen und wechseln ihre Arbeitgeber viel häufiger, arbeiten freiberuflich und gehen kürzere Arbeitsverträge und sogar Mini-Karrieren ein, bis sie eine für sie optimale Lösung finden. Die Mitarbeiter haben daher viel mehr Erfahrung mit Onboarding und speziell Onboarding-Prozessen in verschiedenen Unternehmen. Daher sollte es nicht überraschen, dass Gallup herausfand, dass nur 12 % der Mitarbeiter der Meinung sind, dass ihr Unternehmen beim Onboarding gute Arbeit geleistet hat. Auch 43 % der Recruiting-Mitarbeiter stimmten zu, dass „aufgrund ineffektiver Onboarding-Prozesse Zeit und Geld verschwendet werden“.

Es ist also nicht nur ein Problem der Organisationskultur: gutes Onboarding ist essentiell für Unternehmen, um hierbei kein Geld zu verlieren. Wie ein gutes Onboarding gelingt, erfahren Sie in diesem Ratgeber.

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Definition: Was ist Onboarding?

Wir würden Onboarding in Unternehmen und die damit verbunden Onboarding-Prozesse wie folgt definieren:

„Onboarding ist der Mechanismus, mit dem neue Mitarbeiter die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Verhaltensweisen erwerben, um effektive Mitglieder der Unternehmen zu werden und ihre Aufgaben zu erledigen.“

Was sollte beim Onboarding-Prozess neuer Kollegen und Mitarbeiter also berücksichtigt werden? Gibt es eine Art Onboarding-Checkliste für Unternehmen? Diese Definition ist sehr weit gefasst, zeigt aber auch, dass es nicht einen einzigen, unumstritten richtigen Onboarding-Prozess für Mitarbeiter gibt und Onboarding-Konzepte zwischen verschiedenen Unternehmen und ihren letztendlichen Zielen variieren. Aber Dr. Talya Bauer vom SHRM identifizierte die Vier K’s, die einen erfolgreichen Onboarding-Prozess beinhalten muss. Die vier K’s stehen für:

• Konformität bedeutet, neuen Mitarbeitern im Onboarding-Prozess die grundlegenden Unternehmensrichtlinien beizubringen.
• Klärung bezieht sich darauf, sicherzustellen, dass sich die Arbeitnehmer im Onboarding-Prozess ihrer Verantwortung bewusst sind und ihre Rolle und Aufgaben am Arbeitsplatz richtig erfüllen.
• Kultur beinhaltet die Bereitstellung der formalen und informellen Normen des Arbeitgebers und seiner verschiedenen Abteilungen innerhalb des Onboarding-Prozesses.
• Klima bedeutet Beziehungen zu Kollegen und das Gefühl, ein Teil des Teams zu sein.

Aber wie lange dauert der erfolgreiche Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter? Ein Onboarding-Plan für neue Mitarbeiter kann mehrere Arbeitstage, Wochen oder auch länger umspannen. Viele Onboarding-Experten sind sich jedoch einig, dass die durchschnittliche Einarbeitungszeit in einem Onboarding-Prozess für Mitarbeiter mindestens drei Monate dauern sollte. Neunzig Tage sind das absolute Minimum für den Onboarding-Prozess neuer Kollegen, damit diese sich an ihre Rolle im Unternehmen gewöhnen können, sich mental auf ihre Verantwortung einstellen, sich wertgeschätzt und unterstützt fühlen und das Wissen und die Fähigkeiten speziell für ihren neuen Arbeitgeber erwerben, die für die erfolgreiche Erledigung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Entsprechendes Feedback während dieser Phase im Onboarding-Prozess ist entscheidend. Ein erweiterter Onboarding-Prozess kann auch die Zeit verkürzen, bis der Arbeitnehmer produktiv wird, und den ROI für ein Unternehmen in Bezug auf den Mitarbeiter erhöhen.

Onboarding-Plan für neue Mitarbeiter: Deshalb ist er wichtig

Dass neue Mitarbeiter Wissen und Technik an die Hand bekommen müssen, um ihre neue Tätigkeit im Unternehmen ausüben zu können, ist klar. Dafür wurden früher Excel-Tabellen und Checklisten erstellt, um nach und nach die To Dos innerhalb der ersten Tage und ersten Woche abzuhaken. Es gibt jedoch gute Gründe dafür, aus den vielen einzelnen Aufgaben heraus einen strukturierten Onboarding-Prozess zu gestalten. Das Ergebnis ist ein Onboarding-Plan, der neue Mitarbeiter durch mehrere Onboarding-Phasen führt.

