Tools für die Mitarbeiterbeurteilung: Wie bewerten wir Mitarbeiter konstruktiv?

Die Mitarbeiterbeurteilung ist ein klassisches HR-Tool, mit dem die Stärken und Schwächen von Mitarbeitern, Leistungserbringer und Mitarbeiter mit Potenzial identifiziert werden können. Aber was kommt danach? Eine Mitarbeiterbewertung kann immer nur der erste Schritt in einer nachhaltigen Personalentwicklung sein. Wir stellen Ihnen Methoden der Mitarbeiterbeurteilung vor und zeigen Ihnen, wie Sie die Personalbeurteilung in Form einer Bewertungsmatrix in eine nachhaltige online-basierte Personalentwicklung integrieren können.

Was sind Mitarbeiterbeurteilungen?

Jedes Unternehmen lebt von Mitarbeitern, die ihr Wissen und ihre Kompetenzen möglichst optimal nutzen. Sie kennen ihre Stärken, setzen sie an der richtigen Stelle ein. Sie wissen aber auch, in welchen Bereichen sie Nachholbedarf haben: Mit Schulungen, in Webinaren zu aktuellen Themen oder dem Learning on the Job halten sie sich fachlich auf dem neuesten Stand, lernen Neues hinzu und schließen Wissenslücken.

Jedoch ist nicht von jedem Mitarbeiter zu erwarten, dass er Schulungsbedarfe von allein erkennt. Regelmäßige Personalbeurteilungen übernehmen diese Aufgabe. Dabei handelt es sich um ein Instrument aus der Personalarbeit, das dazu dient, Förderbedarf zu erkennen und insbesondere Führungskräfte gemäß ihrer herausragenden Kompetenzen einzusetzen und in ihrer Entwicklung zu fördern.

Es ist eine Möglichkeit, Mitarbeiter langfristig zu unterstützen und Leistungsträger nachhaltig aufzubauen. Zudem haben Unternehmen damit die Möglichkeit, die Leistung der Mitarbeiter auf einem hohen Level zu halten.

iSpring Learn LMS

Lassen Sie die Mitarbeiterbeurteilung ein Teil Ihres LMS sein.

Gratis Testversion Mehr erfahren→

Beispiele für Mitarbeiterbeurteilungen

Nun ist klar, nach welchen Kriterien Mitarbeiter und ihre Leistung bewertet werden sollen – aber wie funktioniert der Prozess und welches Beurteilungssystem soll genutzt werden? Je nach Organisationsstruktur und Anzahl der Mitarbeiter eines Unternehmens sind unterschiedliche Methoden empfehlenswert. Es gibt eine große Auswahl an standardisierten Verfahren, die sich in zeitlichem und organisationalem Aufwand, Perspektive und Aussagekraft unterscheiden. Es gilt: Je genauer die Kriterien definiert sind und umso detaillierter die Beurteilung von Mitarbeitern ist, desto aussagekräftiger ist sie.

Im folgenden Abschnitt stellen wir die sechs wichtigsten Verfahren zur Beurteilung von Mitarbeitern vor.

Schriftliche Beurteilungen

Es ist der Klassiker unter den Mitarbeiterbeurteilungen: In einer schriftlichen Beurteilung werden die Kompetenzen, herausragende Leistungen und Entwicklungspotenziale aufgeführt. Solche schriftlichen Beurteilungen sind auch Zwischenzeugnisse und andere Arten von Arbeitszeugnissen. Der große Nachteil an solchen Schriftstücken ist, dass Stärken und Schwächen in dieser Textform nicht auf den ersten Blick erkenntlich sind. Zudem sind diese Schreiben in der Regel stark verklausuliert, da in ihnen in der Regel keine negativen Beurteilungen zu finden sein dürfen. Als echte Grundlage für die Personalentwicklung eignen sich diese augenscheinlich durchgehend positiven Beurteilungen also nicht.

