Personalentwicklungsmaßnahmen gehören heute zu den wichtigsten Werkzeugen von zukunftsorientierten Unternehmen. Die Mitarbeiter sind mit ihrer Innovationskraft, ihrer Motivation und ihren individuellen Qualifikationen nämlich ein wesentlicher Pfeiler des Unternehmenserfolgs. Während die Märkte sich unaufhörlich verändern und die Konkurrenz sich mittlerweile auch auf internationalem Terrain ausgebreitet hat, ist die Menpower am arbeitsplatz das wichtigste Unterscheidungskriterium. Deshalb sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter mit gezielten Maßnahmen zur Personalentwicklung unterstützen.
Ein wertvolles Tool für HR-Abteilungen sind iSpring-Produkte: Mit ihnen lassen sich die Planung, Umsetzung und Evaluation von Personalentwicklungsmaßnahmen digitalisieren und automatisieren.
Was sind Personalentwicklungsmaßnahmen?
Die Personalentwicklung ist ein wichtiges und ganzheitliches Instrument im Personalwesen. Es umfasst alle Maßnahmen, mit denen Mitarbeiter in ihren Kompetenzen, Fähigkeiten und Qualifikationen gefördert werden. Damit sind zum einen fachliche Kompetenzen am Arbeitsplatz , aber auch methodische und soziale Fähigkeiten gemeint. Denn heute zählen neben Fachwissen auch die Fähigkeiten zum reflektieren Arbeiten, Kollaboration und das Agieren in einem diversen Arbeitsumfeld. Wer es versteht, ein gutes und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen, ebnet damit den Weg zum Erfolg und stärkt die Arbeitgebermarke. Deshalb sind Personalentwicklungsmaßnahmen ein wichtiges Instrument für zukunftsfähige Unternehmen. Zudem sind Maßnahmen zur Personalentwicklung wichtig, um Inhouse neue Talente und zukünftige Leistungsträger zu fördern. Dieser spezielle Teil der Personalentwicklung nennt sich Talent Management. Wer es versteht, sich einen Pool an Talenten zu erarbeiten, kann auch in Zeiten des Fachkräftemangels langfristig planen und Kosten im Recruiting einsparen.
Ziele der Personalentwicklung: Nachhaltiger Erfolg durch Bildung
Was sind also die Ziele von Maßnahmen für Personalentwicklung? Es ist eine langfristige Recruiting-Strategie, um möglichst zu jeder Zeit die besten Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben und Positionen im Unternehmen parat zu haben. Im Einzelnen erhalten Unternehmen die folgenden Vorteile, wenn sie auf strategische Maßnahmen in der Personalentwicklung setzen:
- Langfristige Sicherung des Mitarbeiterbestands
- Möglichst hochqualifizierte Mitarbeiter mit ausgeprägten fachlichen, methodischen, sozialen und persönlichen Fähigkeiten
- Interne Förderung von Nachwuchsführungskräfte
- Optimierung von Effizienz und Wirtschaftlichkeit
- Behauptung in der VUCA-Welt durch ständige Optimierung des Wissensstandes aller Mitarbeiter
- Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Maßnahmen zur Förderung der individuellen Stärken und Interessen
- Erhöhung der Mitarbeiterbindung
- Identifizierung von Fehlbesetzungen
- Einsparen von Kosten im Recruiting
Die Vorteile von Maßnahmen zur Personalentwicklung sind also enorm und bergen für Unternehmen in allen Größen große Vorteile. Aber auch Mitarbeiter profitieren von den Maßnahmen:
- Kontinuierlicher Ausbau von Wissen und Qualifikationen
- Förderung von ungenutztem Potenzial
- Übernahme von mehr Verantwortung durch Erweiterung des Aufgabenfeldes und Übernahme von Führungsverantwortung
- Steigerung des Arbeitnehmerwertes in Unternehmen und auf dem Arbeitsmarkt
- Verbesserung der Karrieremöglichkeiten
- Verbesserung der Verhandlungsposition
Beispiele für bewährte Personalentwicklungsmaßnahmen
Welche Maßnahmen zur Personalentwicklung in Frage kommen bestimmt zum einen die Position des Mitarbeiters und zum anderen das Ziel der Personalentwicklungsmaßnahme. Es lassen insgesamt vier Maßnahmen voneinander unterscheiden, die hier vorgestellt werden.
