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Der erste Eindruck zählt – und mit einer einladenden Onboarding-Software Lösung gelingt der ersten Arbeitstag auch garantiert. Nur wer seine neuen Mitarbeiter vom ersten Augenblick an überzeugen kann, darf damit rechnen, dass Talente dem Unternehmen lange als loyale Leistungsträger erhalten bleiben.

Mit einem Onboarding-Tool können Sie viele To-Dos in der Einarbeitungsphase automatisieren und sich auf das wirklich Wichtige konzentrieren: Den neuen Mitarbeitenden willkommen heißen und ihn in ein bestehendes Netzwerk an klugen Köpfen zu integrieren.

Welche Rolle dabei HR-Onboarding-Software spielt und was sie darüber hinaus noch leisten sollte, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Was ist ein HR-Onboarding-Tool?

Ein HR-Onboarding-Tool ist eine All-in-one-Lösung, die speziell für HR-Manager zur Einarbeitung neuer Mitarbeitenden entwickelt wurde. Es unterstützt die Personalabteilung oder das HR-Team für ein reibungsloses Bewerbermanagement neuer Mitarbeiter in einem Unternehmen und stärkt dadurch die Arbeitgebermarke.

Ein Employee-Onboarding-Tool unterstützt durch verschiedene Funktionen das Bewerbermanagement. Dazu gehören unter anderem die Bereitstellung von Onboarding-Dokumenten und einer digitalen Personalakte, die Automatisierung von Workflows, die Überwachung von Lernfortschritten, das Erstellen von Schulungsplänen und die Kommunikation mit verschiedenen Teammitgliedern.

Durch die Nutzung eines HR-Onboarding-Systems wird der gesamten Onboarding-Prozess vereinfacht, die Effizienz wird verbessert und der administrative Aufwand sowie die Kosten der Personalabteilung werden verringert.

Dies trägt letztlich zu einer schnelleren und besseren Einarbeitung neuer Mitarbeiter bei. Es kann zudem die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit erhöhen, indem es einen reibungslosen Einstieg und eine positive Erfahrung für neue Mitarbeiter sicherstellt.

Vorteile von HR-Onboarding-Software

Verschaffen wir uns nun einen genaueren Überblick über die Funktionen und Vorteile einer umfangreichen Mitarbeiter Onboarding-Software.

Zentralisierung von Onboarding

Für die Personalabteilung ist eine Onboarding-Management-Software eine besonders sinnvolle All-in-one-Lösung, denn: Onboarding ist eine nachhaltige Investition über den ersten Arbeitstag hinaus, um die Mitarbeiterfluktuation und die Kosten für Recruiting-Prozesse niedrig zu halten. Für die Personalabteilung ist das Erstellen einer digitalen Personalakte außerdem von großem Nutzen, um einen Überblick über alle relevanten Daten zu behalten.

Zentralisieren Prozesse mit Onboarding-Software

Um den Onboarding-Prozess möglichst effizient durchzuführen, lohnt sich daher die Investition in eine Onboarding-Software für Mitarbeiter. Dadurch werden durch eine All-in-one-Lösung alle Aktivitäten rund um das Onboarding zentralisiert.

Alle Materialien werden an einem Ort, der Onboarding-Software-Plattform, zur Verfügung gestellt. So können Inhalte schnell und einmalig erstellt und wenn nötig aktualisiert werden. Zudem können mit People-Workflow-Automation sich wiederholende Aufgaben wie beispielsweise die Erstellung digitaler Personalakten und die Zuweisung von Schulungsplänen automatisiert werden.

Interaktives Onboarding 

Nichts ist frustrierender, als am ersten Arbeitstag mit einem Stapel Unterlagen begrüßt zu werden. Wer in der ersten Phase der Einarbeitung vor allem damit beschäftigt ist, einen Überblick über Infos zu erhalten, verliert schnell die Motivation und kann die Inhalte meist auch nicht richtig verinnerlichen. Hier heißt es: Mut zur Vielfalt.

Interaktive Integration mit Onboarding-Software

Für jeden Inhalt sollte der passende Zugang gewählt werden: Bieten Sie das gemeinsame virtuelle Mittagessen an, in dem Mitarbeiter abteilungsübergreifend zusammenkommen und sich informell austauschen. Laden Sie Video-Tutorials in die Onboarding-Trainings-Software hoch, damit die Mitarbeiter über die App schnell sehen können, wie das Intranet funktioniert.