Diese Gründe sprechen für einen strategischen Onboarding-Prozess im Unternehmen:

• Effektive Integration: Ein strukturierter Onboarding-Prozess mit all seinen Aufgaben ermöglicht es neuen Mitarbeitern, sich schneller und effektiver in das Unternehmen zu integrieren. Durch klare Anweisungen und Orientierungshilfen können sie sich mit den Unternehmenswerten, -zielen, -prozessen und -strukturen vertraut machen.
• Schnellere Produktivität: Ein gut gestalteter Onboarding-Prozess ermöglicht es Arbeitnehmern, schneller produktiv zu sein. Indem sie frühzeitig Zugang zu den notwendigen Ressourcen am Arbeitsplatz, Schulungen und Informationen erhalten, können sie ihre Arbeit schneller aufnehmen und effizienter arbeiten.
• Mitarbeiterbindung: Ein strukturierter guter Onboarding-Prozess trägt zur Mitarbeiterbindung bei. Wenn neue Mitarbeiter von Anfang an das Gefühl haben, willkommen und unterstützt zu werden, steigt ihre Zufriedenheit, Eigeninitiative, Motivation und ihr Engagement. Dadurch verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie das Unternehmen vorzeitig verlassen.
• Kulturelle Integration: Der Onboarding-Prozess bietet die Möglichkeit, neue Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen und erste Networking-Möglichkeiten zu geben. Dieser Onboarding-Prozess beinhaltet das Verständnis der Werte, Normen, Verhaltensweisen und der Arbeitsweise des Unternehmens, die beispielsweise durch einen Guide lebhaft vermittelt werden. Dadurch können sich neue Mitarbeiter besser anpassen und ihre Arbeit in Übereinstimmung mit der Unternehmenskultur ausführen.

• Reduzierung von Fehlern: Ein strukturierter Onboarding-Prozess hilft dabei, Missverständnisse und Fehler zu minimieren. Durch klare Kommunikation von Erwartungen, Richtlinien und Verfahren können neue Mitarbeiter ihre Aufgaben besser verstehen und ausführen.

Wer also in einem gutem Onboarding-Prozess die verschiedenen Ebenen einer Einarbeitung mitdenkt, erleichtert allen Beteiligten diese Phase.

Phasen eines Onboarding-Programms

Wie beginnt der Onboarding-Prozess – und wie endet er? Lassen Sie uns einen detaillierten Blick auf die verschiedenen Phasen des Onboarding-Prozesses werfen und darauf, welche Inhalte Sie in jeder Onboarding-Phase berücksichtigen sollten. Das Folgende ist eine Art Onboarding-Checkliste für Startups wie auch für große, etablierte Unternehmen.

Vor seinem ersten Arbeitstag

Bevor der Onboarding-Prozess beginnt, startet eigentlich schon vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn und Eintreffen am Arbeitsplatz eine entscheidende Phase des Onboarding-Prozesses. Es ist wichtig, die Erfahrungen bei der Integration neuer Mitarbeiter im Unternehmen von Anfang an positiv zu gestalten – und das bedeutet, ihre Erwartungen und ihr Komfortniveau festzulegen, bevor sie überhaupt das Büro am ersten Tag betreten. Idealerweise wird dies bereits vom HR-Verantwortlichen während des Recruitings mit dem Kandidaten besprochen.

Erwägen Sie als Unternehmen vor dem ersten Tag folgende Onboarding-Maßnahmen und berücksichtigen Sie diese in Ihren Checklisten für einen gelungenen Onboarding-Prozess:

• Senden: Senden Sie vor dem ersten Tag alle für den Onboarding-Prozess erforderlichen Dokumente elektronisch, damit der neue Mitarbeiter diese vorab ausfüllen kann – noch besser, wenn Sie E-Signaturen nutzen können. Beispiele für diese Art von Dokumenten können rechtliche und Vertragsdokumente wie der Arbeitsvertrag, Mitarbeiterhandbücher, Parkausweise für den ersten Tag und alle zusätzlichen Informationen sein, die sich der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz ansehen sollte.
• Planen: Planen Sie in einem Plan für die Einarbeitung, was in der ersten Woche des Onboardings-Prozesses und darüber hinaus passieren wird – dies kann auch eine 3-monatige Roadmap für den neuen Kollegen beinhalten. Diese Onboarding-Checkliste sollte mit der vertraglich vereinbarten Probezeit synchronisiert sein.
• Vorbereiten: Bereiten Sie den Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters, seine Tools und andere wichtige Ressourcen vor dem ersten Tag vor. Wenn der neue Mitarbeiter am ersten Arbeitstag im Unternehmen ankommt und seinen Laptop, sein Firmenhandy und seinen Schreibtisch einsatzbereit vorfindet, vermittelt dies einen großartigen ersten Eindruck, der den Ton für die Beziehung angibt. Selbst wenn der Arbeitnehmer ein freiberuflicher Mitarbeiter ist oder Hot-Desk-Arrangements nutzt, trägt dies wesentlich dazu bei, dass er sich willkommen und produktiv fühlt. Diese To Dos können sehr gut über eine Onboarding-Checkliste abgearbeitet werden. Bereiten Sie auch die Kollegen in bestehenden Teams auf den Onboarding-Prozess vor. Informieren Sie die Kollegen über den Namen, die Rolle und andere wichtige Details des neu eingestellten Mitarbeiters. Wenn die Kollegen im Voraus wissen, dass sie im Zuge des Onboarding-Prozesses vorbeikommen werden, um einen neuen Mitarbeiter vorzustellen, werden sie sich eher Zeit nehmen, freundlich sein und den Neuen willkommen heißen.

• Treffen: Planen Sie für den neuen Mitarbeiter innerhalb des Onboarding-Prozesses Kennenlerntreffen mit den wichtigen Ansprechpartnern während der ersten Tage. Die direkte Begegnung mit Menschen, die für den Arbeitserfolg des neuen Mitarbeiters entscheidend sind, bereits während des Onboarding-Prozesses öffnet die Tür für die zukünftige Kommunikation und den neuen Mitarbeiter im Team zu integrieren. Dies sollte alle Vorgesetzten, Teammitglieder und Kollegen aus anderen Teams einschließen.

An seinem ersten Arbeitstag

Und nun beginnt der Onboarding-Prozess auch für den neuen Kollegen: Der erste Tag am neuen Arbeitsplatz bedeutet für den neuen Mitarbeiter eine neue Phase und kann sowohl stressig als auch aufregend sein. Befolgen Sie daher diese Schritte, damit sich Ihr neuer Mitarbeiter wohl fühlt:

1. Machen Sie eine allgemeine Ankündigung in dem Team, Geschäftseinheit, etc., zu der Ihr neuer Mitarbeiter gehören wird. Es ist ein guter Moral-Booster und eine Möglichkeit, die Kollegen in der Abteilung zusammenzubringen und das neue Mitglied vorzustellen. Um die übrigen Informationen zu teilen, senden Sie eine Gruppen-E-Mail an die breitere Community mit kurzen Details über den neuen Mitarbeiter, seine Rolle bzw. Aufgaben und ein paar Hintergrundinformationen, die als Aufhänger für erste Gespräche zwischen neuen Kollegen dienen können.

2. Führen Sie eine Tour durch. Die sollte alle Grundlagen wie den Standort der Toiletten, wo die einzelnen Abteilungen zu finden sind, Parkplätze, Pausenräume und Mittagspausen abdecken. Das ist für den neuen Mitarbeiter auch ein guter Zeitpunkt im Onboarding-Prozess, um die neuen Kollegen im Team informeller kennenzulernen.

3. Stellen Sie den Zeitplan für die erste Woche vor. Nehmen Sie sich Zeit, um sich ohne Ablenkungen zusammenzusetzen und auf Basis des Plans für die Einarbeitung ein ernstes Gespräch darüber zu führen, wie die erste Woche aussehen wird, damit der neue Mitarbeiter weiß, was ihn am neuen Arbeitsplatz erwartet. Um all dies zu verwalten, bietet iSpring Learn als Software-Lösung eine Kalenderfunktion an: auf einem einzigen Bildschirm kann man alle geplanten Schulungsaktivitäten sehen. Anstatt seinen Schulungsplan, Anwesenheitsberichte und andere wichtige Informationen über mehrere Dateien, Tabellenkalkulationen und Aufgabenlisten suchen zu müssen, organisiert die Kalenderfunktion von iSpring Learn alle wichtigen To Dos eines Onboarding-Prozesses auf einer einzigen Registerkarte.

