Der erste Eindruck zählt – und mit einer einladenden Onboarding-Software wird er am ersten Arbeitstag auch wirklich gut. Nur wer seine neuen Mitarbeiter vom ersten Augenblick an überzeugen kann, kann darauf setzen, dass Talente der Unternehmen lange als loyale Leistungsträger erhalten bleiben. Mit einer Onboarding-Software können Sie viele To Dos in der Einarbeitungsphase automatisieren und sich auf das wirklich Wichtige konzentrieren: Den neuen Mitarbeiter willkommen heißen und ihn in ein bestehendes Netzwerk an klugen Köpfen zu integrieren. Welche Rolle dabei die Onboarding-Software spielt und was sie darüber hinaus noch leisten sollte, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Warum braucht es ein Onboarding-Tool?
Ein Onboarding-Tool ist eine Möglichkeit, um neuen Mitarbeitern den Einstieg in das Arbeitsumfeld und neue Aufgabenfeld zu erleichtern. Zugleich beschreibt es eine Methode im Personalmanagement, die noch recht jung ist. Noch in den 2000er-Jahren war es durchaus üblich, neue Mitarbeiter „ins kalte Wasser“ zu werfen. Das bedeutete: Ihnen wurde an ihrem ersten Arbeitstag ihr Arbeitsplatz gezeigt und vielleicht sogar das Team vorgestellt. Aber: Wie die Unternehmen funktioniert, welche ungeschriebenen Regeln es gibt und wie Aufgaben konkret bearbeitet werden, mussten neue Mitarbeiter zumeist allein herausfinden.
Was ist das Problem bei einem fehlenden Onboarding-Prozess?
- Fehlende Orientierung: In der ersten Phase in einem neuen Job sind Mitarbeiter grundsätzlich unsicher. Sie müssen sich zunächst orientieren – und gleichzeitig während der Probezeit auch beweisen. Das verursacht Stress.
- Fehlendes Netzwerk: Gibt es keine Zeit und keinen Raum, um neue und bestehende Mitarbeiter einander bekannt zu machen, kann es schwerfallen, Kontakte zu knüpfen. Insbesondere wenn der Start in eine stressige Phase fällt, z. B. in das Ende einer Projektarbeit, können Mitarbeiter womöglich kein Auge für den neuen Mitarbeiter haben.
- Fehlendes Feeling: Wenn mit dem Onboarding-Prozess die Willkommensphase wegfällt, dann kann es dem Mitarbeiter schwerfallen, ein Gefühl für die Unternehmenskultur zu erhalten. Wie tickt das Unternehmen? Welche Werte hat es? In einer Umfrage unter mehr als 3.000 Arbeitnehmern sagten 70 Prozent der Befragten aus, dass sie ein Unternehmen verlassen würden, wenn die Kultur schlecht wäre. Unternehmen, die Wert auf eine angenehme Kultur legen, können also kaum auf einen Onboarding-Prozess verzichten – wer trotzdem darauf verzichtet, sagt andererseits viel über seine Unternehmenskultur aus.
Unternehmen, die ihr Onboarding nachhaltig gestalten möchten, können eine Onboarding-Software anwenden. Damit lassen sich Zeit und Kosten sparen und Mitarbeiter langfristig binden.
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Vorteile von HR-Onboarding-Software
Schauen wir uns nun die Vorteile einer Top-Onboarding-Software genauer an.
Zentralisierung von Onboarding
Eine Onboarding-Software ist ein sinnvolles Tool für die Personalabteilung, denn: Onboarding ist eine nachhaltige Investition über den ersten Arbeitstag hinaus, damit der Mitarbeiterfluktuation und Kosten für Bewerbungsprozesse entgegengewirkt werden kann. Um den Onboarding-Prozess möglichst effizient durchzuführen, lohnt sich die Investition in eine Onboarding-Software, um alle Aktivitäten rund um das Onboarding zu zentralisieren. Alle Materialien werden an einem Ort, der Onboarding-Software, gebündelt zur Verfügung gestellt. So können Inhalte schnell und einmalig erstellt und aktualisiert werden. Zudem kann zentral gesteuert werden, welche Inhalte in welchen Abteilungen und für welche Rollen zur Verfügung gestellt werden.