Nutzen Sie Onboarding-Software-Tools und Features zur Dialogsimulation, um neuen Mitarbeitern schnell ein Gefühl dafür zu vermitteln, wie der Arbeitgeber mit Kunden und Partnern kommuniziert. Eine vielfältige Auswahl an Formaten macht den digitalen Onboarding-Prozess interessanter, ohne dass dafür mehr Aufwand nötig ist. Darüber hinaus kann mit Hilfe von IT-Onboarding-Software die Unternehmenskultur auf vielfältige Weise auch an die Mitarbeitenden vermittelt werden, die nicht vor Ort arbeiten.

Strategisches HR-Management

Eine Onboarding-Software kann auch über die Phase des Bewerbermanagements hinaus als HR-Software zur Verminderung des Koordinationsaufwands sinnvoll genutzt werden. Im besten Fall erhält jeder Mitarbeiter eine digitale Personalakte, über die ihm alle Materialien für den Onboarding-Prozess zur Verfügung gestellt werden.

Gleichzeitig kann mit Hilfe der digitalen Personalakte eine Mitarbeitermatrix erstellt werden, die zur späteren Bewertung des Mitarbeiters herangezogen werden kann. Führungskräfte und Vorgesetzt können über solche Tools einen Überblick über die verschiedenen Kompetenzen des Mitarbeiters erhalten.

Strategisches HR-Management

Ein erster Durchlauf der Mitarbeiterbewertung könnte beispielsweise vor dem Ende der Probezeit stattfinden. Auch während der Probezeit können über dieses digitale Tool Verbesserungsbereiche identifiziert werden.

Eine umfassende HR-Software für den Onboarding-Prozess, das Recruiting und die Personalentwicklung ermöglicht es außerdem, dem Mitarbeiter den passenden E-Learning-Kurs oder das neueste Seminar direkt über die Plattform zuzuweisen. 

So kann ein digitales Onboarding-Tool mit vielfältigen Funktionen zu einem wichtigen und zentralen Instrument der Personalabteilung und Vermittler der Unternehmenskultur werden.

Onboarding-Prozess für Remote Mitarbeiter

Immer mehr Mitarbeiter möchten flexibel sein, von unterwegs oder zu Hause arbeiten. Tatsächlich erlauben es neue Arbeitsmodelle, dass Mitarbeiter remote arbeiten und so unabhängig von ihrem Wohnort weltweit einsetzbar sind. Arbeitgeber können auf diese Entwicklung nur hoffen, denn der Fachkräftemangel macht es notwendig, die besten Talente für sich zu gewinnen.

Um das Onboarding für Remote-Working umfassend zu gestalten, benötigt es eine All-in-one-Lösung. Ein erfolgreiches Bewerbermanagement gelingt jedoch nur mit einer technisch und strukturell optimalen Onboarding-Software Lösung. Über diese erhält der neue Mitarbeiter alle Inhalte und Unterlagen, die er für den digitalen Jobstart benötigt.

Zugleich dient es auch als sein Kommunikationskanal, mit dem er seine neuen Kollegen kennen lernt und Verbindung in die Teams aufnimmt. Während der Corona-Pandemie hat das Business-Netzwerk LinkedIn sein Vorhaben, ein digitales Onboarding-Programm zu entwickeln, beschleunigt. In diesem Beitrag erzählt Kelly Chuck, damals Global Onboarding Program Manager bei LinkedIn von ihren Learnings und wie ein strategischer Remote Onboarding-Prozess aussieht.

„Unternehmen mit erfolgreichem Onboarding können sich auf gesteigertes Engagement, eine bessere Mitarbeiterbindung und ein optimiertes Talent-Branding freuen. Und es gibt fast nichts, was Neueinstellungen leichter zu enthusiastischen Unternehmensbotschaftern macht, als wenn Sie ihnen zeigen, dass sich Ihr Team besonders bemüht, damit sie sich willkommen und geschätzt fühlen.“

Einsparung von Kosten

Die Zentralisierung und Digitalisierung der Onboarding-Maßnahmen ermöglicht es außerdem Kosten einzusparen. Denn: Indem Unterlagen, digitale Personalakten, Video-Tutorials und Tests einmalig angelegt werden, sparen neue Mitarbeiter durch den Self-Service dem Personal und Recruiting enorm viel Zeit und damit Kosten.

