Qualifikationsmatrix: Entdecken Sie die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter

Geschäftsführung, Führungskräfte, Assistenten und Fachkräfte: Eine Organisation lebt von ihren Mitarbeitern. Dabei wird jedem einzelnen davon eine Rolle zugeschrieben, die diese Person zu erfüllen hat. Je mehr Realität und Anforderungen miteinander übereinstimmen, umso besser für das Unternehmen.

Aber wie behalten Personalverantwortliche überhaupt im Blick, wie gut Arbeitnehmer in dem sind, was ihre Stellenbeschreibung an Kompetenzen und Qualifikationen vorgibt? Wie können sie sich eine objektive Meinung darüber bilden? Und genau das ist die Basis für das Erkennen von Schulungsbedarfen und der strategischen Förderung von Talenten. Die Lösung lautet: die Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter.

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Was ist eine Skill Matrix?

Eine Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter (oder auch Personal Matrix, Skill Matrix bzw. Kompetenzmatrix) ist eine tabellarische Übersicht über die vorhandenen Soft Skills, Hard Skills, Kompetenzen, Fähigkeiten und /oder Qualifikationen eines Mitarbeiters. Dabei werden die jeweiligen Fähigkeiten und Kompetenzen anhand einer Skala graduell bewertet, entweder von dem Mitarbeiter selbst, Kunden oder Kollegen aus der Abteilung.

Es können auch Soll- und Ist-Zustände erfasst, verglichen und ausgewertet werden, um Schulungsbedarf rechtzeitig zu erkennen.

Als Vorlage für eine Kompetenzmatrix kann es sich um eine einfache Excel-Tabelle handeln. Für den professionellen Einsatz in HR-Abteilungen empfiehlt sich für eine Personal Matrix aber der Einsatz von spezieller Software. Mit dieser können die Vorgänge und Analysen automatisiert erfolgen.

Mit iSpring Learn erstellen Sie schnell eine Qualifikationsmatrix für alle Mitarbeiter und automatisieren den Prozess der Bewertung und Evaluation. Damit erleichtern Sie sich den Prozess der Personalentwicklung und können Ihre Personalplanung langfristig und strategisch angehen. Testen Sie iSpring Learn hier für 30 Tage unverbindlich.

Warum ist die Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter wichtig?

Eine Qualifikationsmatrix ist ein immanent wichtiger Teil Ihres Talent Managements. Sie haben jederzeit im Blick, welche Soft Skills, Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen Ihnen innerhalb Ihrer Belegschaft zur Verfügung stehen und erkennen, wo Mitarbeitende Schulungsbedarf haben. Sie können Talente erkennen und fördern und so die Innovationskraft Ihrer Organisation auf ein neues Level heben.

Warum Kompetenzmatrix?

Die Vorteile einer Kompetenzmatrix sind die schnelle Erfassung von Hard- und Softskills, wozu zertifizierbare Qualifikationen genauso dazu gehören wie Komptenzen. Verwenden Sie als Vorlage für die Kompetenzmatrix eine geeignete Software, kann die Qualifikationsmatrix automatisiert werden und verschiedene Verantwortliche können darauf zugreifen.

Je nachdem, wie stark die Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter in das operative Geschäft integriert wird, ergeben sich vielseitige Anwendungsfelder.

1. Mit einem Blick Schulungsbedarfe erkennen

Es gibt Qualifikationen und Fähigkeiten, die für die korrekte Ausübung eines Jobs wichtig sein können. Hierzu gehört insbesondere aktuelles Wissen in sensiblen Bereichen wie etwa Datenschutz und Data Governance. Über die graduelle Bewertung von Kompetenzen können fehlende oder zu schwach ausgebildete Fähigkeiten schnell erkannt werden. Dazu können sich Mitarbeiter in der Personal Matrix regelmäßig selbst bewerten oder schulungsrelevante Inhalte über ein Quiz abgefragt werden. Fällt ein Mitarbeiter unter eine relevante Punkteanzahl, kann Schulungsbedarf bestehen.

In Konzernen und Organisationen mit vielen Mitarbeitern bieten Qualifikationsmatrizen die Möglichkeit, die Entwicklung von Mitarbeitern ohne erhöhten Arbeitsaufwand im Blick zu behalten. Wird eine Software genutzt, die neben der Qualifikationsmatrix auch als eLearning-Plattform Anwendung findet, kann Mitarbeitern mit Schulungsbedarf innerhalb der Software die passende Online-Schulung zugewiesen werden.