„On the Job“: Maßnahmen am Arbeitsplatz
Hierunter fallen alle Maßnahmen der Personalentwicklung, die direkt im Arbeitsprozess durchgeführt werden.
Zu diesen Maßnahmen zählen:
- Job Enrichment: Mitarbeiter erhalten mehr Gestaltungsmöglichkeiten und Verantwortung. Dies kann beispielsweise im Rahmen einer Förderung von zukünftigen Führungskräften geschehen.
- Job Rotation: Mitarbeitern wechseln den Arbeitsplatz innerhalb von vorgegebenen Zeiträumen, um andere Arbeitsbereiche besser kennen zu lernen.
- Job Enlargement: Mitarbeiter erhalten in ihrem Arbeitsbereich mehr Aufgaben.
Eine besondere On the Job-Methode ist das Onboarding: Damit neue Mitarbeiter möglichst gut im Unternehmen ankommen und sie schnell eingearbeitet sind, können verschiedene sinnvolle Maßnahmen ergriffen werden.
Beispiele für On the Job-Maßnahmen zur Personalentwicklung:
- Coaching durch erfahrene Kollegen
- Mentoringprogramme.
„Off the Job“: Maßnahmen außerhalb der Arbeitszeit
Solche Maßnahmen zur Personalentwicklung finden außerhalb der Arbeitszeit statt. Deshalb ist das Interesse und die Motivation des Mitarbeiters unbedingt eine Voraussetzung für eine solche Personalentwicklungsmaßnahme. So kann sich ein Arbeitnehmer entscheiden, ein Abendstudium zu beginnen oder sich in Absprache mit dem Arbeitgeber zu einem bestimmten Thema fortzubilden.
Beispiele für Off the Job-Maßnahmen zur Personalentwicklung:
- Vorlesungen
- Kurse
- Seminare
- Workshops und Trainings
- Externe Weiterbildungen
Die Organisation solcher PE-Maßnahmen ist aufwändiger als Inhouse-Lösungen und können sowohl für den Mitarbeiter wie auch den Arbeitgeber kostenintensiv sein. Deshalb sollte im Vorhinein unbedingt über das Ziel der Methode, die Vereinbarkeit mit dem Job und die Durchführung der Maßnahme gesprochen werden.
„Near the Job“ Maßnahmen zur Organisationsentwicklung
Solche Maßnahmen zur Personalentwicklung finden während der Arbeitszeit im Unternehmen statt und schenken den Mitarbeitern einen Gestaltungsspielraum. In Formaten wie Lernwerkstätten und Workshops können sich auch Mitarbeiter aus unterschiedlichen Arbeitsbereichen austauschen, Verbesserungsvorschläge für die Zusammenarbeit oder themenspezifische Probleme erarbeiten oder Projekte innerhalb des Unternehmens anstoßen. Es gibt also einen klaren Bezug zur Organisation, aber das Thema einer solchen Maßnahme kann weit gesteckt sein.
Beispiele für „Near the Job“ Maßnahmen:
- Lerngruppen
- Projektarbeiten
- Workshops
- Qualitätszirkel
- Lernwerkstätte
Hier können Mitarbeiter an der Organisationskultur und der Unternehmensstrategie mitwirken, indem sie Verbesserungspotenzial aufzeigen und gemeinsam daran arbeiten, möglichst gute Arbeit zu leisten.
„Into the Job“: Recruiting-Maßnahmen
Zu den Aufgaben der Personalabteilung gehört es auch, die Arbeitgebermarke zu stärken und durch Recruiting-Maßnahmen möglichst die besten Talente für sich zu gewinnen. Diese Maßnahme der Personalentwicklung ermöglicht dies, indem zukünftige Arbeitnehmer möglichst frühzeitig mit dem Unternehmen in Berührung kommen. Zu solchen berufsvorbereitenden Maßnahmen vor der eigentlichen Ausbildung gehören Trainee-Programme, Praktika und spezielle Angebote für Studierende.