Zugleich ermöglichen es viele Onboarding-Process-Softwares, Materialien wie E-Learning-Kurse oder Quizze anzupassen, wenn eine inhaltliche Aktualisierung notwendig ist. So müssen Unterlagen nicht immer wieder neu erstellt werden. Durch das digitale Format fallen damit auch Druck- und Produktionskosten weg.

Was bietet Mitarbeiter-Onboarding-Software?

Wie genau funktioniert nun also das Arbeiten mit einem Onboarding-Planning-Tool? Dabei handelt es sich zumeist um eine Plattform, auf der alle Informationen, inklusive einer digitale Personalakten neuer Mitarbeiter, zentralisiert sind. Dort sind alle wichtigen Unterlagen hinterlegt, den sie für den Start in den neuen Job benötigen. 

Darüber hinaus können auf einer vielfältigen Onboarding-Plattform verschiedene Mobile-Onboarding-Tools und Funktionen geboten werden, die alle ihre eigenen Vorteile bieten:

Video

Einweisungen in Arbeitsabläufe, Produkte, Software-Programme oder andere How-Tos lassen sich in kurzen Videos viel schneller und besser erklären als in langen Gebrauchsanweisungen.

Auf einer Onboarding-Plattform kann Videomaterial zu verschiedenen Themen hinterlegt werden, so dass Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können. Ein besonderer Vorteil von Onboarding-Tools: Die Videos können unbegrenzt genutzt werden, je nach Bedarf aktualisiert werden und müssen nicht aufwändig verschickt werden.

Kurse

E-Learning-Programme vermitteln neuen Mitarbeitern einen Überblick über wichtige Prozesse und Aufgaben, die sie in ihrer Rolle übernehmen müssen. Solche Kurse oder Schulungen können unterhaltsam und interaktiv gestaltet werden. Dadurch werden die Inhalte besser aufgenommen. Die Inhalte können beispielsweise über Onboarding-Funktionen wie Quizze abgefragt werden.

Test/Quiz

Insbesondere wenn es darum geht, schnell und effizient wichtiges Wissen für den Job zu vermitteln, können digitale Tests als Lösung in einer Onboarding-Training-Software helfen. In ansprechender Form können wichtige Informationen zum Unternehmen, Produkten und Dienstleistungen vermittelt und abgefragt werden. Auch Themen wie Compliance, Datenschutz und Arbeitssicherheit lassen sich mit einer solchen Funktion leichter behandeln.

Onboarding Management-Software im Vergleich

Es gibt eine große Auswahl an Cloud-basierten Onboarding-Software-Tools, die ihre Vorteile und Nachteile haben. Hier vergleichen wir die fünf besten deutschen Onboarding-Softwares für das Bewerbermanagement und gehen im Detail auf deren Funktionsweise ein.

iSpring Learn

iSpring Learn Onboarding-Software

Die Onboarding-Funktion von iSpring Learn ermöglicht es Ihnen, den neuen Mitarbeitern eine Vielfalt an verschiedenen Inhalten in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung zu stellen. Über einen Kalender können Termine zum Kennenlernen, Austauschen oder auch Technik-Meetings zum Einrichten des Arbeitsplatzes unkompliziert und visuell gut aufbereitet kommuniziert werden. Zudem erhält der Mitarbeiter über das SaaS-LMS Zugriff auf notwendige Schulungen, Websites, Kurse oder auch Live-Events.

Mit einem solchem Onboarding-Tool ist die Einarbeitung lediglich der erste Schritt, denn die Plattform inklusive App bietet umfangreiche Funktionen zur Personalentwicklung wie etwa Dialogsimulationen, Gamification-Tools, eine individuelle Kompetenzmatrix für Mitarbeiter, automatisierte Feedback-Funktionen und die Anbindung an das E-Learning-Autoren-Kit iSpring Suite

Gern bieten wir Ihnen an, dieses Onboarding-Tool kostenlos zu testen und das iSpring Learn LMS auszuprobieren.

Kenjo

Kenjo Onboarding-Software

Diese Onboarding-Software mit App-Funktion bietet Basisfunktionen für das Bewerbermanagement wie das Anlegen von Onboarding-Aufgaben, aber auch das Versenden einer Willkommensmail.

Der Anbieter hat eine breite Leistungspalette von Recruiting bis Personal-Management im Angebot, bei denen jedoch keine Lernmanagement-Software inbegriffen ist. Zudem benötigt es einige manuelle Schritte, um die Onboarding-Software gemäß der eigenen Bedürfnisse einzurichten.