Interaktives Onboarding
Nichts erschlägt mehr, als am ersten Arbeitstag mit einem Stapel Dokumente konfrontieren. Wer in der ersten Phase der Einarbeitung vor allem damit beschäftigt ist, Texte zu lesen, verliert schnell die Motivation und kann sich die Inhalte zumeist auch nicht gut einprägen. Hier heißt es: Mut zur Vielfalt. Für jeden Inhalt sollte der passende Zugang gewählt werden: bieten Sie das gemeinsame virtuelle Mittagessen an, in dem Mitarbeiter abteilungsübergreifend zusammenkommen und sich informell austauschen. Laden Sie Videoanleitungen auf die Onboarding-Software, mit der Mitarbeiter sich über die App auf die Schnelle anschauen können, wie das Intranet funktioniert. Und nutzen Sie Onboarding-Software-Tools und Features zur Dialogsimulation, um neuen Mitarbeitern schnell ein Gefühl dafür zu geben, wie in dem Unternehmen und mit Kunden bzw. Partnern kommuniziert wird. Eine vielfältige Auswahl an Formaten macht den digitalen Onboarding-Prozess interessanter, ohne dass dafür mehr Aufwand nötig ist. Zudem kann die Unternehmenskultur auch denen facettenreich vermittelt werden, die remote arbeiten.
Strategisches HR-Management
Eine Onboarding-Software kann auch über die Phase der Einarbeitung hinaus als HR-Software sinnvoll genutzt werden. Im besten Fall erhält jeder Mitarbeiter eine Arbeitnehmerprofil, über das ihm alle Materialien für den Onboarding-Prozess zur Verfügung gestellt werden kann. Zugleich kann darüber Profil eine Mitarbeitermatrix erstellt werden, die zur späteren Bewertung des Mitarbeiters genutzt werden kann. Führungskräfte und Vorgesetze können über solche Tools die verschiedenen Kompetenzen des Mitarbeiters bewerten.
Ein erster Durchlauf könnte beispielsweise vor dem Ende der Probezeit durchgeführt werden. Auch während der Probezeit können über dieses digitale Tool Defizite identifiziert werden. Eine umfassende HR-Software für den Onboarding-Prozess, das Recruiting und die Personalentwicklung ermöglicht es dann außerdem, dem Mitarbeiter den passenden E-Learning-Kurs oder das Seminar direkt über die Plattform zuzuweisen. Eine digitale Onboarding-Software kann also mit vielfältigen Funktionen ein wichtiges und zentrales Tool für die Personalarbeit und Vermittler der Unternehmenskultur werden.
Onboarding-Prozess für Remote Mitarbeiter
Immer mehr Mitarbeiter möchten flexibel sein, von unterwegs oder zu Hause arbeiten. Tatsächlich erlauben es neue Arbeitsmodelle, dass Mitarbeiter remote arbeiten und so unabhängig von ihrem Wohnort weltweit einsetzbar sind. Unternehmen können auf diese Entwicklung nur hoffen, denn der Fachkräftemangel macht es notwendig, die besten – und raren – Talente für sich zu gewinnen. Zu den Benefits gehört unbedingt das Remote-Working. Und dazu gehört auch ein umfassendes Remote Onboarding. Das gelingt natürlich nur mit einer technisch und strukturell optimalen Onboarding-Software. Über diese erhält der neue Mitarbeiter alle Inhalte und Unterlagen, die er für den digitalen Jobstart benötigt. Zugleich ist es auch sein Kommunikationskanal, mit dem er seine neuen Kollegen kennen lernt und Verbindung in die Teams aufnimmt. In der Corona-Pandemie hat das Business-Netzwerk LinkedIn sein Vorhaben, ein digitales Onboarding-Programm zu entwickeln beschleunigt. In diesem Beitrag erzählt Kelly Chuck, damals Global Onboarding Program Manager bei LinkedIn von ihren Learnings und wie ein strategischer Remote Onboarding-Prozess aussieht.