Vorteile der schriftlichen Beurteilung

• Schnelle Anfertigung

Kennzeichnungsverfahren

Unter dem Kennzeichnungsverfahren versteht man in der Regel eine Bewertung von kritischen Ereignissen. Für alle Mitarbeiter wird im Vorhinein festgelegt, welche speziellen Verhalten als „gut“ und als „schlecht“ gelten, beispielsweise als effektiv oder ineffektiv. Anhand dieser Kriterien in Form von Beispielsätzen werden durch den Vorgesetzten Ereignisse und das Verhalten des jeweiligen Mitarbeiters bewertet. 

Stand beispielsweise ein Projektabschluss an und der Mitarbeiter war der einzige Kollege im Team, der nicht eine Stunde länger blieb, um die Deadline zu halten, könnte dies nach dem Kriterium „Engagement“ negativ bewertet werden. Wie man anhand dieses Beispiels eines Bewertens durch Kollegen jedoch sieht, können die Ergebnisse dieser Bewertung sehr schnell subjektiv werden. Ist der Mitarbeiter alleinerziehend und muss sein Kind aus dem Kindergarten abholen, kann ihm dieses Verhalten durch den Vorgesetzten unter keinen Umständen negativ angekreidet werden.

Vorteile des Kennzeichnungsverfahren

• Gut vorzubereiten
• Schnell durchführbar

Polaritätsprofile

Hierbei wird mit Skalen gearbeitet, die eine Polarität anzeigen: Auf der linken Seite der Skala finden sich positive Zuschreibungen, auf der rechten Seite negative Adjektive. Zum Beurteilen von Mitarbeitern können zum Beispiel die folgenden Polaritäten genutzt werden:

• Pünktlich/unpünktlich
• Selbstständig/unselbstständig
• Arbeitet schnell /arbeitet langsam

Wenn solche Profile von mehreren Personen wie etwa Mitarbeitern, Vorgesetzten und Kollegen ausgefüllt werden, kann sich unter Umständen ein Bild für die Beurteilung des Mitarbeiters ergeben. 

Vorteile von Polaritätsprofilen

• Schnell durchführbar

Einstufungsverfahren

Eines der gängigen Verfahren zur Einschätzung von Mitarbeitern ist das Einstufungsverfahren. Dabei werden vom Vorgesetzten spezielle Fähigkeiten, Soft Skills und Kompetenzen jeweils anhand einer Skala bewertet. Eine solche Skala geht oftmals von 0 bis 10, wobei die Zustimmung mit steigender Zahl zunimmt.

Vorteile vom Einstufungsverfahren

• Standardisiertes Vorgehen
• Schneller Überblick über Bewertungen einzelner Feedback-Teilnehmer

Rangordnungsverfahren

Mit dem Rangordnungsverfahren können die Leistungen von Mitarbeitern verglichen werden bzw. Mitarbeiter mit herausragenden Fähigkeiten entdeckt werden.

Das Verfahren besteht im Kern darin, dass Vorgesetzte Mitarbeiter anhand der jeweiligen Eigenschaft in einer Rangfolge einzusortieren. Soll beispielsweise für ein Projekt, das besonders kreative Eigenschaften verlangt, eine Projektleiterin gefunden werden, kann das Rangordnungsverfahren eingesetzt werden und Mitarbeiter XY identifiziert werden, der das größte kreative Potenzial mit sich bringt. Aber: Bei dieser Art der Beurteilung wird nicht bewertet, wie ausgeprägt die Fähigkeit des Mitarbeiters tatsächlich ist, sondern nur in Relation zu anderen Kollegen.

Vorteile des Rangordnungsverfahrens

• Schnelles Identifizieren von geeigneten Mitarbeitern für spezielle Projekte

360-Grad-Feedback

Das 360-Grad-Feedback gibt tatsächlich einen Rundum-Blick auf die Leistungen und Kompetenzen des Mitarbeiters. Im Kern umfasst dieses Verfahren die Befragung von mehreren Personengruppen: Dem zu beurteilenden Mitarbeiter selbst, Kollegen, Vorgesetzte, ggf. Untergebene und Kunden. Alle geben nach einem standardisierten Verfahren Auskunft darüber, wie sie die Leistungen des Mitarbeiters einschätzen, welche Fähigkeiten er hat, aber auch welche Schwächen und Probleme. Aus der Selbsteinschätzung des Mitarbeiters und dem vielfältigen Feedback von Angestellten und externen Personen wie Kunden ergibt sich ein umfassendes Bild.