Personio

Personio Onboarding-Software

Diese Onboarding-Software bietet neben Recruiting klassische Funktionen wie die Zuweisung von Aufgaben im Pre-Boarding, das Bereitstellen von Dokumenten und das Versenden einer Willkommensmail. Der Onboarding-Prozess ist neben der Mitarbeiterverwaltung und Lohnabrechnung nur ein kleiner Teil der HR-Software Lösung dieses Anbieters.

Vielen kleinen und mittleren Unternehmen könnte die Funktionsvielfalt der HR-Software, die auch eine App beinhaltet, zu groß und unübersichtlich sein.

Greenhouse

Greenhouse Onboarding-Software

Mit dieser Online-Onboarding-Software können strukturelle und organisatorische Aufgaben im Pre-Boarding verschiedenen Mitarbeiter zugeordnet werden. Zudem werden neue Mitarbeiter über die HR-Software, die auch als App zur Verfügung steht, mit ihren neuen Teammitgliedern verbunden. Dem Mitarbeiter können außerdem manuell Dokumente zugeordnet werden.

Diese Onboarding-Funktion kann mit der Recruiting-Software des Anbieters verbunden werden. Es gibt jedoch keine Anbindung an ein Lernmanagement-System, über das die Mitarbeiter langfristig begleitet und gefördert werden können.

Rexx Systems

Rexx Systems Onboarding-Software

Über dieses Onboarding-Tool können die ersten organisatorischen Schritte im Pre-Boarding einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden. Diese erhalten beispielsweise über die App eine Erinnerung, dass sie Arbeitsmaterialien bestellen und den Systemzugang beantragen sollen.

Der Anbieter ermöglicht es, neuen Mitarbeitern fachspezifische Blogs, Dokumente und Erinnerungen an wichtigen Pflichtschulungen zuzuweisen. Über Quizze können Mitarbeiter gegeneinander antreten. Zudem gibt es eine Chatfunktion, über die neue Mitarbeiter auch im Remote-Status Kontakt zu anderen Mitarbeitern aufnehmen können.

Viele der Aufgaben und Features dieser Recruiting- und Onboarding-Software benötigen den manuellen Zugriff von Verantwortlichen. Dadurch kann im Vergleich zu automatisierten Onboarding Lösungen nur weniger Zeit eingespart werden.

Onboarding Planning-Tool: Welche Faktoren wichtig sind

Die Auswahl an Recruiting- und Onboarding-Software für das Bewerbermanagement ist groß, wie wählen Sie nun die passende aus? Wir nennen Ihnen einige Faktoren, die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten.

Größe des Unternehmens

Die Kosten und Funktionen der Recruiting- und Onboarding-Software sollten in Bezug auf die Größe der Unternehmen angemessen sein. 

Plattformen mit zu vielen Schnittstellen können ein kleines Unternehmen überfordern. Ebenso kann es hier störend sein, wenn zu viele Onboarding-Funktionen angepasst werden können oder müssen. 

Customizing führt in kleinen Unternehmen eher dazu, dass die HR-Software nie optimal genutzt werden kann, da das Wissen für technische Anpassungen nicht vorhanden ist. Ein kompaktes Onboarding-Tool für das Bewerbermanagement mit einer klaren und benutzerfreundlichen Oberfläche hat hier große Vorteile.

Kollaboration

Es gibt Onboarding-Software, die Teil eines größeren Leistungsumfangs ist. Mit solchen umfassenden Plattformen kann alles, vom Erstellen einer digitalen Personalakte über die Lohnabrechnung bis zur Berechnung des Urlaubsanspruchs verwaltet werden. 

Dies kann für mittelgroße Unternehmen interessant sein, die all diese Aufgaben zentralisieren möchten. Die Unternehmen sollten sich jedoch im Voraus darüber im Klaren sein, dass Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen, wie z. B. Personalabteilung und Buchhaltung, auf dasselbe System zugreifen.

Wenn in einem Unternehmen noch keine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit praktiziert wird, kann es schwierig sein, plötzlich gemeinsam auf einer Plattform zu arbeiten. Bevor eine solche Software implementiert werden kann, muss zudem geprüft werden, ob sie in allen Leistungsbereichen zufriedenstellende Ergebnisse liefert. 

Letztlich wird niemandem geholfen, wenn sich die Buchhaltung über eine übersichtliche Benutzeroberfläche in der Lohn- und Gehaltsabrechnung freut, die Onboarding-Software der Personalabteilung aber nur wenige Funktionen bietet.