2. Talent Management: Fördern Sie die Richtigen

Jede Organisation profitiert von Mitarbeitern, die das Unternehmen durch ihr Profil nach vorne bringen. Das können Fähigkeiten wie Innovationskraft, ein strategisch ausgefeiltes Projektmanagement oder enormes Know How in einem unternehmensrelevanten Themenbereich sein.

Solche Personen können Unternehmen einkaufen. Aber es gibt auch herausragende Mitarbeiter, die mit der richtigen Förderung zu solchen Leistungsträgern der Organisation werden könnten.

Um diese klugen Köpfe identifizieren zu können, können Personalverantwortliche die Skill Matrix nutzen. Mit der gezielten Analyse über einen längeren Zeitraum können Stärken, außergewöhnliche Fähigkeiten zunehmende Kompetenzen oder der Ausbau der Soft Skills verfolgt werden.

Aufgabe des Talent Managements ist es dann, die richtigen Maßnahmen wie etwa Schulungen, Traineeprogramme oder Mentoring-Angebote einzuleiten, um den jeweiligen Mitarbeiter zu fördern und zu fordern. So können Organisationen wertvolle Leistungsträger an das Unternehmen binden und die Loyalität stärken.

3. Projektmanagement: Wer ist die passende Fachkraft?

Insbesondere in Projekten werden agile Arbeitsmethoden wie Scrum angewendet. In diesem agilen Umfeld werden Entscheidungen schnell getroffen, Bedarfe ebenso schnell erfasst und angefordert. Das Arbeiten in solchen Konstellationen ist fluid, Teams verändern sich, je nachdem, welche Anforderungen und Kompetenzen es für ein neues Thema braucht. Hier ist eine Qualimatrix sehr hilfreich.

Für ein neues oder sich veränderndes Projekt braucht es einen Mitarbeiter mit Spanisch-Kenntnissen oder eine Person mit außergewöhnlichem Verhandlungsgeschick.

Es reicht ein Blick in die Skill Matrix, um die Personen zu identifizieren, die mit ihren Kompetenzen eine echte Bereicherung für das Projekt wären. Insbesondere in großen Unternehmen ist eine solche Software, über die agil und schnell Projektteams zusammengestellt werden kann, eine enorme Entlastung. In international agierenden Unternehmen ist sie nahezu unverzichtbar.

4. Personalentwicklung: So viele Skills stecken in unserer Organisation 

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, entsteht immer ein Vakuum. Mit der Person gehen zumeist auch unweigerlich seine Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen. Je mehr Verantwortung dieser Mitarbeiter getragen hat, umso größer ist die Lücke. Nun kann natürlich ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden, der auf die jeweilige Rolle passt.

N.B.: Vielleicht hat die Personalabteilung bei der Stellenbeschreibung für die Leitung der Marketingabteilung etwas vergessen: Vielleicht haben die HR-Mitarbeiter nicht nach Programmierkenntnissen gefragt. Aber die ehemalige Leitung hatte hier Spezialwissen, was in den vergangenen Jahren zu einer enormen Erfolgssteigerung führte, da die Marketingleitung wusste, wie sie beispielsweise Social Media Software, Suchmaschinenoptimierung und automatisierte Prozesse im Marketing nutzen kann. Aber dass es genau diese spezielle Qualifikation war, die den Erfolg der Abteilung vorantrieb, wurde nicht sichtbar, weil das Mess- und Analyseinstrument in Form einer Qualimatrix fehlte.

Eine Kompetenzmatrix kann solche entscheidenden Unterschiede und Besonderheiten von Mitarbeitern sichtbar machen, die in jeder klassischen Rollenbeschreibung untergehen. Geht dann ein Mitarbeiter, werden in einer Kompetenzmatrix solche Verluste sichtbar und es kann festgestellt werden, wie die fehlenden Fähigkeiten in einer Abteilung oder einem Team ausgeglichen werden können.

5. Bewerbermanagement: Finden Sie den Richtigen für den Job

Was für die Personalentwicklung gilt, ist auch für das Bewerbermanagement essentiell.

Wird neues Personal gesucht, kann eine Skill Matrix dabei helfen, die Fähigkeiten und Qualifikationen zu benennen, die ein Bewerber für die zu besetzende Stelle mitbringen muss.