Beispiele für „Into the Job“ Maßnahmen:
- Innerbetriebliche Berufsausbildung
- einem berufsbegleitendem (dualem) Studium
- Trainee-Programme
- Praktika
- Berufsschnuppertagen
Unternehmen, die sich darauf verstehen, diese Maßnahmen für Personalentwicklung langfristig und strategisch zu nutzen, haben eine gute Position zur Gewinnung von qualifizierten Mitarbeitern.
„Along the Job“: Maßnahmen zur Führungskräfteentwicklung
Diese Maßnahme zur Personalentwicklung ist eine der wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung. Jeder Mitarbeiter sollte systematisch über einen längeren Zeitraum gefördert werden, in dem er Angebote zur berufsbegleitenden Weiterbildung erhält. Hervorzuheben sind Programme für zukünftige Leistungsträger. Diese können durch spezielle Maßnahmen direkt am Arbeitsplatz auf anstehende Führungsaufgaben vorbereitet werden. Dafür kommen beispielsweise Mentoringprogramme und Coachings in Frage.
Beispiele für „Along the Job“-Maßnahmen
- kontinuierliche Karriere- und Laufbahnplanung
- Programme für Nachwuchsführungskräfte
- Aus- und Weiterbildungen von identifizierten Leistungsträgern
- Assessmentcenter und Potenzialanalysen
Um herauszufinden, was die Zielgruppe solcher Personalentwicklungsmaßnahmen ist, können Potenzialanalysen erstellt werden. Im besten Fall werden die Fähigkeiten und Qualifikationen aller Mitarbeiter in einer entsprechenden Software festgehalten und regelmäßig durch Vorgesetzte und Führungskräfte bewertet. So können Talente und Schulungsbedarfe frühzeitig und sehr punktuell erkannt werden. Unternehmen haben mit dieser Methode ein gutes Werkzeug in der Hand, um den Personal- und Talentpool langfristig zu planen und Profile zu schärfen.
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Wie sieht ein Maßnahmenplan in der Personalentwicklung aus?
Aber wie startet man nun mit einer Maßnahme zur Weiterbildung? Zunächst ist es wichtig sich ein Bild von den Fähigkeiten und Qualifikationen des Mitarbeiters zu machen. Darauf aufbauend können Ziele der Personalentwicklung, einzelne Schritte und die eingesetzten Maßnahmen besprochen werden.
Ein klassischer Personalentwicklungs-Prozess sieht wie folgt aus:
1. Bedarfsanalyse
Über eine Skill Matrix kann die jeweilige Ist-Situation des Mitarbeiters analysiert werden. Über ein Tool wie iSpring Learn lässt sich für jeden Mitarbeiter ein Profil anlegen. Führungskräfte können dazu eingeladen werden, verschiedene Skills des Mitarbeiters zu bewerten. Daraus ergibt sich eine Skill Matrix, die ein gutes Bild der Fähigkeiten widerspiegelt und auch Bedarfe für Weiterbildungen sichtbar macht. Testen Sie iSpring Learn für 30 Tage kostenfrei und lernen Sie die verschiedenen Tools zur Personalentwicklung selbst kennen.
Skill Matrix in iSpring Learn
2. Planung von Zielen der Personalentwicklung
Gemeinsam mit dem Mitarbeiter sollten die Ergebnisse ausgewertet werden. Wie ist die Perspektive des Mitarbeiters? Welche Bedarfe für Weiterbildungen sieht er? An welchen Maßnahmen zur Weiterbildung ist er interessiert? Welche Interessen hat er? Daraus ergeben sich die nächsten Ziele der Personalentwicklung, die zeitnahe oder langfristig definiert werden können.
3. Planung der Maßnahmen
Im nächsten Schritt erfolgt die Auswahl von Maßnahmen zur Weiterbildung, die zum Arbeitsplatz des Mitarbeiters, den Interessen des Unternehmens und den definierten Zielen passen.