Bestehende Software

Bei der Auswahl der geeigneten Software sollte zudem berücksichtigt werden, welche Software bereits im Unternehmen vorhanden ist und ob sie bei Bedarf mit neuer Onboarding-Software kompatibel ist.

Wer bereits über ein gut funktionierendes Recruiting- oder Tracking-Tool verfügt, kann auf eine umfassende HR-Software verzichten. Stattdessen eignet sich eine Onboarding-Software für das Bewerbermanagement, die über einen kleineren, dafür aber spezialisierten Funktionsumfang verfügt.

Um Kosten zu sparen, könnten jedoch auch verschiedene HR-Software-Programme in einer Software zusammengefasst werden.

Erfolgsfaktoren der Zukunft

Viele Software-Anbieter haben einen Blick auf organisatorische To-Dos wie die Erstellung einer digitalen Personalakte und das Zuweisen von Rollen und Aufgaben. Doch wer die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen in der VUCA-Welt im Blick hat, weiß, dass digitale Tools schon heute viel mehr leisten müssen.

Ziel ist es, talentierte und fähige Mitarbeitende durch erfolgreiche Rekrutierung an das Unternehmen zu binden und ihnen Entwicklungsmöglichkeiten zu bieten. 

Niemand klickt sich gern durch eine neue Software, die am Ende nur während der Onboarding-Phase verwendet wird. Auch keine Führungskraft nutzt gern ein Online-Tool, in der man lediglich darüber entscheiden kann, wer den Bürostuhl für den neuen Mitarbeiter organisiert.

Es geht um sehr viel mehr: Mit der Auswahl einer All-in-one-Lösung die neben dem Onboarding-Prozess auch die Personalentwicklung fokussiert, geben Sie den Mitarbeitern ein mächtiges Werkzeug in die Hand: Über eine solche Plattform können Mitarbeiter auf alles zugreifen, um sich kontinuierlich weiterzuentwickeln – und so die besten Leistungen für das Unternehmen zu erbringen.

Fazit

In diesem Beitrag haben wir aufgezeigt, welche Potenziale und Vorteile ein professioneller Onboarding-Prozess bietet und wie Sie Onboarding-Software einsetzen können, um dieses wichtige HR-Tool strategisch sinnvoll und effizient zu nutzen.

Für welche der vorgestellten Onboarding-Tools Sie sich entscheiden, hängt von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und dessen Strukturen ab.

Eine umfassende All-in-one-Lösung wie iSpring Learn kann Ihnen jedoch dabei helfen, den Onboarding-Prozess sowie alle Maßnahmen zur Personalentwicklung und Schulungen zentral und kostengünstig zu planen, durchzuführen und anschließend zu evaluieren.

Möchten Sie die umfangreichen Funktionen wie die Kompetenzmatrix für Mitarbeiter oder Gamification-Tools selbst erleben? Dann fordern Sie jetzt eine 30-tägige kostenlose Testversion der Onboarding-Software iSpring Learn an und überzeugen Sie sich selbst von einem optimierten Onboarding-Prozess.

FAQ

Wie erstelle ich ein Onboarding Konzept?

Die folgenden Schritte können Ihnen helfen, ein erfolgreiches Onboarding-Konzept zu entwickeln.

  1. Ziele definieren: Klare Ziele für das Onboarding festlegen, z. B. hinsichtlich der Einarbeitung, dem Wissensaustausch und der Unternehmenskultur.
  2. Strukturierter Prozess: Nutzung eines effektiven Onboarding-Tools, das die verschiedenen Phasen und Aktivitäten der Einarbeitung umfasst.
  3. Mentoring: Zuweisung eines Mentors oder Ansprechpartners zur Unterstützung neuer Mitarbeiter.
  4. Evaluierung: Regelmäßige Überprüfung des Onboarding-Prozesses, Einholen von Feedback und Implementierung von Anpassungen.

Was ist ein Onboarding Portal?

Ein Onboarding-Portal ist ein integraler Bestandteil einer umfassenden Onboarding-Software, die von Unternehmen genutzt wird, um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu optimieren.

Durch ein Onboarding-Portal können Unternehmen einen effizienteren und individuellen Recruiting-Prozess bieten, indem sie den Zugang zu allen wichtigen Ressourcen erleichtern.

Das Onboarding-Portal übernimmt die zentrale Bereitstellung von Schulungsmaterialien, interaktiven Tools und Kommunikation während der Einarbeitungsphase, um einen reibungslosen und strukturierten Einarbeitungsprozess zu ermöglichen.

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