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4. Weisen Sie ihm einen Mentor zu. Nominieren Sie einen hochrangigen Kollegen aus dem Team, zu dem der neue Mitarbeiter während des Onboarding-Prozesses gehören wird, um ihn über die Besonderheiten und die Arbeitsweise seines neuen Arbeitgebers zu coachen. Die genaue Rolle eines Mentors liegt ganz bei den Bedürfnissen des Unternehmens, umfasst jedoch in der Regel alles von unternehmensweiten Richtlinien und Verfahren bis hin zur Durchführung wesentlicher täglicher Aufgaben. Auch diese Aufgaben lassen sich auf einer Onboarding-Checkliste sehr gut abbilden.

In seiner ersten Woche

Es ist wichtig, in dieser Phase des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses den neuen Mitarbeiter nicht zu überfordern. Es ist wichtig, den Onboarding-Prozess zeitnah abzuschließen, aber Sie möchten auch, dass Ihr neuer Mitarbeiter bei seinen Aufgaben produktiv ist und sich an seinem Arbeitsplatz eingewöhnt.

• Tipp 1: Gehen Sie im Onboarding-Prozess wichtige Verfahren, Regeln, Prozesse und Standards durch. Zu behandeln wären hier Regeln und Vorschriften für die Nutzung von Internet und sozialen Medien, E-Mail-Kommunikation und Zeit für Pausen als auch spezielle Punkte bezüglich seiner Probezeit.
• Tipp 2: Stellen Sie die Unternehmenskultur vor. Hoffentlich hat der Arbeitnehmer durch die am ersten Tag kommunizierten Inhalte ein allgemeines Verständnis der Vision, Mission, Ziele und Werte des Arbeitgebers. Jetzt ist es an der Zeit, all dies mit Ihrer Unternehmenskultur in Verbindung zu bringen und ihm zu helfen, zu verstehen, wie die Kultur im Zusammenhang steht mit dem Produkt oder der Dienstleistung, die Sie anbieten.
• Tipp 3: Stellen Sie Anleitungen zum Einrichten bereit. Von dem Einrichten seiner E-Mail und seines Computers bis hin zu wichtigen Prozessen und Plattformen, die Ihr Team verwendet, hat jedes Unternehmen seine eigene Vorgehensweise. Daher ist eine Kurzanleitung, die er griffbereit in seinem Arbeitsbereich findet, eine großartige Idee, um ihn während des Onboarding-Prozesses zu unterstützen.
• Tipp 4: Erstellen Sie eine Arbeitsmappe. Erstellen Sie im Rahmen des Plans für die Einarbeitung eine Arbeitsmappe, die Meilensteine enthält, wo er an Tag 5, Woche 2 und am Ende von Monat 1 sein sollte. Geben Sie Ihrem neuen Mitarbeiter konkrete Meilensteine für die verschiedenen Phasen des Onboarding-Prozesses, die er erreichen muss, so dass er seine Zeit planen kann, aber auch entsprechendes Feedback erhält.
• Tipp 5: Skizzieren Sie den Einarbeitungsprozess. Machen Sie den neuen Mitarbeiter im Onboarding-Prozess damit vertraut, wie Schulungen im Unternehmen funktionieren und was von ihm erwartet wird. An dieser Stelle können Sie Schulungsmaterialien oder Module zur Verfügung stellen, die er innerhalb der ersten Woche und auch in zukünftigen Onboarding-Phasen absolvieren muss, und ihn über HR-Verantwortliche oder andere Ansprechpartner für die Einarbeitung informieren. Dieser Prozess sollte integriert sein mit der vertraglich vereinbarten Probezeit.
• Tipp 6: Beginnen Sie mit der Einarbeitung. Der zweite Tag ist ein guter Zeitpunkt, um mit den Schulungen zu beginnen.
• Tipp 7: Checkpunkt am Ende der Woche. Nachdem Sie dem neuen Mitarbeiter Zeit gegeben haben, sich an das Büro, den Arbeitsplatz, seine neuen Kollegen und seinen Mentor zu gewöhnen, nehmen Sie Kontakt mit ihm auf, um sicherzustellen, dass er sich wohl fühlt und die Dinge in einem angemessenen Tempo erlernt. Das Ende der ersten Woche ist innerhalb des Onboarding-Prozesses ein guter Zeitpunkt, um zu besprechen, wie der nächste Monat verlaufen soll, was Sie von ihm erwarten, wo er sich nach Ablauf dieser Onboarding-Phase befinden sollte und für ein erstes Feedback. Nun sollten auch alle Formalitäten rund um den Arbeitsvertrag erledigt sein.
• Tipp 8: Planen Sie einen 2-wöchigen Check-in ein. Setzen Sie dies gegen Ende der ersten Woche auf die Agenda des Onboarding-Prozesses und es wird sowohl für Sie als auch für den neuen Kollegen ein Meilenstein in dieser Phase des Onboarding-Prozesses sein, bei dem auch beiderseitiges Feedback ausgetauscht wird.
• Tipp 9: Ermutigen Sie ihn, aktiv zu werden. Geben Sie Ihrem neuen Mitarbeiter etwas zu tun. Es mag offensichtlich klingen, aber fokussieren Sie sich nicht nur auf den Onboarding-Prozess. Planen Sie einige Stunden pro Tag ein, in denen er bereits in dieser Onboarding-Phase tatsächliche Aufgaben erledigen kann.

