Der Aufbau einer PowerPoint-Präsentation

In diesem Beitrag erklären wir den standardmäßigen Aufbau einer perfekten PowerPoint-Präsentation – welche Abschnitte sie, unabhängig vom Thema, enthalten sollte, um das Interesse der Zuhörer zu wecken. Wir geben einige praktische Tipps, wie man die Folien in der Präsentation anordnet und diese Ideen mit der iSpring Suite technisch umsetzt. Achten Sie auf diese praktischen Richtlinien, um Ihrer Präsentation eine klare und einfache Struktur zu geben, die die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer fesselt, und sparen Sie so Zeit bei der Entwicklung Ihrer perfekten PowerPoint-Präsentation. Aber zuerst wollen wir erklären, warum Ihre PowerPoint-Präsentation von einer Struktur geleitet werden muss.

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Warum ist der Aufbau einer Präsentation wichtig?

Eine solide Struktur ist für das Verständnis Ihrer Präsentation durch die Zuhörer von entscheidender Bedeutung. Inhalt und Struktur einer Präsentation gehen sozusagen Hand in Hand, um das Interesse und die Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer für das Thema zu wecken und zu behalten. Wenn die Informationen logisch dargestellt werden, ist es für einen Zuhörer viel einfacher, das Thema zu erfassen und die Präsentation mit Aufmerksamkeit zu verfolgen. Forschung zu dem Thema unterstützt diese Schlussfolgerung – sie zeigt, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Zuhörer strukturierte Informationen behalten und mit Interesse verfolgen, 40 % höher ist als die Wahrscheinlichkeit, dass sie unstrukturierte Informationen behalten.

Wenn Sie den Inhalt der Präsentation Ihren Zuhörern auch vortragen, sollten Sie als Referent ebenso auf eine gute Struktur achten. Diese wird Ihnen helfen, sich während der Präsentation sicher zu fühlen, beim Thema zu bleiben und unbeholfenes Schweigen zu vermeiden, sodass Sie Ihre Zuhörer eher überzeugen und ihr Interesse nicht verlieren.

Wie ist die PowerPoint-Präsentationsstruktur normalerweise aufgebaut?

Der Aufbau einer guten Präsentation hat immer eine Geschichte zu erzählen. Die Bestandteile einer Präsentation sind, wie bei jeder Erzählung, drei grundlegende Teile: Einleitung, Hauptteil und Schluss. Schauen wir uns die einzelnen Teile, wie eine PowerPoint-Präsentation aufgebaut ist, mit einigen Beispielen genauer an.

Einleitung

Die Einleitung gibt das Thema der Präsentation bzw. das Problem vor, erweckt das Interesse der Zuhörer und erklärt, was die Zuhörer aus der Präsentation mitnehmen werden. Hier ist ein Tipp für die Folien, auf die Sie möglicherweise bei der Einleitung achten müssen: 

• Der Titel. Stellen Sie in der Einleitung das Thema bzw. Problem Ihrer Präsentation vor und geben Sie eine kurze Beschreibung beispielsweise der Projektarbeit für Ihre Zuhörer.

• Ein Inhaltsverzeichnis / Hauptmenü. Sie können es interaktiv machen, indem Sie Hyperlinks verwenden. Die Zuhörer können in der Einleitung ein Kapitel auswählen und in der Präsentation dorthin navigieren.

• Ziele. Geben Sie die Ziele Ihrer Präsentation an, um Ihren Zuhörern in der Einleitung zu erklären, welches neue Wissen sie erhalten bzw. welche Probleme Sie durch die Präsentation lösen werden, und das Interesse der Zuhörer an dem Thema zu wecken.

• Definitionen (optional). Sie benötigen diese Folie in der Einleitung, wenn Sie in der Präsentation einige neue Begriffe und Konzepte einführen und deren Definitionen im Kontext des Themas für Ihre Zuhörer erklären möchten.

Alle obigen Folienbeispiele stammen aus der Inhaltsbibliothek der iSpring Suite. Um mehr zu erfahren, lesen Sie weiter.

