Qualifikationsmatrix-Software: Kompetenzen übersichtlich managen

Wer den Überblick über Qualifikationen und Kompetenzen in einem Unternehmen behalten will, kommt an digitaler Unterstützung kaum vorbei. Der Einsatz einer Qualifikationsmatrix-Software macht es möglich, Kompetenzen strukturiert zu erfassen und gezielt weiterzuentwickeln. Damit wird die Personalentwicklung mit einer Skill-Matrix besser steuerbar. Sie stellt Stärken und Schwächen von Mitarbeitenden verständlich dar und verschafft Führungskräften einen klaren Überblick über individuelle Entwicklungsbedarfe sowie über den Einsatz vorhandener Ressourcen im Team.

Obwohl Unternehmen beinahe jeder Branche von Qualifikationsmatrizen profitieren können, liegt einer der Haupteinsatzbereiche in der Industrie und Fertigung. Hier ist eine Qualifikationsmatrix für die Produktion unerlässlich, um Sicherheit, Qualität und Effizienz zu gewährleisten. Digitale Lösungen helfen dabei, Qualifikationsmatrizen aktuell zu halten, Schulungsbedarf innerhalb des Teams frühzeitig zu erkennen und Rollen schneller an qualifizierte Beschäftigte zu verteilen.

In diesem Artikel erfahren Sie alles über die Definition einer Qualifikationsmatrix, wie sie aufgebaut wird und warum Softwarelösungen Excel deutlich überlegen sind. Außerdem vergleichen wir ausgewählte Qualifikationsmatrix-Tools und zeigen, welche Lösung sich für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen eignet.

iSpring LMS

Nutzen Sie dieses benutzerfreundliche und DSGVO-konforme LMS zur Erstellung präziser Qualifikationsmatrix für Ihre Mitarbeiter im Handumdrehen!

Gratis Testversion Mehr erfahren→

Was ist eine Qualifikationsmatrix? Definition und Funktion

Die Qualifikationsmatrix ist ein strategisches Instrument der Personalentwicklung. Sie zeigt auf einen Blick, welche Zertifizierungen, Fähigkeiten und Kompetenzen im Unternehmen vorhanden sind und wo Entwicklungsbedarf besteht.

In der Matrix werden relevante Hard Skills, Soft Skills und fachliche Kompetenzen definiert und je nach Tätigkeit anhand einer einheitlichen Skala bewertet. Die Einschätzung kann durch unterschiedliche Rollen erfolgen, zum Beispiel durch Mitarbeitende selbst, Führungskräfte, HR oder Teammitglieder. So entsteht eine belastbare Datengrundlage für Entscheidungen.

Durch den Vergleich von Soll- und Ist-Kompetenzen unterstützt die Qualifikationsmatrix Unternehmen dabei, Weiterbildungen gezielt zu steuern, Mitarbeitende passend einzusetzen und zukünftige Anforderungen frühzeitig zu berücksichtigen. Auf diese Weise werden Stärken und Schwächen nicht nur sichtbar gemacht, sondern systematisch in Maßnahmen der Personalentwicklung überführt.

Doch was ist eine Qualifikationsmatrix genau und welche Skills muss sie abbilden? Diese Frage lässt sich nicht allgemeingültig beantworten, da in verschiedenen Anwendungsbereichen bestimmte Fähigkeiten und Qualifikationen erheblich wichtiger sind als in anderen. So muss zum Beispiel eine Qualifikationsmatrix für ein Labor andere Kriterien abbilden als in der Fertigung.

Klare Qualifikations- und Einstellungskriterien der Beschäftigten festlegen

Besonders wertvoll ist der Einsatz von Qualifikationsmatrizen in Situationen, in denen schnelle, fundierte Entscheidungen gefragt sind. Ein typisches Beispiel sind Neueinstellungen: Bereits im Bewerbungsprozess lässt sich klar definieren, welche Kompetenzen für eine Rolle zwingend erforderlich sind und wo Entwicklungsspielraum besteht. Nach dem Onboarding zeigt die Matrix, welche Kenntnisse noch fehlen und welche Schulungen sinnvoll sind, um neue Mitarbeitende gezielt einzuarbeiten. Für Human Resources ist das eine enorme Hilfestellung, um fundierte Entscheidungen zu treffen und das Potenzial von Bewerbern erkennen zu können.

Auch bei Beförderungen oder interner Mobilität spielt die Matrix eine zentrale Rolle. Statt Entscheidungen ausschließlich auf subjektiven Eindrücken zu treffen, können Führungskräfte nachvollziehen, ob Mitarbeitende die notwendigen Kompetenzen bereits mitbringen oder ob gezielte Weiterbildungen erforderlich sind. Diese Übersicht erhöht die Transparenz und Akzeptanz von Personalentscheidungen.