In den ersten drei Monaten

Unabhängig davon, wie lange ein Onboarding-Prozess dauert, sollten diese Onboarding-Phase in den ersten drei Monaten berücksichtigt werden.

• Etablieren Sie die Kommunikationswege. Nach dem ersten Monat sollte sich der neue Mitarbeiter in seinem Büro eingewöhnt haben und mitten in der Einlernphase / Probezeit stehen. Finden Sie heraus, was gut läuft und wo er möglicherweise Hilfe und Unterstützung benötigt.
• Geben Sie regelmäßig Feedback. Holen Sie sich während dieser Onboarding-Phase Updates von Kollegen, die eng mit dem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten, und machen Sie bei Bedarf entsprechende Kurskorrekturen, um ihn während der Probezeit innerhalb des Onboardings fortlaufend zu coachen.

• Fördern Sie Unabhängigkeit. Sie haben einen guten Onboarding-Prozess erstellt, das von großartigen Schulungen und einem Bewertungs- und Vorbereitungsprozess unterstützt wird – jetzt ist es an der Zeit, ihn zu ermutigen, dies anzunehmen und eigenverantwortlich weiterzumachen und seine Aufgaben zu erledigen.
• Setzen Sie Leistungsziele. Ziele fördern nicht nur gute Leistungen, sondern auch Engagement, Eigeninitiative und Motivation. Weisen Sie ihm also vor dem ersten geplanten monatlichen Checkpunkt einige Ziele zu, die er innerhalb der ersten 3 Monate des Onboarding-Prozesses erreichen sollte.
• Geben Sie ihm seine erste Leistungsbeurteilung. Nach 90 Tagen (noch während der Probezeit) sollte Ihr neuer Mitarbeiter in dieser Onboarding-Phase ein anständiges Leistungsniveau erreichen. Der Checkpunkt ist ein guter Zeitpunkt, um mit entsprechendem Feedback seine Stärken und Schwächen zu bewerten und zu entscheiden, ob das aktuelle Einarbeitungsprogramm alle seine Bedürfnisse erfüllt.

Maßnahmen für ein erfolgreiches Onboarding im Unternehmen

Nun wissen wir, welche Phasen ein ganzheitlicher, guter Onboarding-Prozess durchlaufen sollte und mit welchen To Dos der Onboarding-Prozess beginnt. Aber welche Maßnahmen gehören eigentlich dazu und eignen sich für die verschiedenen Onboarding-Phasen?

Hier gibt es einen kurzen Überblick über die bewährtesten Onboarding-Maßnahmen:

• Onboarding-Checkliste für den ersten Arbeitstag: Es sollte sichergestellt werden, dass alle notwendigen Vorbereitungen für den ersten Tag des neuen Mitarbeiters getroffen werden. Diese Phase beginnt vor dem eigentlichen Onboarding-Prozess. Dazu gehören das Einrichten eines Arbeitsplatzes, das Bereitstellen von technischer Ausrüstung, das Erstellen von Zugriffsberechtigungen für Systeme und das Bereitstellen von relevanten Unterlagen.