In einem Gespräch können die Ergebnisse und ggf. Differenzen in der Wahrnehmung diskutiert werden. Daraus ableitend können Ziele für die Weiterentwicklung des Mitarbeiters vereinbart und konkrete Weiterbildungsmaßnahmen festgelegt werden.

Vorteile des 360-Grad-Feedbacks

• Sehr umfassendes Bild von Leistungen
• Optimale Grundlage zur nachhaltigen Personalentwicklung
• Differenziertes Bewertung von Führungskräften

Tatsächlich ist das 360-Grad-Feedback das umfassendste Verfahren der Mitarbeiterbeurteilung und es besitzt eine hohe Effektivität – aber auch das aufwändigste, wenn es ohne Software-Unterstützung, mit schriftlichen Bewertungsbogen durchgeführt wird und auch Kunden Bewertungen abgeben dürfen. Indem die Beurteilung aller Mitarbeiter sowie Kunden automatisiert wird, können Zeit und Kosten eingespart werden. Im nächsten Abschnitt stellen wir Ihnen eine Software für die optimale Mitarbeiterbeurteilung vor.

Automatisiert und messbar: Software für die Mitarbeitereinschätzung

Wer die Mitarbeiterbeurteilung als nachhaltiges Werkzeug in der Personalentwicklung nutzen möchte, sollte das 360-Grad-Feedback einführen. Es kann nicht nur die aktuelle Leistung eines Mitarbeiters einschätzen, sondern Teil einer anhaltenden Mitarbeiterentwicklung sein. In Unternehmen, die im Haus Leistungsträger erkennen und aufbauen möchten, ist diese Herangehensweise für eine hohe Effektivität ein absolutes Muss.

Damit das 360-Grad-Feedback effizient in bestehende Personal-Prozesse eingeführt werden kann, empfiehlt es sich, eine Software zur Mitarbeitereinschätzung zu nutzen. Eine solche Software ist iSpring Learn. Dabei handelt es sich um eine Plattform, mit der Unternehmen alle Prozesse rund um das Thema Corporate Learning, Mitarbeiterförderung und Personalentwicklung steuern können. 

iSpring Learn kann als Lernplattform genutzt werden. Dabei können Inhalte wie E-Learning-Kurse, Online-Events, Quizze und Dialogsimulationen direkt über die Software erstellt und über die Plattform zur Verfügung gestellt werden. Mitarbeiter können auf die Software sowohl über den Rechner offline wie auch online und über die App zugreifen. Wie ist hier nun die Mitarbeiterbewertung integriert? Ganz einfach: Über die Software können Mitarbeiter nicht nur Online-Angebote für die Weiterbildung erhalten – Personaler können Inhalte Mitarbeitern auch individuell zuordnen und den Lernprozess verfolgen.

Möchten Sie selbst herausfinden, wie Sie iSpring Learn für Inhouse-Lernkonzepte nutzen und eine Bewertungsmatrix für Ihre Mitarbeiter einrichten können? Dann nutzen Sie die kostenlose 30-Tage-Testversion von iSpring Learn und lernen Sie die vielfältigen Funktionen der Software kennen.

Eine Mitarbeitereinschätzung kann der Start für eine stringente Personalentwicklung mit hoher Effektivität sein. Diese wird innerhalb der Lernplattform durchgeführt. Dazu legen Sie im ersten Schritt ein Profil für den jeweiligen Mitarbeiter an.

Legen Sie die Bewertungsziele fest

Innerhalb der Software legen Sie die Kompetenzen fest, die der Mitarbeiter in seiner aktuellen Position haben sollte und die Sie bewerten lassen möchten. Kommt ein neuer Mitarbeiter in die Organisation, kann umgehend eine solche Matrix mit Bewertungszielen angelegt werden.