Der Hauptteil

Dies ist der Hauptteil Ihrer Präsentation, der das Thema der Präsentation abhandelt. Er sollte auch Beispiele beinhalten, um den Zuhörern die wichtigsten Punkte zu erklären. Hier präsentieren Sie alle Ihre Informationen und gehen auf etwaige Probleme ein. 

Ein Tipp: Teilen Sie Ihre Präsentation je nach Art der Präsentation in Segmente/Punkte ein. Ordnen Sie Ihre Punkte in einer logischen Reihenfolge an und stellen Sie dann Informationen zur Verfügung, um jeden von ihnen weiter zu erklären. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, die wichtigsten Punkte bzw. Probleme Ihres Themas in der Präsentation zu organisieren, zum Beispiel:

• Nummerieren Sie Ihre Punkte nach ihrer Priorität (1, 2, 3, …);
• Setzen Sie die Punkte in einen Zeitrahmen (Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft);
• Verwenden Sie Erzählungen für Ihr Thema (eine Geschichte von Anfang bis Ende erzählen);
• Präsentieren Sie die Punkte mit einer Problemlösungsdynamik (geben Sie ein Problem an, beschreiben Sie seine Auswirkungen, bieten Sie den Zuhörern Möglichkeiten zur Lösung des Problems).

Schluss

Ein guter Schluss fasst die wichtigsten Punkte bzw. Problemlösungen zusammen, die Sie in Ihrer Präsentation gemacht haben, oder hebt hervor, was die Zuhörer zu dem Thema lernen sollen. Der Schluss verdeutlicht den allgemeinen Zweck Ihrer Präsentation und bekräftigt den Grund für deren Betrachtung. Hier ist ein Tipp zu den Folien, die der Schluss Ihrer Präsentation beinhalten sollte:

• Zusammenfassung. Erklären Sie im Schluss der Präsentation, welche Ziele Ihre Zuhörer erreicht haben, welche Kenntnisse die Zuhörer erworben haben und wie diese Informationen den Zuhörern in Zukunft helfen können, Probleme zu lösen.
• Fazit. Hier können Sie sich bei Ihren Zuhörern zum Schluss für ihr Interesse an der Präsentation bedanken.

Beispiele für den Aufbau einer PowerPoint-Präsentation

Wir wissen nun, aus welchen Teilen eine typische Präsentation bestehen sollte. Der Aufbau einer Produktpräsentation und der Aufbau einer Projektpräsentation sind übrigens praktisch identisch. Sehen wir uns nun einige Beispiele und Tipps für den Aufbau einer PowerPoint-Präsentation an.

1. Präsentation in Abschnitte gliedern

Wenn Sie mit einer großen PowerPoint-Präsentation (PPT) arbeiten, können Sie die Präsentation in PowerPoint richtig aufbauen und Abschnitte erstellen, die eingeklappt und erweitert werden können. Dies hilft Ihnen, die Präsentation organisiert zu halten und die Navigation im Bearbeitungsmodus zu erleichtern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie in der Folienliste mit der rechten Maustaste auf den Abschnitt der Präsentation, an dem der neue Abschnitt beginnen soll, und wählen Sie Abschnitt hinzufügen aus dem Dropdown-Menü.

2. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf Abschnitt ohne Titel und wählen Sie Abschnitt umbenennen. Geben Sie dann den Namen des Abschnitts ein. Falls erforderlich, wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Abschnitte in Ihrer Präsentation zu erstellen und zu benennen.

3. Um einen Abschnitt zu verschieben, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen und verwenden Sie die Optionen Abschnitt nach oben verschieben und Abschnitt nach unten verschieben.

4. Um einen bestimmten Abschnitt in Ihrer Präsentation ein- oder auszublenden, klicken Sie auf das Einklappsymbol links neben dem Abschnittsnamen. Sie können auch alle Abschnitte auf einmal minimieren und maximieren, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Abschnittsnamen klicken und Alle einklappen oder Alle ausklappen wählen.

Außerdem können Sie auf diese Einstellungen zugreifen, indem Sie unter der Registerkarte ANSICHT die Option Foliensortierung auswählen.