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• Begrüßung: Es sollte eine Person damit beauftragt werden, den neuen Mitarbeiter herzlich zu begrüßen und ihm in den kommenden Tagen als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen.
• Schulung und Weiterbildung: Dem neuen Mitarbeiter sollten Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten angeboten werden, die für seine Rolle und seine berufliche Entwicklung relevant sind. Das können formale Schulungen, Mentorings, E-Learning oder informelle Lernmöglichkeiten sein.
• Einarbeitungsplan: Ein detaillierter Einarbeitungsplan strukturiert die ersten Tage, Wochen und Monate des neuen Mitarbeiters. Der Plan sollte die zu erlernenden Fähigkeiten, geplante Schulungen, Onboarding-Gespräche mit verschiedenen Abteilungen und Meilensteine für die Eingliederung enthalten.
• Mentoring: Auch über die erste Arbeitswoche hinaus sollte dem neuen Mitarbeiter ein Buddy zugewiesen werden, der ihm als Guide bei Fragen, Problemen oder Unsicherheiten im Onboarding zur Seite steht. Ein Mentor kann dabei helfen, die Integration in das Team zu erleichtern und dem neuen Mitarbeiter bei der Navigation im Unternehmen behilflich sein.
• Feedback und Bewertung: Im Einarbeitungsplan sollten regelmäßig kurze Feedback-Gespräche eingeplant sein. In diesen Meetings kann die Entwicklung des Mitarbeiters besprochen werden. Es ist aber auch der Raum, in dem der Arbeitnehmer Fragen stellen und Kritik äußern kann.
• Netzwerk-Events: Die soziale Integration des neuen Mitarbeiters während des Onboarding-Prozesses sollte durch Teamaktivitäten, Teambuilding-Events oder informelle Treffen unterstützt werden. So kann die Person schneller Beziehungen zu neuen Kollegen aufbauen und das Gefühl der Zugehörigkeit stärken.
• Evaluierung des Onboarding-Prozesses: Der Onboarding-Prozess kann regelmäßig evaluiert und überprüft werden. So kann schnell und zeitnahe festgestellt werden, ob er effektiv ist und ob Anpassungen erforderlich sind.

Wichtige Punkte beim Onboarding

Was ist nun wirklich wichtig beim Onboarding? Schulungen sind ein wichtiger Bestandteil für einen guten Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter und bilden den Rahmen für das Lernen, das während dieser Onboarding-Phase und der gesamten Karriere des Arbeitnehmers geboten wird. Schauen wir uns an, wie Sie mit der Schulung für neue Mitarbeiter beginnen können.

Schritt 1. Ein Schulungsprogramm für neue Mitarbeiter entwerfen

Der Inhalt eines Schulungsprogramms für neue Mitarbeiter ist flexibel, lässt sich jedoch im Allgemeinen in zwei Hauptteile unterteilen:

• Globales Training für alle neuen Mitarbeiter: Hier können Sie Module zu Unternehmenskultur und Mission, Führungsmannschaft, wichtigen Regeln, Vorschriften, usw. abdecken.
• Spezifische Einarbeitung für eine Mitarbeiterrolle: Dies kann eine grundlegende Schulung zu Kernprozessen und- systemen für eine bestimmte Position umfassen.

Der entscheidende Punkt hierbei ist, dass es zeitaufwändig und teuer sein kann, jeden neuen Mitarbeiter innerhalb eines Onboarding-Prozesses persönlich einzuarbeiten und zu schulen. Dies gilt insbesondere, wenn die Unternehmen groß und die Fluktuation recht hoch ist. Aus diesem Grund verlagern viele Unternehmen Onboarding-Schulungen oder zumindest einen Teil dieses Prozesses online.

Ein asynchrones Schulungsprogramm für neue Mitarbeiter, das E-Learning verwendet, hat viele Vorteile, vor allem, dass es on-demand verfügbar ist, sodass jederzeit darauf zugegriffen werden kann. Es ist auch wiederverwendbar, was bedeutet, dass Sie einen Schulungskurs einmal erstellen und allen neuen Mitarbeitern zur Verfügung stellen, und anpassbar, sodass Sie mehrere Versionen oder Pfade für verschiedene Arten von Mitarbeitern erstellen können.