Mit Qualifikationsmatrizen Kompetenzen im Arbeitsablauf erkennen und Ressourcen effizienter planen

In der Produktion und in regulierten Branchen unterstützen Qualifikationsmatrizen zudem dabei, Qualifikationsanforderungen sauber zu dokumentieren. Für Zertifizierungen oder Qualitätsprüfungen lässt sich jederzeit nachweisen, wer für welche Tätigkeiten qualifiziert ist und ob Schulungen aktuell sind. Besonders im Rahmen von Audits, etwa bei einer ISO-9001-Qualifikationsmatrix, dient die strukturierte Dokumentation von Kompetenzen als wichtiger Nachweis für Qualitätsmanagement und Prozesssicherheit. So vermeiden Unternehmen Risiken und stellen einen reibungslosen Betrieb sicher.

Nicht zuletzt ist die Kompetenzmatrix hilfreich bei Vertretungsregelungen, Kapazitätsplanung und der effizienten Nutzung personeller Ressourcen. Fällt eine Schlüsselperson kurzfristig aus, liefert die Qualifikationsmatrix einen schnellen Überblick, wer über vergleichbare Fähigkeiten verfügt und einspringen kann. Vor allem in wachsenden Organisationen schafft dies Sicherheit und Flexibilität in der Personalplanung.

Qualifikationsmatrix-Software: Unternehmenserfolg durch automatisierte Kompetenz-Erfassung

Im einfachsten Fall kann eine Qualifikationsmatrix als Excel-Tabelle umgesetzt werden. Für kleinere Teams mag das zunächst ausreichen. Sobald Kompetenzen jedoch regelmäßig genutzt, gepflegt und ausgewertet werden sollen, stößt Excel schnell an seine Grenzen.

Gerade in Bereichen wie Werkzeugbau, Instandhaltung oder Fertigung ist eine kontinuierliche Pflege der Qualifikationsmatrix entscheidend, um Spezialwissen sichtbar zu machen und Ausfälle gezielt abzufedern. Eine Qualifikationsmatrix-Software erleichtert diesen Prozess erheblich. Sie bietet vorgefertigte Kompetenzmodelle, automatisierte Auswertungen und klare Strukturen, um Stärken und Schwächen in Bezug auf Tätigkeiten, Aufgaben und Qualifikationsanforderungen systematisch zu bewerten. So sparen HR-Teams Zeit und erhalten einen verlässlichen Überblick über Qualifikationsstände als Grundlage für Personalentwicklung, Ressourcen- und Schulungsplanung.

Mit einer digitalen Lösung lässt sich die Arbeit mit einer Kompetenzmatrix deutlich vereinfachen. iSpring LMS unterstützt Sie dabei, Qualifikationen systematisch zu erfassen, Bewertungen zu bündeln und Kompetenzstände im Team übersichtlich darzustellen. So entsteht eine zentrale Grundlage für fundierte Entscheidungen in der Personal- und Weiterentwicklung.

Wenn Sie prüfen möchten, wie sich eine Qualifikationsmatrix mit iSpring LMS in Ihrem Unternehmen abbilden lässt, können Sie das System 30 Tage kostenlos testen oder eine personalisierte Demo anfordern.

Qualifikationsmatrix für die Produktion und andere Branchen: So gelingt die Erstellung

In stark regulierten Branchen wie der Produktion und Fertigung ist es besonders wichtig, Kompetenzen und Qualifikationen, wie auch Zertifizierungen der Beschäftigten strukturiert zu erfassen. Auch in der Pflege werden Qualifikationsmatrizen genutzt, um Fortbildungen, Befähigungen und gesetzliche Anforderungen der verschiedenen Tätigkeiten transparent abzubilden.

Zum einen wird so das Potenzial für mögliche freie Ressourcen schneller erkennbar, zum anderen lassen sich Kompetenzlücken im Team frühzeitig erkennen. Dadurch können etwaige Produktionsfehler oder Stillstände oftmals verhindert werden.

Die Erstellung von Qualifikationsmatrizen erfolgt in folgenden Schritten:

Schritt 1: Überblick über die Fähigkeiten verschaffen

Der erste Schritt bei der Erstellung von Qualifikationsmatrizen besteht darin, die relevanten Fähigkeiten und Kompetenzen zu definieren. Häufig dient eine bestehende Vorlage, zum Beispiel in Excel oder einer Software, als Ausgangspunkt. Darauf aufbauend legen Sie fest, welche Hard Skills und Soft Skills für Ihr Unternehmen, einzelne Abteilungen oder bestimmte Rollen erfasst werden sollen.