Hier ist auch eine optimale Verbindung mit dem Projektmanagement möglich: Projektverantwortliche können in einem ersten Schritt ganz genau definieren, welche Hard- und Soft Skills für das jeweilige Projekt benötigt werden. Über die Software, die wie eine Datenbank funktioniert, kann in einem ersten Schritt nach vorhandenem Personal in der Organisation geschaut werden, die die Voraussetzungen erfüllen. Ist das nicht der Fall, wird nach externen Bewerbern gesucht.

Wie erstelle ich eine Skill Matrix?

Um eine Qualifikationsmatrix zu erstellen, braucht es nicht sehr viel. Als Vorlage für eine Kompetenzmatrix reicht zum Beispiel eine Excel-Tabelle. Jeder Mitarbeiter erhält eine Zeile, in der Spalte wird die jeweilige Kompetenz benannt. Nun erhält jeder Mitarbeiter einen Wert für die jeweilige Kompetenz.

Schritt 1: Erstellen einer Qualifikationsmatrix

Die Basis jeder Kompetenzmatrix sind die Hard und Soft Skills, die abgefragt werden sollen.

Es hängt auch von der Größe des Unternehmens ab, wie tiefgehend die Qualifikation und sozialen Fähigkeiten analysiert werden sollen.

Besonders wichtig ist diese Bewertung in großen Unternehmen. Sollen Mitarbeiter hier auf Projekte verteilt werden und macht die Organisationsstruktur es möglich, dass Arbeitnehmer in Abteilungen und Teams flexibel eingesetzt werden, braucht es einen aussagekräftigen und detaillierten Überblick über Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen.

N.B.: Benennen Sie die Fähigkeiten so spezifisch wie notwendig. Wählen Sie Oberkategorien aus und finden Sie Unterbegriffe, gehen Sie also vom Allgemeinen zum Speziellen. So kann „Managementfähigkeit“ ein Oberbegriff sein, der sich in weitere Kategorien wie „Planen und Organisieren“, „Supervision“, „Teamentwicklung“ und „Führen“ untergliedert.

Eine andere Herangehensweise beim Erstellen einer Qualifikationsmatrix ist die Perspektive auf spezifische Fähigkeiten und Kompetenzen, die für eine Rolle benötigt werden. Befragen Sie dafür Führungskräfte, die Ihnen eine Liste mit den jeweiligen Fähigkeiten und Kompetenzen für Rollen in ihren jeweiligen Teams und Abteilungen geben.

So können Skill-Sets für Anfänger, Senior, Mittelstufe und Fortgeschrittene festgelegt werden.

2. Erstellen eines Bewertungssystems

In einer Excel-Tabelle macht es sich am einfachsten, für die jeweiligen Fähigkeiten Punkte von 1 bis 10 zu vergeben. Was passiert aber, wenn mehrere Personen die Fähigkeiten von Mitarbeitern bewerten? Dann müsste die Excel-Tabelle relativ aufwändig programmiert werden, um aus allen Bewertungspunkten den Durchschnitt zu errechnen.

Noch aussagekräftiger sind Zuschreibungen, die anhand der graduellen Bewertungen von einer oder mehrerer Personen getroffen werden. So können Personalverantwortliche sicher sein, dass alle Personen, die die Bewertung vornehmen, ein klares Bild davon haben, was die vergebenen Punkte bedeuten.

Bewusstsein (1 Punkt): Die Person hat Basiswissen zu einem Thema, es jedoch noch nicht angewendet.

Anfänger (2 Punkte): Das vorhandene Wissen oder die Fähigkeit wurde schon einmal angewendet. Dabei braucht die Person jedoch noch Unterstützung.

Profi (3 Punkte): Der Mitarbeiter hat ausreichendes Wissen und die notwendigen Skills, um selbstverantwortlich zu arbeiten und andere Mitarbeiter in dem jeweiligen Bereich anzuleiten.

Experte (4 Punkte): Es ist soviel Erfahrung vorhanden, dass die Person andere Mitarbeiter oder Kunden in diesem Bereich coachen und beraten kann. Handelt es sich um Hard Skills, können auch offizielle Zertifizierungen vorliegen.

Führender Experte (5 Punkte): Die Person kann den Themenbereich überblicken und Zusammenhänge zu anderen Themen und Entwicklungen erkennen. Sie teilt ihr Wissen proaktiv, indem sie zum Beispiel Vorträge hält, Bücher schreibt oder einen Blog betreut.