Hier ist ein Beispiel für ein wichtiges Element eines Eintrittsprozesses, nämlich den Einführungskurs für alle neuen Mitarbeiter, die in ein Unternehmen eintreten:

Schauen wir uns nun ein Beispiel für einen einwöchigen Onboarding-Prozess für Vertriebspositionen an.

Schritt 2. Lernmaterialien erstellen

Wenn Sie neu in der Erstellung von E-Learning-Inhalten sind, kann die Erstellung eines Onboarding-Kurses eine ziemlich herausfordernde Aufgabe sein, die das Engagement eines professionellen Kursentwicklers erfordert. Mit modernen Autorenwerkzeugen können Sie jedoch selbst Online-Kurse erstellen.

Mit der iSpring Suite können Sie beispielsweise auch ohne E-Learning-Hintergrund schöne und ansprechende Kurse erstellen. Die Software-Lösung ist ein voll ausgestattetes und dennoch einfach zu verwendendes Autorenwerkzeugpaket, mit dem Sie folienbasierte Kurse, Quiz, Einarbeitungsvideos und Screencasts, Dialogsimulationen und interaktive Mikrolernmodule erstellen können.

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Sehen wir uns nun Beispiele für gute Onboarding-Komponenten an, die mit der iSpring Suite erstellt und als E-Learning bereitgestellt werden können.

Video

Wie wäre es mit einem professionellen Onboarding neuer Mitarbeiter, bestehend aus Begrüßung und Einführung in das Unternehmen durch den Geschäftsführer oder Vorstandsvorsitzenden? Dies stellt eine persönliche Note dar, die eine Verbindung zum Mitarbeiter herstellt und ihm hilft, die Werte und Ziele Ihres Unternehmens zu verstehen.

Hier ein Best-Practice-Tipp: Sehen Sie, wie Pioneer Human Services, eine gemeinnützige Unternehmen, die Menschen nach der Inhaftierung hilft, sich wieder in die Gesellschaft zu integrieren, ihre neuen Mitarbeiter begrüßt:

Das Video stammt aus dem YouTube-Kanal „Pioneer Human Services“

Folienbasierter Kurs

E-Learning-Kurse können schnell und einfach erstellt und anschließend online bereitgestellt werden. Sie sind ideal, um tiefer in Themen wie Unternehmenskultur, Mission und Grundwerte des Arbeitgebers einzutauchen.

Forever Direct, das regionale Vertriebszentrum von Forever Living Products, einem amerikanischen Marketingunternehmen, das Schönheitsprodukte auf Aloe Vera-Basis herstellt und vermarktet, hat beispielsweise seinen gesamten Einführungskurs für neue Mitarbeiter mit der iSpring Suite erstellt. Dieser Kurs behandelt einige wichtige Themen des ersten Tages wie Werte, Unternehmensregeln, Informationen zu Sicherheit und Gesundheit und Umweltpolitik.

Onboarding-Programm für neue Mitarbeiter bei Forever Direct

Quiz

Beim Onboarding neuer Mitarbeiter ist es wichtig zu überprüfen, ob sie die von Ihnen bereitgestellten Informationen auch verinnerlichen. Dies ist besonders wichtig für Compliance-Informationen, die staatlichen Regeln oder Gesetzen unterliegen können. Der beste Weg, das Wissen Ihrer Mitarbeiter zu überprüfen, sind Quizfragen und Wissenschecks. Es liegt an Ihnen zu entscheiden, inwieweit Sie diese Ergebnisse für die Beurteilungen des neuen Kollegen während der Probezeit nutzen wollen.

Beispielsweise bietet Forever Direct, das wir oben erwähnt haben, neuen Mitarbeitern auch einen Compliance-Kurs an. Nach Abschluss des Kurses müssen die Mitarbeiter an einem Quiz teilnehmen.