4. Durchführung der Maßnahmen zur Personalentwicklung
Nun geht es in die Umsetzung der Maßnahmen zur Personalentwicklung. Die Basis für eine erfolgreiche Durchführung der Maßnahmen ist eine gute Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer: Der Mitarbeiter sollte sich in der Maßnahme weder überfordert fühlen, noch sollte er das Gefühl haben, dass ihm die Maßnahme „aufgedrückt“ wurde. Möglich wäre, zu Anlässen wie regelmäßigen Feedback-Runden zu überprüfen, ob die Maßnahme noch passt, optimiert werden muss oder sich das Ziel verändert hat.
5. Erfolgskontrolle
Ist die Maßnahme zur Personalentwicklung abgeschlossen, sollte eine Evaluation stattfinden. In dieser können folgende Fragen gestellt werden:
- Wurde das Ziel mit Hilfe der Maßnahme erreicht?
- Stehen Kosten und Nutzen in einem guten Verhältnis?
- Wie hat der Mitarbeiter die Maßnahme wahrgenommen? Gibt es Verbesserungsvorschläge oder Kritik?
Eine solche Evaluation ist wichtig für die weitere Planung der individuellen Personalentwicklung. Denn sie ist der Ausgangspunkt für weitere folgende Maßnahmen am Arbeitsplatz oder darüber hinaus. Zum anderen erhalten Personalabteilungen wichtiges Feedback zur Qualität und Optimierung der gewählten Maßnahme. Nutzen HR-Abteilungen Software wie iSpring Learn, können solche Evaluationsprozesse automatisiert werden, was den Arbeitsaufwand enorm verringert. Zudem können einzelne Evaluationen mit anderen zusammengeführt und verglichen werden, was eine noch bessere Analyse von Personalentwicklungsmaßnahmen zulässt.
Umfassende Berichterstattung in iSpring Learn
Instrumente zur Personalentwicklung
Für Personalabteilungen empfiehlt sich zur strategischen Personalentwicklung die Kombination aus iSpring Suite und iSpring Learn. Mit der E-Learning-Software iSpring Suite lassen sich ohne weitere Kenntnisse individuelle Online-Kurse, Dialogsimulationen und Quizzes erstellen, die Mitarbeiter dazu einlädt, sich am Arbeitsplatz oder auch nach dem Feierabend, Wissen anzueignen.
Für die schnelle Umsetzung von Personalentwicklungsmaßnahmen steht eine Bibliothek mit mehr als 89.000 Vorlagen, Persona, Hintergründen und Steuerungselementen bereit. Auch obligatorische Weiterbildungen und Seminare können mit dieser Software selbst erstellt und so kostengünstig umgesetzt werden. Starten Sie gleich und probieren Sie die iSpring Suite für 14 Tage kostenfrei aus.
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Einmal erstellt, können Sie Ihre Maßnahmen zur Personalentwicklung über die iSpring Learn-Software optimal steuern. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern über dieses Tool verschiedene Maßnahmen zur Personalentwicklung an und überprüfen Sie die Fortschritte und Ergebnisse der jeweiligen Kurse. Indem Sie für jeden Mitarbeiter eine Qualifikationsmatrix anlegen, können Sie die individuelle Weiterbildungsstrategien langfristig und nachhaltig planen. Daneben bietet die Software weitere Funktionen zur Planung von Personalentwicklungsmaßnahmen, wie beispielsweise einen Kalender, der die Planung von Offline-Veranstaltungen erleichtert, sowie eine Zoom-Integration für die Durchführung von Online-Meetings.
Fazit
Personalentwicklungsmaßnahmen gehören heute in jedes Unternehmen, dass sich durch die Förderung der Mitarbeiter eine starke Basis für den zukünftigen Erfolg schaffen möchte. Die Mitarbeiterförderung stärkt zudem die Arbeitgebermarke, womit weiteres fähiges Personal auf die Unternehmen aufmerksam gemacht wird. Es lohnt sich also, eine nachhaltige Strategie zur Mitarbeiterentwicklung in den Unternehmenskern zu implementieren.
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