Da Sie diese Bewertungsrichtlinien nun nicht für jede einzelne Bewertung neu anlegen müssen, lohnt es sich, eine größere Bandbreite an Skills und Fähigkeiten abzufragen. So wird das Bild, das Sie von dem jeweiligen Mitarbeiter erhalten, immer differenzierter. Es können zu den Kompetenzen auch Unterkategorien angelegt werden, in denen die Feedback-Teilnehmer den Mitarbeiter anhand bestimmter Situationen bewerten können. 

So könnte eine abgefragte Kompetenz „Engagement & Motivation“ sein. Diese Fähigkeiten bewerten die Feedback-Teilnehmer in einem ersten Schritt. Unterkategorien könnten dann die folgenden bewertenden Formulierungen sein.

In der Bewertungsmatrix sind Kompetenzen nachhaltig messbar

Beurteilungsbeispiele:

• Unterstützt Kollegen bei Problemen und hat einen Teamgeist.
• Identifiziert selbstständig Probleme und geht die Lösung an.
• Leistet bei Engpässen Überstunden. 
• Wirkt positiv auf den Teamgeist ein.

Insbesondere bei der Bewertung von Führungskräften ist es empfehlenswert, sich mit einer vielfältigen Bewertungsmatrix ein gutes Bild von den Fähigkeiten des Mitarbeiters zu machen. 

Bewertungsskala einrichten

Im zweiten Schritt wird die Bewertungsskala eingerichtet. Eine klassische Skala reicht von 0 bis 10, wobei zehn die bestmögliche Bewertung ist. Um alle Fähigkeiten des Mitarbeiters, aber auch Mitarbeiter und Kollegen miteinander vergleichen zu können, sollte die Skaleneinteilung sowohl innerhalb einer Bewertungsmatrix sowie organisationsübergreifend identisch sein. 

Bewertung durchführen

Ist die Bewertungsmatrix eingerichtet, können Sie mit wenigen Klicks alle Feedback-Teilnehmenden zum Bewertungsprozess einladen. Alle Mitarbeiter haben ein Profil auf der Lernplattform, so dass Sie lediglich die jeweiligen Kollegen, Führungskräfte, Vorgesetzten und Teammitglieder auswählen müssen. Zudem können Sie auch Geschäftspartner und Kunden zur Bewertung einladen. Die Personen erhalten eine Nachricht, mit der sie zur Bewertung eingeladen werden. Die Befragung wird anonymisiert, so dass nur Sie als Personalverantwortlicher Einblicke in die individuellen Bewertungen haben. Sie haben zudem jederzeit den Einblick, wer seine Bewertung bereits abgegeben hat.

Ergebnisse auswerten

Sind alle Bewertungsprozesse abgeschlossen, erhalten Sie eine Gesamtbeurteilung des Mitarbeiters, die den Durchschnitt aller Einzelbewertungen bildet. Mit Hilfe dieser Matrix können Sie die Stärken und Schwächen sowie Probleme des Mitarbeiters identifizieren. Zugleich erhalten Sie Empfehlungen für Weiterbildungen bzw. Informationen zum Schulungsbedarf. Abschließend suchen Sie das Gespräch mit dem jeweiligen Mitarbeiter und treffen daraufhin motivierende Zielvereinbarungen.

Eine 360-Grad-Beurteilung erlaubt ein differenziertes Leistungsbild des Mitarbeiters.

Und so geht es weiter: Online-Kurse anbieten

Ausgehend von den Ergebnissen der Bewertung können Sie dem Mitarbeiter innerhalb der Lernplattform geeignete Online-Kurse, Webinare oder E-Learning-Programme zuweisen. Über die Software haben Sie jederzeit Einblicke in den Lernfortschritt und die Erfolge des Mitarbeiters, d.h. Sie sehen, wie weit er in dem Kurs bereits gekommen ist und ob es Probleme gibt. Aber Sie können über Tests auch herausfinden, wie gut er das jeweilige Programm abgeschlossen hat.

Die Mitarbeiterbewertung ist im LMS iSpring Learn die Basis für Weiterbildungsmaßnahmen.