Sollen über eine Qualifikationsmatrix für Mitarbeiter insbesondere Soft Skills bewertet werden, müsste eine solche Auswertungsgrundlage noch einmal angepasst werden. Zudem sollten die Begrifflichkeiten möglichst eindeutig sein und in deutscher Sprache angegeben werden. Bei Anglizismen tauchen schnell Schwierigkeiten in der exakten Deutung auf.

Schritt 3: Bewerten Sie die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter

Eine Excel-Tabelle kann immer nur von einer Person benutzt werden. Um hier nicht durcheinanderzukommen, müssten die unterschiedlichen Bewertungen einer Person gesammelt werden. Zum Bilden des Durchschnitts müssen die Zahlen manuell zusammengeführt und dann in die Tabelle eingegeben werden. Verwenden Sie eine Software, haben alle zugelassenen Personen Zugriff auf das Tool, um die Person zu bewerten. Die Software berechnet den Durchschnitt automatisch.

Von wem die Person bewertet wird, ist eine strategische Entscheidung.

Die Bewertung innerhalb einer Qualifikationsmatrix kann eine regelmäßige Routine sein, um Fortschritte oder Schulungsbedarfe zu analysieren. Sie kann aber auch ad hoc notwendig werden, wenn eine Beförderung ansteht und entschieden werden muss, ob der jeweilige Mitarbeiter das notwendige Wissen und die Fähigkeiten mit sich bringt.

In diesem Video wird erläutert, wie Führungskräfte sich auf Mitarbeitergespräche vorbereiten sollten. Eine Qualifikationsmatrix kann eine große Hilfe dabei sein.

Das Video stammt aus dem YouTube-Kanal „Targetter: Mitarbeiterführung & Executive Coaching“

Was sind Beispiele für Qualifikationen?

Es gibt eine Liste an Schlüsselqualifikationen, die in nahezu jeder Organisation wichtig sind.

• Ergebnisorientiert: Wie fokussiert ist der Mitarbeiter und erreicht er seine Ziele?
• Selbstständigkeit: Kann der Mitarbeiter selbstständig arbeiten und erreicht er seine Ziele allein?
• Teamfähigkeit: Kann die Person im Team arbeiten?
• Kritikfähigkeit: Wie verarbeitet der Mitarbeiter Kritik und setzt er sie auch positiv um?
• Produktivität: Wie produktiv ist die Person gemessen an messbaren Punkten?
• Qualität: Wie qualitativ sind die Ergebnisse des Mitarbeiters?
• Belastungsfähigkeit: Kann die Person unter Druck arbeiten und wie belastungsfähig ist sie in kritischen Situationen und/Verhandlungen?
• Reaktionsfähigkeit: Wie schnell reagiert die Person bei Schwierigkeiten und ist in der Lage, Lösungen zu finden?
• Führungskompetenz: Hat der Mitarbeiter ausreichende Kompetenzen, um andere anzuführen, zu motivieren und Leistungen abzufordern?

Wie organisiere ich eine Skill Matrix mit
iSpring Learn?

Die Möglichkeiten einer Qualifikationsmatrix sind enorm. Es gilt: Je mehr Optionen die Software in Analyse und Auswertung zulässt, umso stärker kann sie in das operative Geschäft einer Organisation integriert werden. Talent- und Personalentwicklung, Bewerber-Assessment, Projektmanagement und vieles mehr: Hier kann mit der Skill Matrix als Datenpool gearbeitet werden, um schnelle Entscheidungen zu treffen.

Was hier aber auch klar wird: Eine einfache Excel-Tabelle als Vorlage für eine Kompetenzmatrix kann diese vielfältigen Aufgaben nicht lösen. Zudem ist die Pflege einer solchen manuellen Qualifikationsmatrix extrem aufwändig. Für mittelständische Unternehmen mit einer dreistelligen Belegschaftsgröße und größere Organisationen sollten professionelle Lösungen wie iSpring Learn genutzt werden.

Erfahren Sie hier, wie Sie die Software als Qualifikationsmatrix nutzen können.