Wie detailliert die Matrix ausfällt, hängt unter anderem von der Unternehmensgröße und den organisatorischen Anforderungen ab. In größeren Unternehmen ist eine differenzierte Kompetenzmatrix besonders wichtig, da Mitarbeitende von Managern flexibel in Projekten, Teams oder Funktionen eingesetzt werden sollen. Dafür braucht es einen verlässlichen Überblick über vorhandene Kompetenzen, Fähigkeiten und Entwicklungspotenziale.

Wichtig ist, Kompetenzen möglichst konkret zu benennen. Arbeiten Sie bei der Erstellung Ihrer Vorlage mit klaren Oberbegriffen und sinnvollen Unterkategorien. So kann beispielsweise „Managementkompetenz“ weiter untergliedert werden, etwa in Planung, Organisation, Führung oder Teamentwicklung.

Alternativ können Sie die Skill-Matrix rollenbasiert aufbauen. Dabei definieren Führungskräfte gemeinsam mit der HR-Abteilung, welche Fähigkeiten und Qualifikationen für bestimmte Positionen und Tätigkeiten erforderlich sind. Mit diesem Überblick lassen sich Kompetenzstufen wie Anfänger, Fortgeschrittene oder Experten für Beschäftigte eindeutig festlegen.

Schritt 2. Erstellung eines Bewertungssystems für Ihre Skill Matrix

Eine Kompetenzmatrix lebt von einem klaren Bewertungssystem. In einfachen Tabellen werden Fähigkeiten oft numerisch bewertet, etwa mit Zahlen von 1 bis 5. Dieses Vorgehen ist zwar schnell, wird jedoch unübersichtlich, sobald mehrere Personen (wie zum Beispiel mehrere Mitarbeiter, Vorgesetzte oder Kunden) an der Bewertung beteiligt sind.

Deutlich verständlicher sind definierte Bewertungsstufen mit klaren Beschreibungen. Sie stellen sicher, dass alle Beteiligten dieselben Maßstäbe anlegen und diese ihre Bedeutung behalten. Ein typisches Modell unterscheidet zum Beispiel zwischen:

• Bewusstsein (1 Punkt): Die Person hat Basiswissen zu einem Thema, es jedoch noch nicht angewendet.
• Anfänger (2 Punkte): Das vorhandene Wissen oder Fähigkeiten wurde schon einmal angewendet. Dabei braucht die Person jedoch noch Unterstützung.
• Profi (3 Punkte): Der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin hat ausreichendes Wissen und die notwendigen Skills, um selbstverantwortlich zu arbeiten und andere Mitarbeiter in dem jeweiligen Bereich anzuleiten.
• Experte (4 Punkte): Es ist so viel Wissen und Erfahrung vorhanden, dass die Person andere Mitarbeiter oder Kunden in diesem Bereich coachen und beraten kann. Handelt es sich um Hard Skills, können auch offizielle Zertifizierungen vorliegen.
• Führender Experte (5 Punkte): Die Person hat einen Überblick über den Themenbereich und kann Zusammenhänge zu anderen Themen und Entwicklungen erkennen. Sie teilt ihr Wissen proaktiv, indem sie zum Beispiel Vorträge hält, Bücher schreibt oder einen Blog betreut.

Gerade bei der Bewertung von Soft Skills sollten diese Stufen individuell angepasst werden. Einheitliche Begriffe und klare Definitionen innerhalb der Skill-Matrix sorgen dafür, dass Bewertungen vergleichbar bleiben und die Matrix ihren Zweck erfüllt.

Bewertung der Fähigkeiten: Herausforderungen und Chancen erkennbar machen

Nutzen Unternehmen Excel-Tabellen für ihre Kompetenzmatrix, ist der Bewertungsprozess meist stark eingeschränkt. Bewertungen verschiedener Personen müssen separat erhoben und manuell zusammengeführt werden, um Durchschnittswerte zu erhalten.

Eine spezialisierte Qualifikationsmatrix-Software automatisiert diesen Schritt. Berechtigte Personen können direkt im System bewerten. Die Software berechnet Mittelwerte, zeigt Abweichungen auf und stellt Ergebnisse übersichtlich dar.

Die Wahl der Bewertenden beeinflusst die Aussagekraft erheblich:

Die regelmäßige Anwendung der Matrix schafft Transparenz über den aktuellen Kompetenzstand. Zusätzlich kann sie gezielt eingesetzt werden, wenn Personalentscheidungen anstehen oder Entwicklungsbedarfe geprüft werden sollen. Führungskräfte erhalten so eine belastbare Grundlage, um Stärken und Schwächen einzelner Mitarbeitender ebenso wie ganzer Teams objektiv zu bewerten.

Was sind Beispiele für Qualifikationen, die in einer Kompetenzmatrix verwendet werden?