„Unternehmen mit erfolgreichem Onboarding können sich auf gesteigertes Engagement, eine bessere Mitarbeiterbindung und ein optimiertes Talent-Branding freuen. Und es gibt fast nichts, was Neueinstellungen leichter zu enthusiastischen Unternehmensbotschaftern macht, als wenn Sie ihnen zeigen, dass sich Ihr Team besonders bemüht, damit sie sich willkommen und geschätzt fühlen.“
Einsparung von Kosten
Die Zentralisierung und Digitalisierung der Onboarding-Maßnahmen ermöglicht es Kosten einzusparen. Denn: Indem Unterlagen, Video-Tutorials und Tests einmalig angelegt werden, sparen Mitarbeiter im Personal und Recruiting enorm viel Zeit. Zugleich ermöglichen es viele Onboarding-Softwares, Materialien wie E-Learning-Kurse oder Quizze anzupassen, wenn eine inhaltliche Aktualisierung notwendig ist. So müssen Unterlagen nicht immer wieder neu erstellt werden, durch das digitale Format fallen damit auch Druck- und Produktionskosten weg.
Was bietet ein Onboarding-Tool?
Wie genau funktioniert nun also das Arbeiten mit einem User-Onboarding-Tool? Dabei handelt es sich zumeist um eine Plattform, auf der neue Mitarbeiter sich einloggen können. Dort sind mindestens alle wichtigen Unterlagen hinterlegt, den sie für den Start in den neuen Job benötigen. Darüber hinaus können in einem vielfältigen Onboarding-Plattform aber ganz verschiedene Mobile-Onboarding-Tools und Features geboten werden, die ihre spezifischen Vorteile haben:
- Video: Einweisungen in Arbeitsabläufe, Software-Programme oder andere How Tos lassen sich in kurzen Videos viel schneller und besser erklären als in langen Gebrauchsanweisungen. Auf einer Onboarding Plattform kann Videomaterial zu verschiedenen Themen hinterlegt werden, so dass Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können. Ein besonderer Vorteil: Die Videos können unbegrenzt lange genutzt werden, können je nach Bedarf aktualisiert werden und müssen nicht aufwändig verschickt werden.
- Kurs: In E-Learning-Programmen erhalten neue Mitarbeiter ein profundes Wissen über wichtige Abläufe und Aufgaben, mit denen sie in ihrer Rolle betraut werden. Solche Kurse oder Schulungen können sehr unterhaltsam gestaltet werden. Daraus resultiert der Vorteil, dass die Inhalte auch besser haften bleiben. Die Inhalte können beispielsweise über Features wie Quizze abgefragt werden.
- Test/Quiz: Insbesondere wenn es darum geht, schnell und effizient wichtiges Wissen für den Job zu vermitteln, können digitale Tests in einer Onboarding-Training-Software eingesetzt werden. In ansprechender Form können wichtige Infos zum Unternehmen, Produkten und Dienstleistungen gegeben und abgefragt werden. Auch Themen wie Compliance, Datenschutz und Arbeitssicherheit können mit einem solchen Feature auf eine leichtere Weise verhandelt werden.
Onboarding-Software Tools im Vergleich
Es gibt eine große Auswahl an cloud-basierten Onboarding-Software-Tools, die ihre Vorteile und Nachteile haben. Hier stellen wir Ihnen die fünf besten Onboarding-Softwares im Vergleich vor, die eine deutsche Benutzeroberfläche anbieten.
iSpring Learn
Die Onboarding-Funktion von iSpring Learn ermöglicht es Ihnen, den neuen Mitarbeitern eine Vielfalt an verschiedenen Inhalten in unterschiedlichen Formaten zur Verfügung zu stellen. Über einen Kalender können Termine zum Kennenlernen, Austauschen oder auch Technik-Meetings zum Einrichten des Arbeitsplatzes unkompliziert und visuell gut aufbereitet kommuniziert werden. Zudem erhält der Mitarbeiter über das SaaS-LMS Zugriff auf notwendige Schulungen, Websites, Kurse oder auch Live-Events. Mit einer solche Onboarding-Software ist die Einarbeitung lediglich der erste Schritt, denn die Plattform mit App bietet umfangreiche Funktionen zur Personalentwicklung wie etwa Dialogsimulationen, Gamification-Tools, die individuelle Kompetenzmatrix für Mitarbeiter, automatisierte Feedback-Funktionen und die Anbindung an das E-Learning-Autoren-Kit iSpring Suite. Gern bieten wir Ihnen an, dieses HR-Tool kostenlos zu testen und das iSpring Learn LMS auszuprobieren.