Indem Sie über die Software halbjährliche Bewertungen anordnen, können Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter kontinuierlich und motivierend an den Leistungen, Problemen und dem Stärkenprofil der Person arbeiten. Anhand der Bewertungen lassen sich Erfolge messen und so zielgerichtet verfolgen.

Wann wird die Mitarbeiterbeurteilung durchgeführt?

Jeder Mitarbeiter hat ein Anrecht auf die Beurteilung. Sie kann in regelmäßigen Abständen, beispielsweise halbjährlich oder jährlich durchgeführt werden. Wurden in einem Mitarbeitergespräch, in dem die Leistungsbeurteilung besprochen wird, mittelfristige Zielvereinbarungen kommuniziert, können sie in einem regelmäßigen Turnus überprüft werden. 

Es kann aber auch konkrete Anlässe für eine Mitarbeiterbeurteilung geben. Steht eine Beförderung an oder hat sich der Mitarbeiter auf eine interne freie Stelle beworben, kann die Leistungsbeurteilung herangezogen werden, um die Entscheidung zu vereinfachen. Die Mitarbeiterbeurteilung ist auch eine Voraussetzung, um einen Kündigungsprozess in Gang zu setzen.

Was sind die Inhalte einer Mitarbeiterbeurteilung?

Eine Mitarbeiterbeurteilung kann auf verschiedenen Wegen durchgeführt werden, weiter unten stellen wir Methoden für die Beurteilung von Personal vor.

Jedoch geht es im Kern immer darum, die Soft Skills und die fachlichen Kompetenzen zu bewerten. Es ist niemandem geholfen, wenn ein Mitarbeiter sehr nett und loyal ist, aber sein Handwerk nicht versteht. Es ist aber auch nicht optimal, wenn jemand optimale Fachkenntnisse hat, aber weder teamfähig ist, noch die erwartete Leistung bringt. Die Mitarbeiterbeurteilung kann auf dem Feedback der Kollegen und Vorgesetzten basieren, Zeugnisse, Arbeitsproben und Ergebnisse aus durchgeführten Projekten runden das Bild ab.

Hier sind einige Kompetenzen, die in einer Mitarbeiterbeurteilung unbedingt bewertet werden sollten.

Qualität und Leistung

Arbeitsqualität. Es sollte klar definiert sein, welche Aufgaben im Arbeitsbereich des Mitarbeiters liegen. Im nächsten Schritt wird überprüft, ob er diese zur Zufriedenheit durchführt. Dabei zählt nicht nur die Qualität der Arbeit, sondern oftmals auch die Quantität. Wer beispielsweise Dokumente bearbeitet, sollte sie nicht nur genau prüfen, sondern auch eine durchschnittliche Anzahl pro Tag. Um die Arbeitsqualität zu beurteilen, hilft es auch, die Kollegen zu befragen: Benötigt der Mitarbeiter viel Unterstützung? Muss viel nachgearbeitet werden?

Selbstständigkeit. Ein absolutes Muss ist eine hohe Selbstständigkeit des Mitarbeiters. Arbeitet die Person ohne Anleitung ihrer Aufgaben ab? Muss er ständig erinnert werden? Und erkennt der Mitarbeiter selbstständig Handlungsbedarfe oder macht er lediglich „Dienst nach Vorschrift“?

Effektivität. Zu den Bewertungsmaßstäben in einer Mitarbeiterbeurteilung gehört die Effektivität: Benötigt der Mitarbeiter viel Zeit, um seine Aufgaben zu erledigen oder muss er sogar Überstunden nehmen? Arbeitet er den ganzen Tag, aber es kommt nichts bei raus? Oder überzeugt er mit einer guten Qualität und Quantität?

Leistungsbereitschaft. Bleibt der Mitarbeiter auch einmal länger, wenn die Deadline drückt? Geht er Projekte an, die vielleicht nicht herausragend spannend, aber wichtig für das Unternehmen sind? Ein hohes Engagement für die Ziele des Unternehmens ist eine wichtige Voraussetzung für zukünftige Führungskräfte.