Es gibt eine Liste an Schlüsselqualifikationen und Kompetenzen, die in nahezu jedem Unternehmen wichtig sind und die über eine Qualifikationsmatrix analysiert werden können.

• Ergebnisorientiert: Wie fokussiert ist der Mitarbeiter und erreicht er seine Ziele?
• Selbstständigkeit: Kann der Mitarbeiter selbstständig arbeiten und erreicht er seine Ziele allein?
• Teamfähigkeit: Kann die Person gut in Teams arbeiten?
• Kritikfähigkeit: Wie verarbeitet der Mitarbeiter Kritik und setzt er sie auch positiv um?
• Produktivität: Wie produktiv ist die Person gemessen an messbaren Punkten?
• Qualität: Wie qualitativ sind die Ergebnisse des Mitarbeiters?
• Belastungsfähigkeit: Kann die Person unter Druck arbeiten und wie belastungsfähig ist sie in kritischen Situationen und/oder Verhandlungen?
• Reaktionsfähigkeit: Wie schnell reagiert die Person bei Schwierigkeiten und ist sie in der Lage, Lösungen zu finden?
• Führungskompetenz: Hat der Mitarbeiter ausreichende Kompetenzen und Qualifikationen, um andere anzuführen, zu motivieren und Leistungen abzufordern?

Wie bei jedem Tool sollten auch bei der Erstellung einer Qualifikationsmatrix die Vor- und Nachteile sorgfältig abgewogen werden, um sicherzustellen, dass sie den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.

Qualifikationsmatrix-Software für Mitarbeiter im Vergleich

Spätestens wenn Qualifikationen regelmäßig gepflegt, ausgewertet oder für Audits dokumentiert werden müssen, reicht eine manuelle Lösung für die Erstellung einer Qualifikationsmatrix wie Excel oder Microsoft Access oft nicht mehr aus. Für HR-Teams und Führungskräfte stellt sich nach der Einführung einer Qualifikationsmatrix schnell die Frage nach dem passenden System. Denn nicht jede Lösung deckt Automatisierung, Reporting und praktische Anforderungen gleichermaßen ab.

Im folgenden Vergleich zeigen wir Ihnen, welche Qualifikationsmatrix-Software sich für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Einsatzszenarien eignet.

1. iSpring LMS

iSpring LMS ist ein cloudbasiertes Learning-Management-System, das sich besonders gut als Qualifikationsmatrix-Software für Mitarbeiter eignet. Die Plattform wurde gezielt für kleine HR- und L&D-Teams (1–3 Personen) entwickelt, die viele Aufgaben parallel bewältigen müssen. Dazu zählt die Evaluation von Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen wie auch die Schulungsplanung oder Dokumentation für Audits und Zertifizierungen.

Im Zentrum steht die strukturierte Abbildung von Kompetenzen und Lernfortschritten. Qualifikationen lassen sich direkt mit Kursen, Tests, On-the-Job-Trainings (OJT) und Zertifikaten verknüpfen. Sobald Mitarbeitende eine Schulung abschließen oder eine Prüfung bestehen, wird der Qualifikationsstatus im Bewertungssystem automatisch aktualisiert.

iSpring LMS automatisiert viele Prozesse, die in Excel-Tabellen oder anderen manuellen Systemen viel Zeit kosten, durch:

• die automatische Einschreibung in Kurse;
• die Ausstellung und Verwaltung von Zertifikaten;
• den Versand von Berichten und Erinnerungen;
• vordefinierte Report-Templates und automatische Reports.

HR-Teams erhalten über programmierbare, detaillierte Berichte eine klare Übersicht über Qualifikationsstände, Entwicklungen, Kompetenzlücken und Schulungsbedarf des Personals nach Abteilungen, Rollen oder Zielgruppen. Inhalte, Nutzer und Statistiken lassen sich dabei für unterschiedliche Lerngruppen gemeinsam nutzen und auswerten.

Für die Praxis besonders relevant ist die Möglichkeit, On-the-Job-Training und Leistungsbewertungen direkt im System abzubilden. So lassen sich nicht nur formale Qualifikationen, sondern auch praktische Fähigkeiten und Leistung im Arbeitsalltag dokumentieren. Das ist in der Produktion, im Qualitätsmanagement oder bei Neueinstellungen ein wichtiger Faktor.

Weitere zentrale Funktionen von iSpring LMS sind:

• Mehrsprachige Benutzeroberfläche;
• Intuitives, übersichtliches Nutzererlebnis für Admins und Lernende;
• Blended-Learning-Szenarien (Online-Kurse, Präsenz, OJT);
• Mobile App mit Offline-Zugriff auf Inhalte;
• Chats und Kommentare für Austausch und Feedback;
• Anpassbares Design und konfigurierbare Kataloge;
• Einfache Admin-Einrichtung zur Zeitersparnis;
• Zugriff über Browser, Mobile und Offline-Inhalte;
• Integration mit Microsoft Teams, Zoom und Google Meet;
• Hohe Datensicherheit und Einhaltung aller Sicherheitsanforderungen;
• 24/7 technischer Support.