Diese Art der Segmentierung ist eine großartige Möglichkeit, den logischen Ablauf Ihrer Präsentation auf einmal zu überblicken und zu sehen, ob Änderungen erforderlich sind. Zum Beispiel können Sie entscheiden, eine Folie in zwei oder drei einzelne Folien herunterzubrechen oder Folien zu kombinieren.

2. Die Gliederungsansicht verwenden

Die Gliederungsansicht ist eine weitere Möglichkeit, den Aufbau einer PowerPoint-Präsentation im Bearbeitungsmodus zu strukturieren. Sie können es aus der Registerkarte ANSICHT auswählen.

Diese Ansicht zeigt keine Abschnitte an, sondern den Titel und den Haupttext jeder Folie, was Ihnen einen schnellen Überblick über die Präsentationsinhalte geben kann. Hier können Sie den gesamten Text Ihres Themas durchgehen und sofort bearbeiten. Sie können auch mit Text (links) und Folien (rechts) gleichzeitig arbeiten, da letztere auf der rechten Seite Ihres Bildschirms angezeigt werden.

Beachten Sie, dass, um in einem Rahmen angezeigt zu werden, Text in einen Textplatzhalter eingegeben werden muss, nicht in ein Textfeld. Ein Textplatzhalter ist ein Feld mit den Worten „Click to add text“ oder „Click to add title“ und erscheint, wenn Sie für Ihre Präsentation ein Standardlayout auswählen.

Sie können auch die Gliederungsansicht verwenden, um Aufzählungstexte zu Titeln zu machen oder umgekehrt. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf einen entsprechenden Titel oder Text und wählen Sie die Optionen Höher stufen oder Tiefer stufen.

Tipp: Achten Sie auf die Herabstufung eines Titels, da dies die ursprüngliche Folie löscht und Titel und Text auf die benachbarte Folie verschiebt.

PowerPoint ermöglicht es Benutzern nur, Text hoch- und herunterzustufen, nicht ganze Folien. Daher gibt es keine Möglichkeit, die hierarchische Reihenfolge der Folien in der Präsentation zu ändern.

3. Ein Inhaltsverzeichnis erstellen

Alle oben genannten Tipps helfen Ihnen, eine Präsentation bei der Formatierung zu strukturieren. Es ist jedoch wichtig, dass Ihre Zuhörer auch leicht durch die Präsentation navigieren können. Eine sichere Möglichkeit, ihnen dies ermöglichen, besteht darin, ein interaktives und strukturiertes Inhaltsverzeichnis zu erstellen.

Obwohl es in PowerPoint keine systemeigene automatische Gliederung gibt, kann diese manuell erstellt werden:

1. Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis der Präsentation in die Titelfolie oder ein leere Folie ein. Um eine Folie hinzuzufügen, klicken Sie im Menüband auf Neue Folie. Wählen Sie dann alle Objekte auf der Folie aus und löschen Sie sie.

2. Für die Kapitel müssen Sie die Titel der Folien verwenden. Hier bietet sich die mittlerweile bekannte Gliederungsansicht an. Sie können über die Registerkarte ANSICHT darauf zugreifen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Gliederungsbereich, wählen Sie Gliederung erweitern und dann Alle Ebenen erweitern. Auf diese Weise werden nur die Titel angezeigt.

3. Drücken Sie Strg+A, um alle Namen auszuwählen, und Strg+C, um sie zu kopieren.

4. Drücken Sie dann Strg+V, um die kopierten Titel auf die gewünschte Folie einzufügen. Falls es zu viele Titel gibt und diese nicht auf eine einzelne Seite passen, können Sie das Inhaltsverzeichnis in zwei Spalten unterteilen oder auf zwei Folien platzieren.

5. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den Titel der ersten Folie und wählen Sie Link.

6. Klicken Sie im geöffneten Fenster im linken Menü auf Aktuelles Dokument, wählen Sie die entsprechende Folie aus und klicken Sie auf OK.

Sie müssen diesen Vorgang wiederholen, um alle Kapitel mit den entsprechenden Folien zu verknüpfen.