1. Legen Sie die Bewertungsziele fest

Im ersten Schritt machen Sie sich klar, für welche Rolle Sie Kompetenzen abfragen möchten. Dabei lassen sich zwei Strategien unterscheiden:

Ist-Zustand eines Mitarbeiters

Sie legen die Kompetenzen fest, die ein bestimmter Arbeitnehmer in seiner aktuellen Rolle haben sollte. Sie können anschließend bei seinen Vorgesetzten oder der Geschäftsführung Bewertungen einholen und anhand der Ergebnisse feststellen, ob die Person ihren Job gut macht, es Förder- oder Schulungsbedarf gibt.

Soll-Zustand eines Mitarbeiters

Es ist eine Führungsposition neu zu besetzen und Sie legen anhand objektiver Kriterien fest, welche Kompetenzen, Qualifikationen, Fähigkeiten und Soft Skills die Person mitbringen sollte. Sie sehen für die Besetzung dieser Stelle eine Mitarbeiterin vor, die auch Interesse an dieser leitenden Position hat. Nun fragen Sie bei relevanten Kollegen und Führungskräften ab, ob diese die Qualifikationen und sozialen Kompetenzen der Mitarbeiterin für ausreichend halten, um die Führung zu übernehmen.

In diesem Schritt legen Sie fest, welche Fragen bzw. zu bewertende Skills und Kompetenzen Sie abfragen möchten. Dabei können Sie auch Unterkategorien festlegen. So kann abgefragt werden, wie die Führungsqualitäten eines Mitarbeiters insgesamt zu bewerten sind. In Subkategorien können Sie sich aber auch ein differenziertes Bild machen, in dem Sie genauer auf Führungsqualitäten wie Kommunikation, Delegieren oder empathisches Verhalten eingehen.

In der iSpring Learn Software können individuelle Bewertungskriterien angelegt werden.

2. Bereiten Sie eine Bewertungsskala vor

Nun legen Sie fest, wie die Bewertungsskala aussehen wird. Gängig sind Zahlenskalen von 1 bis 5 oder 1 bis 10, wobei höhere Zahlen eine steigende Zustimmung bedeuten. Für eine bessere Vergleichbarkeit sollten innerhalb der Qualifikationsmatrizen möglichst alle Mitarbeiterbewertungen nach denselben Richtlinien durchgeführt werden.

3. Durchführung der Bewertung

Sind die Bewertungskriterien festgelegt, können Sie mit wenigen Mausklicks mehrere Personen dazu einladen, eine Bewertung vorzunehmen. Das können Mitglieder der Geschäftsführung, Führungskräfte, Kollegen aus der Abteilung, sogar Kunden und auch die zu bewertende Person selbst sein. Der enorme Vorteil von iSpring Learn: Die Befragungen werden anonymisiert durchgeführt, so dass nur die für die Auswertung verantwortliche Person die individuellen Bewertungen einsehen kann.

Verantwortliche haben einen Überblick über den Fortschritt des Bewertungsprozesses

4. Ergebnisse der Bewertung liegen vor

Wurden alle Bewertungen durchgeführt, erhalten Personalverantwortliche einen Bericht, in dem die Stärken und Schwächen kommuniziert und auch Schulungs- und Förderbedarfe empfohlen werden.

Detaillierte Bewertungsmaßstäbe sind die Grundlage für ein facettenreiches Ergebniss

Es gilt: Je detaillierter die Bewertungsabfrage war, desto detaillierter und aussagekräftiger ist der Bericht. Solche Auswertungen bilden eine optimale Grundlage, um weitere Schritte einzuleiten oder ein Entwicklungsgespräch mit dem jeweiligen Mitarbeiter vorzubereiten.

In der visuellen Darstellung werden Stärken und Schwächen optimal sichtbar.

Fazit

Es wurde nun deutlich, welches enorme Potenzial eine Qualifikationsmatrix hat. Aber es ist auch klar, dass es ein großer Aufwand ist, eine solche Skillmatrix manuell zu erarbeiten und zu pflegen – für eine Vielzahl an Mitarbeitern. Deshalb empfiehlt es sich, in einem ersten Schritt die individuellen Bedarfe und Anwendungsfelder in der Organisation herauszuarbeiten, um anschließend eine professionelle Lösung zu nutzen.

iSpring Learn ist eine solche Software, die äußerst flexibel in den Einstellungen ist, automatisierte Prozesse gewährleistet und mit der sich schnell Updates durchführen lassen. Lernen Sie iSpring Learn kennen, nutzen Sie dazu unser kostenlose 30-tägige Testversion. Haben Sie Fragen zur Software? Dann treten Sie gern mit uns in Kontakt.