Durch diese Kombination eignet sich iSpring LMS besonders für Unternehmen, die ihre Qualifikationsmatrix nicht nur dokumentieren, sondern aktiv steuern möchten, auch ohne ein großes HR-Team oder komplexe IT-Projekte.

Wenn Sie prüfen möchten, ob iSpring LMS zu Ihren Anforderungen passt, können Sie die kostenlose Testversion nutzen oder eine persönliche Demo anfordern, um das System im eigenen Anwendungskontext kennenzulernen.

2. SkillSoft Percipio

SkillSoft Percipio ist eine umfassende Lernplattform, die klassisches Lernen mit systematischem Kompetenzmanagement verbindet. Das Tool richtet sich vor allem an größere Unternehmen und Organisationen mit komplexen Qualifikationsanforderungen. In Produktionsumgebungen wird Percipio häufig eingesetzt, um standardisierte Schulungen, Compliance-Themen und fachliche Weiterbildungen zentral zu organisieren und transparent abzubilden.

Ein zentraler Fokus liegt auf der Verknüpfung von Lerninhalten mit klar definierten Kompetenzen. Unternehmen können Qualifikationsprofile erstellen, den aktuellen Wissensstand ihrer Mitarbeitenden erfassen und gezielt Entwicklungsmaßnahmen ableiten. Dadurch eignet sich Percipio gut als Ergänzung oder Grundlage für eine digitale Qualifikationsmatrix, insbesondere in regulierten Branchen.

Zentrale Stärken von SkillSoft Percipio sind:

• Eine sehr umfangreiche Content-Bibliothek mit Fach-, Technik- und Soft-Skill-Inhalten;
• Vordefinierte Kompetenzrahmen zur strukturierten Erfassung von Fähigkeiten;
• Transparente Übersicht über Stärken, Schwächen und Qualifikationslücken;
• Detaillierte Reports zu Lernfortschritten und Qualifikationsprofilen;
• Unterstützung von Zertifizierungen und Compliance-Anforderungen.

Percipio bietet weniger Freiraum für individuell aufgebaute Qualifikationsmatrizen als spezialisierte HR- oder LMS-Lösungen, punktet dafür aber mit Tiefe und Breite der Inhalte. Besonders für Unternehmen, die auf standardisierte Lernpfade und eine zentrale Wissensbasis setzen, ist das ein klarer Vorteil.

Typische Einsatzszenarien sind Produktionsschulungen, Sicherheits- und Compliance-Trainings, Onboarding neuer Mitarbeitender sowie die Vorbereitung auf Zertifizierungen. In Kombination mit klaren Rollen- und Kompetenzmodellen kann SkillSoft Percipio einen wichtigen Beitrag zur strukturierten Personal- und Qualifikationsentwicklung leisten.

3. SAP SuccessFactors Learning

SAP SuccessFactors Learning ist ein leistungsstarkes Learning-Management-System innerhalb der SAP-HR-Suite und richtet sich vor allem an große Unternehmen und Produktionsbetriebe mit komplexen Strukturen. Die Lösung unterstützt Unternehmen dabei, Qualifikationen, Kompetenzen, Schulungen und gesetzliche Anforderungen zentral zu steuern und transparent abzubilden.

Im Kontext einer Kompetenzmatrix bietet SAP SuccessFactors Learning umfangreiche Funktionen für das Skill- und Kompetenzmanagement. Qualifikationen lassen sich rollen- oder tätigkeitsbezogen definieren und automatisch mit passenden Lerninhalten, Prüfungen und Zertifizierungen verknüpfen. Sobald Mitarbeitende Schulungen absolvieren oder Nachweise erbringen, wird der Qualifikationsstatus systemseitig aktualisiert.

Zu den zentralen Stärken von SAP SuccessFactors Learning zählen:

• Integriertes Qualifikations- und Skillmanagement innerhalb der HR-Suite;
• Automatische Zuweisung von Schulungen und Qualifikationsbedarf basierend auf Rollen, Kompetenzen, Tätigkeiten oder Maschinenanforderungen;
• Analyse von Kompetenz- und Qualifikationslücken auf Team-, Abteilungs- oder Standortebene;
• Umfassende Reporting- und Auswertungsmöglichkeiten für Audits und Compliance;
• Enge Verzahnung mit Personalstammdaten, Einsatzplanung und Talentmanagement.