Kostenbewusstsein. Insbesondere Mitarbeiter mit Führungsverantwortung sollten auch mit dem Geld des Unternehmens verantwortungsbewusst umgehen können. Deshalb sollte auch beurteilt werden, ob vorgegebene Budgetgrenzen eingehalten werden und Mitarbeiter von sich aus potenzial zur Kosteneinsparung erkennen und kommunizieren.

Teamfähigkeit. Alleinkämpfer sind nicht gerade förderlich für einen guten Zusammenhalt. Sie sollten also schauen, ob Ihr Mitarbeiter seine Kollegen mit einbezieht oder eher für sich alleine handelt.

Belastbarkeit. In Unternehmen gibt es immer mal wieder Phasen, in denen es heiß her geht. Ist Ihr Mitarbeiter in solchen stressigen Phasen immer noch aufmerksam und bleibt seine Leistung unter Belastungsphasen konstant?

Flexibilität. Heute arbeiten viele Unternehmen agil. Das bedeutet, dass Aufgaben oftmals projektbasiert angegangen werden und sowohl die räumliche Zuteilung wie auch Teambildung flexibel gestaltet wird. Dafür braucht es Mitarbeiter, die flexibel sind und sich neuen Situationen und Arbeitsbedingungen anpassen können.

Mitarbeiter mit Personalführung

Die Beurteilung von Führungskräften beinhaltet in der Regel weitere Bewertungsmaßstände, anhand derer ihre Führungsqualitäten beurteilt werden. 

Delegieren. Neigt der Mitarbeiter zum Mikro- oder Makromanagement: Kann er Aufgaben gemäß der Kompetenzen der Unterstellten gut verteilen oder reißt er alle Aufgaben an sich, um „alles im Griff“ zu haben? Es ist wichtig, dass Führungskräfte To Dos gut delegieren können, um den Mitarbeitern zum einen genügend Raum zum eigenverantwortlichen Arbeiten zu lassen und zum anderen aber auch die Fortschritte im Projekt jederzeit bewerten zu können.

Fördern. Was sind die Stärken meiner Mitarbeiter? Wo gibt es Schulungsbedarf? Wo stecken die Talente? Führungskräfte müssen selbst Mitarbeiter beurteilen und nach bestem Wissen fördern und fordern. Hier hilft es, Befragungen durchzuführen, um sich ein Bild davon zu machen, ob Mitarbeiter von Führungskräften sich gesehen fühlen und ausreichend in ihrer Entwicklung unterstützt werden.

Führen. Insbesondere in schwierigen Situationen und Krisen wird sichtbar, ob ein Team eine Einheit bildet und gemeinsam lösungsorientiert arbeiten kann – oder jeder nur für sich allein kämpft. In der Mitarbeiterbeurteilung von Führungskräften wird deshalb auch bewertet, ob die Person innerhalb eines Teams eine wertschätzende, konstruktive und offene Atmosphäre schaffen und dieses Team als Coach und Sinngeber anführen kann.

Fazit: Mit der Bewertungsmatrix Stärken erkennen und fördern

Mitarbeiterbeurteilungen sind ein absolutes Muss in der nachhaltigen Personalentwicklung – aber sie sind nur der erste Schritt. Im zweiten Schritt müssen Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, an ihren Problemen, Stärken und Schwächen zu arbeiten – damit die nächste Personalbeurteilung noch größere Erfolge zeigt. Damit diese Lernprozesse messbar und nachvollziehbar sind, empfiehlt sich eine Software, über die sowohl die Mitarbeiterbeurteilung wie auch die Weiterbildungsprozesse automatisiert angeordnet und messbar sind.

Mit iSpring Learn schließt sich der Kreis, den in dieser Software sind sowohl die Mitarbeiterbeurteilungen über eine Bewertungsmatrix sowie die Lernprozesse abbildbar und steuerbar. Personaler haben so innerhalb einer Software alle Prozesse im Überblick und damit ein mächtiges Werkzeug der Mitarbeiterbeurteilung. Möchten Sie iSpring Learn kennen lernen? Dann fordern Sie jetzt eine 30-tägige kostenlose Testversion an und legen Sie sofort los.