Jetzt können alle Kapitel von einem einzigen Inhaltsverzeichnis aus aufgerufen werden, was sehr praktisch ist. Sie müssen sie jedoch auch mit dieser vereinheitlichenden Seite verknüpfen. Sie können dies tun, indem Sie auf jeder Folie Ihrer Präsentation im Folienmaster-Modus einen Aktionsbutton einfügen:

1. Gehen Sie zur Registerkarte ANSICHT und wählen Sie Folienmaster.

2. Wählen Sie die erste Folie auf der linken Seite aus, öffnen Sie dann die Registerkarte Einfügen auf dem Menüband, klicken Sie auf Formen und wählen Sie unter Interaktive Schaltflächen die Schaltfläche Start.

3. Platzieren Sie die Start-Schaltfläche irgendwo auf Ihrer Folie – dort wird sie auf allen angezeigt. Sobald Sie sie platziert haben, wird das Fenster mit den Aktionseinstellungen angezeigt. Wählen Sie unter Hyperlink zu: Erste Folie… und dann diejenige mit dem Inhaltsverzeichnis.

Jetzt gibt es eine einzelne Seite, von der aus alle anderen Seiten leicht zugänglich sind. Über die intuitive Start-Schaltfläche können Sie jederzeit zum Inhaltsverzeichnis zurückkehren.

Abhängig von der Größe Ihrer Präsentation kann die Zeit, die benötigt wird, um eine interaktive Gliederung zu erstellen, variieren, da Sie jedem Kapitel manuell Hyperlinks hinzufügen müssen. Beachten Sie, dass, wenn Sie eine Folie umbenennen oder einfach löschen, diese Änderungen nicht automatisch im Inhaltsverzeichnis registriert werden. Wenn Sie beispielsweise eine Folie löschen, wird ihr Titel weiterhin im Inhaltsverzeichnis angezeigt, aber ein Klick darauf führt den Betrachter nicht zu einem anderen Punkt in der Präsentation.

Eine bessere Möglichkeit, den Inhalt einer Präsentation zu strukturieren

Das manuelle Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses in Microsoft PowerPoint kann für eine kleine Präsentation in Ordnung sein, aber wenn Sie 122 Folien haben, würde dies zu viel Zeit und Energie erfordern. Aus diesem Grund haben wir statt der manuellen Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses die iSpring Suite genutzt und einfach die automatische Gliederung zum Aufbau einer Präsentation aktiviert.

Hinweis: iSpring Suite verwandelt Ihre Präsentation in das HTML5-Format, sodass Ihre Zielgruppe sie online direkt in ihren Browsern ansehen kann.

Wie Sie sehen können, verfügt die neue über eine Popup-Gliederung und ein Navigationsfeld, die es dem Zuhörer ermöglichen, jederzeit zu jeder beliebigen Folie des Themas zu wechseln, ohne den Diashow-Modus zu verlassen.

So richten Sie die Navigation ein

Führen Sie die folgenden einfachen Schritte aus, um eine Navigation in Ihrer Präsentation zu erstellen:

1. Holen Sie sich eine kostenlose Testversion von iSpring Suite.

2. Öffnen Sie PowerPoint und wechseln Sie zur Registerkarte iSpring Suite. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Präsentation einrichten.

3. Hier sehen Sie die Folientitel. Im Gegensatz zu PowerPoint können Sie einer Folie einen beliebigen Namen geben, unabhängig vom Text im Platzhalter. Sie können Folien auch in einer Hierarchie organisieren, indem Sie ihre Verschachtelungsebenen ändern. Wählen Sie dazu eine oder mehrere Folien aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltflächen Höher stufen oder Tiefer stufen.

Um verschachtelte Folien ein- oder auszuklappen, verwenden Sie die Symbole „-“ und „+“ links neben einer Folie auf oberster Ebene. Die angeordneten Folien können auch bei der Wiedergabe der Präsentation leicht minimiert und maximiert werden, da sie als Menüs und Untermenüs in der Gliederung erscheinen.

4. PowerPoint hat kein spezifisches Panel, in dem Sie einfach die Navigation aller Folien einrichten können – Sie müssen es manuell für jede Folie konfigurieren, was umständlich und zeitaufwendig ist. Mit der iSpring Suite können Sie ganz einfach eine lineare Präsentation in ein ansprechendes nichtlineares Szenario verwandeln. Wählen Sie dazu eine Folie aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Verzweigen im Menüband. Wählen Sie nun die entsprechenden Folien für die Vorwärts- und Rückwärtsaktionen der Benutzer oder Keine, um die Navigation zu sperren.