Gerade in der Produktion, in der Mitarbeitende häufig mehrere Maschinen bedienen oder unterschiedliche Tätigkeiten übernehmen müssen, spielt diese Automatisierung eine große Rolle. Eine Qualifikationsmatrix für Maschinenbediener stellt sicher, dass nur entsprechend geschulte Mitarbeitende an bestimmten Anlagen eingesetzt werden. Unternehmen können exakt festlegen, welche Kompetenzen für bestimmte Arbeitsplätze erforderlich sind, und sicherstellen, dass nur entsprechend geschulte Personen eingesetzt werden. Fehlende Qualifikationen werden frühzeitig sichtbar, sodass gezielt Schulungen eingeplant werden können.

SAP SuccessFactors Learning eignet sich besonders für Organisationen mit hohen regulatorischen Anforderungen, internationalen Standorten und komplexen Qualifikationsstrukturen. Der Funktionsumfang ist entsprechend breit, erfordert jedoch auch eine gewisse Implementierungs- und Administrationsaufwandsstufe, die vor allem für größere Produktionsunternehmen sinnvoll ist.

4. Talentsoft Learning

Talentsoft Learning ist Teil der Talentsoft-Suite und verbindet Lernmanagement eng mit Talent- und Kompetenzentwicklung. Die Plattform richtet sich an Unternehmen, die Kompetenzen nicht isoliert betrachten, sondern systematisch mit Rollen, Entwicklungspfaden und Karriereplanung verknüpfen möchten. Gerade in Organisationen mit klaren Rollenbildern und langfristiger Personalentwicklung bietet Talentsoft eine strukturierte Grundlage.

Im Mittelpunkt der Matrix stehen Kompetenzprofile, die für einzelne Rollen, Teams oder ganze Abteilungen definiert werden können. Auf dieser Basis lassen sich Lernmaßnahmen gezielt steuern und Qualifikationslücken frühzeitig erkennen. Mitarbeitende sehen transparent, welche Fähigkeiten für ihre aktuelle Position oder für den nächsten Karriereschritt relevant sind.

Typische Einsatzszenarien für Talentsoft Learning sind Unternehmen, die

• Fähigkeiten und Kompetenzen kontinuierlich weiterentwickeln möchten;
• Qualifikationen an Karriere- und Nachfolgeplanung koppeln;
• Lernaktivitäten zentral und automatisiert steuern wollen.

Zu den wichtigsten Funktionen der Plattform zählen:

• Skill-Mapping, um Kompetenzen strukturiert Rollen und Tätigkeiten zuzuordnen;
• Rollenbasierte Lernpfade, die sich an individuellen Entwicklungszielen orientieren;
• Fortschritts- und Gap-Analysen, um Qualifikationsbedarf auf Mitarbeiter-, Team- oder Organisationsebene sichtbar zu machen.

Talentsoft Learning ist besonders für Unternehmen von Bedeutung, die Lernen als festen Bestandteil ihrer Talentstrategie verstehen. Für sehr operative Qualifikationsmatrizen, etwa im Produktionsumfeld mit Maschinenfreigaben oder Pflichtzertifizierungen, wird die Matrix häufig mit spezialisierten Systemen ergänzt. Als ganzheitliche Lösung für Kompetenzentwicklung und Karriereplanung bietet Talentsoft jedoch einen klaren Mehrwert.

5. Cornerstone OnDemand

Cornerstone OnDemand ist eine umfassende Enterprise-Plattform für Learning-, Ressourcen- und Talent-Management, die sich besonders für große Unternehmen mit komplexen Strukturen eignet. In Produktionsumgebungen unterstützt die Software Unternehmen dabei, Kompetenzen systematisch zu erfassen, Kompetenzen zu vergleichen und gesetzliche wie interne Anforderungen in der Matrix zuverlässig abzubilden.

Ein zentraler Vorteil von Cornerstone liegt in der flexiblen Modellierung von Kompetenzprofilen. Qualifikationen lassen sich Rollen-, Tätigkeit- oder Standortbezogen definieren und mit Trainings, Prüfungen und Zertifizierungen verknüpfen. So entsteht eine strukturierte Qualifikationsmatrix, die sich laufend aktualisiert und mit der die Personalplanung auch bei hoher Mitarbeiterzahl übersichtlich bleibt.

Stärken von Cornerstone OnDemand:

• Flexible Kompetenz- und Qualifikationsprofile für unterschiedliche Rollen und Tätigkeiten;
• Automatisierte Zuweisung und Prüfung von Qualifikationen und Zertifikaten;
• Leistungsstarke Reporting- und Dashboard-Funktionen für Skills, Schulungsstände und Compliance;
• Unterstützung komplexer Organisationsstrukturen mit mehreren Standorten;
• Integration von Learning, Performance- und Talentmanagement in einer Plattform.