Kenjo
Diese Onboarding-Software mit App-Funktion bietet Basisfunktionen wie das Anlegen von Aufgaben, die zu einem Onboarding-Prozess gehören, aber auch das Versenden einer Willkommensmail. Der Anbieter hat eine breite Leistungspalette von Recruiting bis Personal-Management im Angebot, zu den jedoch keine Lernmanagement-Software gehört. Zudem benötigt es einige manuelle Schritte, um die Onboarding-Software gemäß der eigenen Bedürfnisse einzurichten.
Personio
Diese Onboarding-Software bietet neben Recruiting klassische Funktionen wie die Zuweisung von Aufgaben im Pre-Boarding, das Bereitstellen von Dokumenten und das Versenden einer Willkommensmail. Der Onboarding-Prozess ist neben der Mitarbeiterverwaltung und Lohnabrechnung nur ein kleiner Teil der HR-Software dieses Anbieters. Für viele kleine und mittlere Unternehmen dürfte die Funktionsvielfalt der HR-Software, zu der auch eine App gehört, zu groß und unübersichtlich sein.
Greenhouse
Mit dieser Online-Onboarding-Software können strukturelle und organisatorische Aufgaben im Pre-Boarding verschiedenen Mitarbeiter zugeordnet werden. Zudem werden neue Mitarbeiter über die HR-Software, die auch als App gibt, mit ihren neuen Teammitgliedern verbunden und es können dem Mitarbeiter manuell Dokumente zugeordnet werden. Diese Onboarding-Funktion kann mit der Recruiting-Software des Anbieters verbunden werden. Es gibt jedoch keine Anbindung an ein Lernmanagement-System, über das die Mitarbeiter langfristig begleitet und gefördert werden können.
Rexx Systems
Über diese Onboarding-Software können die ersten organisatorischen Schritte im Pre-Boarding einzelnen Mitarbeitern zugewiesen werden. Diese erhalten beispielsweise über die App eine Erinnerung, dass sie beispielsweise Arbeitsmaterialien bestellen und den Systemzugang beantragen sollen. Der Anbieter ermöglicht es, neuen Mitarbeitern fachspezifische Blogs, Dokumente und Erinnerungen an wichtigen Pflichtschulungen zuzuweisen. Über Quizze können Mitarbeiter gegeneinander antreten. Zudem gibt es eine Chatfunktion, über die neue Mitarbeiter auch im Remote-Status Kontakt zu anderen Mitarbeitern aufnehmen können. Viele der Aufgaben und Features dieser Recruiting- und Onboarding-Software benötigen den manuellen Zugriff von Verantwortlichen. Damit kann hier weniger Zeit als bei automatisierten Abläufen gespart werden.
Welcher Faktoren sollten Sie bei der Wahl der Software berücksichtigen?
Die Auswahl an Recruiting- und Onboarding-Software ist groß, wie wählen Sie nun die passende aus? Hier bieten wir Ihnen einige Faktoren an, die Sie bei Ihrer Auswahl berücksichtigen sollten.
Größe des Unternehmens
Die Kosten und Funktionen der Recruiting- und Onboarding-Software sollten in Bezug auf die Größe der Unternehmen angemessen sein. In einem kleinen Unternehmen können Plattformen mit zu vielen Schnittstellen überfordern. Genauso kann es hier störend sein, wenn zu viele Funktionen angepasst werden können oder müssen. Customizing führt in kleinen Unternehmen eher dazu, dass die HR-Software niemals optimal genutzt werden kann, weil es das nötige Wissen fehlt, um solche technischen Anpassungen vorzunehmen. Kompakte Onboarding-Software mit einer klaren und benutzerfreundlichen Oberfläche haben hier große Vorteile.