5. Wenn Sie die Einstellungen für die Folieneigenschaften konfiguriert haben, klicken Sie in der oberen linken Ecke auf Speichern & Schließen.

So konfigurieren Sie eine Gliederung

Während PowerPoint erfordert, dass die Gliederung manuell entworfen wird, hat iSpring Suite sie bereits für Sie vorbereitet. Gleichzeitig müssen Sie nicht an der Standard-Gliederungsvorlage festhalten, da Sie das endgültige Erscheinungsbild des Players leicht anpassen können:

1. Klicken Sie in der Symbolleiste der iSpring Suite auf Veröffentlichen.

2. Suchen Sie den Player und klicken Sie auf Universal.

3. Im geöffneten Fenster können Sie festlegen, welche Elemente wo angezeigt werden sollen. Hier können Sie auch entscheiden, wohin Sie die Gliederung setzen möchten.

4. Um das Erscheinungsbild der Gliederung anzupassen, klicken Sie auf Mehr auf dem Menüband und wählen Sie die einzuschließenden Optionen aus.

Wir empfehlen, Suchfeld markiert zu lassen, da dies es dem Zuhörer ermöglicht, jederzeit nach Inhalten zu suchen, einschließlich der Texte auf den Folien. Dies ist besonders nützlich für große Präsentationen mit viel Text.

Wenn Sie zuvor Folien in mehreren Ebenen in den Folieneigenschaften angeordnet haben, lassen Sie Mehrstufiges Inhaltsverzeichniss markiert. Auf diese Weise zeigt die Gliederung die Präsentationsstruktur an, wodurch die Navigation erleichtert wird.

5. Passen Sie das Farbschema an und bearbeiten Sie Text mit den Optionen Farbschema und Schriftart auf dem Band.

6. Wenn Sie mit der Konfiguration des Players fertig sind, klicken Sie in der oberen linken Ecke auf Anwenden & Schließen.

7. Jetzt können Sie Ihre erweiterte Präsentation entweder in HTML5 veröffentlichen, um sie leicht über den Browser auf jedem Gerät oder MP4-Videoformat zugänglich zu machen. Wenn Sie Ihre Präsentation in ein LMS hochladen möchten, können Sie sie in jedem E-Learning-Format veröffentlichen: SCORM, AICC, Tin Can oder cmi5.

Während eine Standard-PowerPoint-Diashow einfach und begrenzt ist, zwingt iSpring Suite die Zuhörer nicht, einer strengen Folienreihenfolge zu folgen. Eine interaktive und durchsuchbare Gliederung ermöglicht eine nichtlineare Navigation, bei der jederzeit direkt auf beliebige Informationen zugegriffen werden kann.

Ein weiterer Vorteil

iSpring Suite wird mit einer Inhaltsbibliothek geliefert, die eine großartige Sammlung von Präsentationsvorlagen zu jedem Thema bietet und es Ihnen ermöglicht, in wenigen Minuten professionell aussehende Präsentationen zu erstellen. Jede Vorlage enthält grundlegende Kurselemente: eine Titelfolie, ein Inhaltsverzeichnis, Kapitel, eine Zeitleiste und Infofolien. Organisieren Sie sie in der von Ihnen bevorzugten Reihenfolge, füllen Sie sie mit Ihren Texten und Bildern aus, und Ihre Präsentation ist bereit.

Fazit

Wir hoffen, dass dieser Artikel wird Ihnen helfen, einen idealen Aufbau für Ihre PowerPoint-Präsentation für jedes Thema zu entwickeln und dies schnell und einfach zu tun. Glücklicherweise ist die iSpring Suite-Testversion immer für Ihre Bedürfnisse verfügbar.

Haben Sie weitere Einblicke in die Vereinfachung des Designs von PowerPoint-Folien? Bitte teilen Sie uns Ihre Ideen zum Aufbau von PowerPoint-Präsentation im Kommentarbereich mit. Wir würden gerne von Ihnen hören.