Cornerstone OnDemand eignet sich als Matrix besonders für Unternehmen mit verteilten Produktionsstandorten, hohem Schulungsbedarf und klaren Compliance-Vorgaben. Die Plattform hilft dabei, Stärken und Schwächen sowie Qualifikationslücken frühzeitig zu erkennen, Schulungen gezielt zu steuern und den Qualifikationsstatus großer Belegschaften transparent zu dokumentieren.

Kriterien für die Auswahl des passenden Kompetenzmatrix-Systems

Die Auswahl eines geeigneten Kompetenz-Bewertungssystems hängt stark von den Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Es gibt keine universelle Lösung, die für alle Branchen, Unternehmensgrößen oder Organisationsstrukturen gleichermaßen passt. Umso wichtiger ist es, vorab einige zentrale Fragen zu klären.

Zunächst sollten Sie definieren, wofür die Matrix konkret eingesetzt werden soll. Geht es vor allem um die Erfüllung von Qualifikationsanforderungen in der Produktion, um ISO-Zertifizierungen, Arbeitssicherheit oder Maschinenfreigaben? Oder steht die strategische Personalentwicklung mit Karrierepfaden, Nachfolgeplanung und Informationen zu Weiterbildungen von Fähigkeiten im Fokus? Je klarer der Anwendungsfall, desto gezielter lässt sich die passende Software auswählen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Grad der Automatisierung. Während einfache Systeme lediglich Kompetenzen abbilden, bieten leistungsfähigere Skill Matrizen, automatische Kurszuweisungen, Zertifikatsverwaltung, Erinnerungen bei Ablauf von Qualifikationen und aussagekräftige Reports für mehr Überblick. Gerade bei regelmäßigem Qualifikationsbedarf oder vielen Mitarbeitenden spart dies erheblich Zeit in HR und Fachabteilungen.

Darüber hinaus sollten Sie prüfen, wie gut sich das System in bestehende Prozesse und Tools integrieren lässt. Schnittstellen zu LMS, HR-Systemen oder Collaboration-Tools wie Microsoft Teams können den Arbeitsalltag deutlich erleichtern. Auch Themen wie Mehrsprachigkeit, mobile Nutzung und Zugriffsrechte spielen insbesondere in internationalen oder dezentralen Organisationen eine wichtige Rolle.

Vor allem die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend. Qualifikationsmatrizen sollten sowohl für HR-Abteilung als auch für Führungskräfte und Mitarbeitende intuitiv bedienbar sein. Eine klare Oberfläche, verständliche Bewertungen und transparente Auswertungen sorgen dafür, dass die Kompetenzmatrix im Alltag tatsächlich genutzt wird und nicht nur als Pflichtdokument existiert.

Das passende Kompetenzmatrix-System unterstützt nicht nur die Erfassung von Qualifikationen, sondern fügt sich nahtlos in Ihre Personal- und Lernprozesse ein und wächst mit den Anforderungen Ihres Unternehmens mit. Sie hilft HR dabei, Tätigkeiten mit dem passenden Personal zu besetzen und Ressourcen besser zu planen.

Vor- und Nachteile einer Qualifikationsmatrix

Eine Qualifikationsmatrix bietet Unternehmen viele Vorteile, bringt aber je nach Umsetzung auch Herausforderungen mit sich. Entscheidend ist, mit welchem Werkzeug die Matrix gepflegt wird. Während eine Qualifikationsmatrix-Pflege in Excel mit hohem manuellem Aufwand verbunden ist, ermöglichen Softwarelösungen automatisierte Aktualisierungen, Erinnerungen und nachvollziehbare Historien.

Was sind die Vorteile einer Qualifikationsmatrix?

Eine gut strukturierte Kompetenzmatrix schafft Transparenz. Sie zeigt auf, welche Qualifikationen im Unternehmen vorhanden sind, wo Lücken bestehen und welche Mitarbeitenden gezielt weiterentwickelt werden sollten.

Auf den Ergebnissen, die Qualifikationsmatrizen liefern, aufbauend lassen sich Schulungen effizient planen, Talente in bestimmten Tätigkeitsbereichen fördern und Mitarbeitende passgenau einsetzen. Besonders in Bereichen wie Produktion, Qualitätssicherung oder Projektarbeit unterstützt die Matrix eine fundierte Personal- und Ressourcen-Planung und steigert langfristig die Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Eine softwaregestützte Lösung sorgt dauerhaft für Überblick, Aktualität und Vergleichbarkeit der Qualifikationsdaten.

Was sind die Nachteile einer Kompetenzmatrix?