Kollaboration
Es gibt Onboarding-Software, die Teil eines größeren Leistungsumfangs ist. Mit solchen umfassenden Plattformen kann alles, vom Recruiting über die Lohnabrechnung bis zur Berechnung des Urlaubsanspruchs verwaltet werden. Das kann für mittelgroße Unternehmen attraktiv sein, die alle diese Aufgaben zentralisieren möchten. Jedoch sollten sich Unternehmen vorab darüber im Klaren sein, dass hierbei Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen wie etwa dem Recruiting und der Buchhaltung auf dasselbe System zugreifen. Wird in dem Unternehmen noch kein kollaboratives Arbeiten gelebt, kann es schwer sein, plötzlich zusammenzuarbeiten. Bevor eine solche Software implementiert werden kann, muss zudem geprüft werden, ob sie in allen Leistungsbereichen zufriedenstellende Ergebnisse liefert. Es ist schließlich niemand geholfen, wenn die Buchhaltung sich über die klare Benutzeroberfläche in der Lohnabrechnung freut, aber die Onboarding-Software der Personalabteilung nur wenige Features bietet.
Bestehende Software
Bei der Auswahl der geeigneten Software sollte zudem berücksichtigt werden, welche Software es bereits in dem Unternehmen gibt und ob sie bei Bedarf mit neuer Onboarding-Software kompatibel ist. Wer bereits ein gut funktionierendes Recruiting-oder Tracking-Tool hat, kann auf eine umfassende HR-Software verzichten und lieber eine Onboarding-Software wählen, die einen kleineren, aber speziellen Leistungsumfang hat. Um Kosten zu sparen könnten jedoch auch verschiedene HR-Software-Programme in einer Software zusammengefasst werden.
Erfolgsfaktoren der Zukunft
Viele Software-Anbieter haben einen Blick auf organisatorische To Dos wie das Verwalten von Mitarbeitern und das Zuweisen von Rollen und Aufgaben. Wer jedoch einen Blick auf die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen in der VUCA-Welt hat, der weiß, dass digitale Tools bereits heute sehr viel mehr und anderes bieten müssen. Es geht darum, durch ein sinnstiftendes Recruiting talentierte und fähige Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden und ihnen Entwicklungschancen zu bieten. Niemand klickt sich gern in eine Software, über die er nur in der Onboarding-Phase wichtige Tipps und Infos erhält. Und keine Führungskraft nutzt gern ein Online-Tool, in dem nur anklicken kann, wer den Schreibtischstuhl für den neuen Mitarbeiter organisiert. Es geht um sehr viel mehr: Mit der Auswahl einer Software, die neben dem Onboarding-Prozess auch die Personalentwicklung fokussiert, geben Sie dem Personal und auch den Mitarbeitern ein mächtiges Werkzeug in die Hand: Über eine solche Plattform können Mitarbeiter alles an die Hand bekommen, um sich kontinuierlich weiterzuentwickeln – und so die besten Leistungen für das Unternehmen zu erbringen. Personaler können hier wiederum aktuelles Wissen und Erkenntnisse an alle betroffenen Mitarbeiter vermitteln, um die Basis für ein agiles und kollaboratives Arbeiten zu ermöglichen.
Fazit
In diesem Beitrag haben wir Ihnen gezeigt, welches Potenzial und welche Vorteile ein professioneller Onboarding-Prozess hat und wie Sie eine Onboarding-Software nutzen können, um dieses wichtige HR-Tool strategisch sinnvoll und effizient anzuwenden. Für welche der vorgestellten Onboarding-Softwares Sie sich entscheiden, hängt von den Bedürfnissen Ihrer Unternehmen und ihren Strukturen ab. Wenn Sie gern selbst erleben möchten, welche umfassenden Features iSpring Learn bereithält, können Sie die Plattform gern kostenfrei ausprobieren. Hier erwartet Sie eine Onboarding-Software, mit der Sie sowohl den Onboarding-Prozess wie auch Maßnahmen zur Personalentwicklung und Schulungen zentral und kostengünstig planen, durchführen und evaluieren können. Fordern Sie jetzt eine 30-tägige kostenlose Testversion an und überzeugen Sie sich selbst.