Compliance-Quiz erstellt mit iSpring Suite

Interaktives Modul

Ein „Interaktives Modul“ ist eine E-Learning-Komponente, mit der der Benutzer entweder mit der Maus oder durch Wischen auf einem Gerät interagiert. Dies können diskrete, kurze Lektionen oder Teile längerer Module sein, um das Engagement, die Eigeninitiative, Motivation und die Aufnahme von Wissen zu erhöhen. Die manuelle Erstellung von Interaktiven Modulen kann komplex und zeitaufwändig sein, aber die iSpring Suite macht diese mithilfe von Vorlagen und Drag-and-Drop-Buildern sehr schnell und intuitiv.

Hier sind einige Beispiele für das Einbinden von Onboarding-Mikromodulen, die in iSpring erstellt wurden.

Das folgende Modul zeigt, wie das Unternehmen über viele Jahre gewachsen ist:

Schritt 3. Die Inhalte Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen

Nachdem Sie einen Kurs erstellt haben, benötigen Sie etwas, um ihn Ihren neuen Mitarbeitern zu vermitteln. Die naheliegende Lösung ist ein Learning Management System (LMS), das diesen Prozess so einfach wie möglich machen soll. Mit einem LMS wie iSpring Learn können Sie schnell einen Onboarding-Pfad erstellen und zuweisen und die Kurse für Ihre neuen Mitarbeiter einrichten. Testen Sie alle Funktionen von iSpring Learn mit einer kostenlosen 30-tägigen Testphase.

Ein großer Vorteil ist, dass Ihre Mitarbeiter jederzeit und von überall problemlos online auf Schulungen zugreifen können. Für ein individuelles mobiles Erlebnis enthält es eine native App, die sogar den Offline-Zugriff auf Kurse ermöglicht.

Die Möglichkeiten sind endlos und wenn ein LMS mit einem Autorentool kombiniert wird, gibt Ihnen dies wirklich die Flexibilität, erstaunliche gemischte Programme zu erstellen.

Schritt 4. Bewerten und verbessern

Es macht keinen Sinn, einen großartigen Onboarding-Prozess zu erstellen und durchzuführen, wenn Sie nicht verfolgen, wie effektiv es ist. Nichts ist beim ersten Mal perfekt, aber durch die Verwendung der Metriken aus Ihrem LMS in Kombination mit Umfragen und Bewertungen können Sie beginnen, die Effektivität Ihres Programms zu messen und einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu implementieren.

Wichtige LMS-Kennzahlen, die Sie von Ihrem Onboarding-Prozess verfolgen möchten, sind Quiz-Erfolgsquoten, Kursabschlussquoten und Abschlussprozentsätze. Wenn Sie sie alle verwenden, erhalten Sie eine gute Vorstellung davon, wie ansprechend und effektiv Ihr Programm ist. Etwaige Änderungen und Verbesserungen beim Onboarding, sollten dann auch schon bereits während des Recruitings kommuniziert werden.

Abschließende Gedanken

Dies war ein tiefer Einblick in das Onboarding neuer Mitarbeiter und wir hoffen, dass Sie einige umsetzbare Ideen und Tipps für Ihre eigenen Programme gesammelt haben. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie andere Unternehmen ihre Mitarbeiter einführen, sehen Sie sich diese Fallstudien an, um zu sehen, wie Moxa Inc., Acer und L’Oréal Adria-Balkan dies tun. Durch das Herunterladen von iSpring Learn’s 30-tägiger kostenloser Testversion können Sie den Komfort eines LMS erfahren und die Auswirkungen auf den Prozess für ein gutes Onboarding neuer Mitarbeiter direkt sehen.

FAQ

Was ist eine Onboarding-Checkliste?

Eine Onboarding-Checkliste ist eine Auflistung der wichtigsten Aufgaben und Schritte, die während des Onboarding-Prozesses eines neuen Mitarbeiters zu durchlaufen sind.

Wie erstelle ich ein gutes Onboarding Konzept?

Zunächst sollten Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen und unterschiedlichen Rollen eine Auflistung erstellen, die Fragen wie diese beantwortet:

• Welche Anforderungen muss ein neuer Mitarbeiter in Abteilung x erfüllen?
• Welche Kompetenzen muss er mit sich bringen bzw. Im Onboarding erlernen?
• Was muss die Unternehmen ihm dafür zur Verfügung stellen?
• Welche Methoden, Tools und technische Ausstattung wird dafür benötigt?

Aus den Antworten ergibt sich dann die Basis für eine Onboarding-Checkliste, die zum Einarbeiten neuer Mitarbeiter eingesetzt werden kann.