Grundsätzlich ist die Erstellung von Qualifikationsmatrizen für Unternehmen immer sinnvoll, um mehr Überblick über Fähigkeiten der Beschäftigten und verfügbare Ressourcen zu erhalten. Problematisch kann es aber sein, wenn größere Unternehmen nur eine einfache Excel-Tabelle als Vorlage für Skill Matrizen verwenden. Diese kann die umfangreichen Anforderungen und Details, die bei der Bewertung von Mitarbeiterentwicklung sowie Qualifikationen und Qualifikationslücken sinnvoll sind, oft nicht erfüllen.

Die Pflege eines solchen manuellen Dokuments ist extrem aufwändig, da Skills, Kompetenzen und Fähigkeiten ständig manuell aktualisiert werden müssen, um aussagekräftig zu bleiben. Dadurch geht wertvolle Zeit verloren und Chaos ist oft vorprogrammiert, da die Tabelle meist nicht alle aktuellen Informationen auf einen Blick bereitstellen kann.

Ohne Automatisierung lassen sich Veränderungen nur schwer nachvollziehen. Diagramme, Durchschnittswerte oder historische Vergleiche fehlen oft. Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen auf eine Qualifikationsmatrix-Software, um Übersicht, Aktualität und Qualität der Daten sicherzustellen.

Fazit

Gerade in Produktion, Technik oder qualitätskritischen Bereichen ist eine verlässliche Qualifikationsmatrix-Software unverzichtbar. Excel kann hier schnell unübersichtlich werden. Das gilt insbesondere dann, wenn Qualifikationen regelmäßig überprüft, nachgeschult oder für Audits nachvollziehbar dokumentiert werden müssen.

iSpring LMS bietet Unternehmen eine strukturierte Lösung, um Qualifikationen systematisch abzubilden, Schulungsmaßnahmen direkt zuzuweisen und den aktuellen Stand jederzeit transparent darzustellen. So behalten Sie auch bei komplexen Strukturen und wachsenden Teams die Kontrolle.

Testen Sie iSpring LMS 30 Tage unverbindlich oder fordern Sie eine persönliche Demo an, um zu sehen, wie sich Qualifikationsmanagement effizient und praxisnah umsetzen lässt.

FAQs

Wie erstellt man eine Qualifikationsmatrix?

Für die Erstellung einer Qualifikationsmatrix definieren Sie zunächst die relevanten Rollen, Tätigkeiten oder Prozesse in Ihrem Unternehmen. Anschließend legen Sie fest, welche Qualifikationen, Fähigkeiten und Kompetenzen dafür erforderlich sind und teilen diese in Hard Skills als auch in Soft Skills ein.

Im nächsten Schritt bewerten Sie den aktuellen Kompetenzstand des Personals anhand eines einheitlichen Bewertungssystems. Abschließend analysieren Sie die Ergebnisse, um einen Überblick über Fähigkeiten und möglichen Verbesserungsbedarf zu erhalten. Sie identifizieren Qualifikationslücken und leiten gezielte Maßnahmen wie Schulungen, Weiterbildungen oder Umverteilungen ab. Mit einer Software lassen sich diese Schritte deutlich effizienter und neue Entwicklungen dauerhaft aktuell abbilden als mit Excel.

Was sind die 4 Ebenen der Kompetenzmatrix?

Eine Kompetenzmatrix arbeitet häufig mit vier klar definierten Kompetenzstufen, die den Entwicklungsstand einer Person abbilden:

1. Grundkenntnisse: Erste theoretische Kenntnisse, noch keine praktische Anwendung.
2. Anwenderniveau: Aufgaben können mit Unterstützung ausgeführt werden.
3. Selbstständige Anwendung: Sichere, eigenständige Ausführung im Arbeitsalltag, fortgeschrittene Fähigkeiten.
4. Expertenniveau: Tiefgehende Erfahrung, Weitergabe von Wissen und Anleitung anderer.

Diese Abstufung sorgt für Transparenz und stellt sicher, dass Bewertungen innerhalb der Qualifikationsmatrix vergleichbar und nachvollziehbar bleiben.

Wer erstellt die Qualifikationsmatrix?

Die Verantwortung für die Erstellung einer Qualifikationsmatrix liegt in der Regel bei HR-Teams, Führungskräften oder dem Management. In der Praxis ist eine Kombination besonders sinnvoll: Führungskräfte liefern fachliche Anforderungen und Einschätzungen, HR sorgt für Struktur, Methodik und Vergleichbarkeit. Je nach Zielsetzung können auch Mitarbeitende selbst in Form von Selbsteinschätzungen eingebunden werden. Eine Kompetenzmatrix-Software erleichtert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass alle Beteiligten mit denselben Daten arbeiten. Sie ist das optimale Instrument für alle, die mehr Übersicht über ihr Personal und deren Fähigkeiten erhalten möchten, um Ressourcen besser einsetzen zu können.